3 Ultimate PM Tools, които трябва да овладеете, за да станете истински старши мениджър на проекти

Дата:10 / 13 / 2020
Дължина:5 минути
автор:Лукаш Бена
Сподели:
Бъдете честни: сигурни ли сте, че използвате одобрените методологии за управление на проекти възможно най-добре? Отговорът е прост – ако се чувствате стресирани по време на работа, не го правите. Има много страхотни PM инструменти, но целта е да знаете няколко съвета и трика, за да ги накарате наистина да работят за вас – мениджъра на проекта. В идеалния случай с актуален софтуер „всичко в едно“ или отделно.

WBS (Структура на разбивка на работата): Възползвайте се от това, че виждате проекта си като мисловна карта

Не можете да избегнете дните, когато има твърде много от всичко. Но можете да се справите с това елегантно с WBS - вид терапия за ръководител на проекти.

Всичко е свързано с използването на мисловна карта за разгръщане на голям проект на управляеми части - резултати. След като бъде направено правилно, приоритетите са ясни и със сигурност ще се съсредоточите върху това, което наистина е важно. Освен това ще бъдете готови да планирате задачите на проекта (диаграма на Гант) и ресурси (в Управление на ресурси).

Съвет 1: Разложете проекта с помощта на всички участващи, за да избегнете внезапни пропуски в работния процес. Веднага след като вашият WBS е готов, всички членове на екипа трябва да имат достъп до него и да се съгласят с това, което пише.

Съвет 2: Управлението на проекти понякога може да се превърне в шумен пазар на задачи. Но ако избягвате да навлизате твърде много в детайли, когато разлагате проекта си, ще получите ясен списък на резултатите. След това следващите подзадачи трябва да бъдат планирани в диаграмата на Гант.


Управление на ресурсите: Накарайте хората да обичат работата си

Коя е най-честата грешка, която правят средните ръководители на проекти? Това е просто игнориране на основен инструмент за управление на ресурсите - Управление на ресурси.

И оттук започват проблемите - капацитетът не се планира, а се предполага, а резултатите са по-скоро „надявам се“, отколкото „съм сигурен“. Работата с Управление на ресурси означава оптимизиране на капацитета, така че да се планират правилните ресурси (хора), които да осигурят конкретни резултати за осъществимо време. След като сте готови с него, можете да започнете да планирате задачи в диаграмата на Гант.

Съвет 1: Вземете предвид индивидуалността! Без да познавате стила на работа на членовете на вашия екип, не можете да планирате правилно времето им. Но ако го направите, ще избегнете ненужни пропуски или просрочие.

Съвет 2: Оставете място на хората! Не планирайте ресурсите си за задачи на пълен работен ден (напр. 8 часа на ден). В противен случай може да се окажете всички изтощени и изгорени. Ако запазите малко допълнително време, можете по-късно да го използвате, за да разрешите неочакван проблем, който, нека бъдем честни, е част от нашата работа.

Нови отчети за ресурси в Easy Project


Диаграма на Гант: Получете общата картина на това какво и кога трябва да се направи

Понякога трябва да се отдръпнете от проектите, за да разберете ясно как върви - това е времето за диаграмата на Гант.

Помага ви да визуализирате връзката между задачите на вашия проект и времето, което трябва да го завършите. И колко невероятно е да се види ясно какви задачи трябва да се свършат сега и какво може да изчака!

Съвет 1: Първо, запознайте се с основните задачи, от които се състои вашият проект, и приблизителното време, необходимо за тяхното изпълнение. След това използвайте диаграмата на Гант, за да визуализирате процеса на работния процес. Като допълнителен бонус ще видите рисковете и възможните сблъсъци, за да можете да приоритизирате по-добре.

Съвет 2: Включете всички! Тъй като диаграмата на Гант показва както прогнозата за времето, така и важността на определени задачи, оставете вашия екип да влезе и да я види. Тогава е по-лесно за членовете на екипа да разберат ролята на другия в проекта.


Заключение

За да спестите наистина време и енергия и да направите целия работен процес на проекта по-гладък, препоръчваме да използвате най-добрите PM инструменти – WBS, Управление на ресурси, и диаграма на Гант – заедно в една платформа. Просто ще се почувствате много по-добре, без да е необходимо да отваряте нови и нови програми и прозорци. Вижте, нашите Лесен проект вече е безплатна за първите 30 дни и ви позволява да:

Разделете проекта си на по-малки стъпки с помощта на WBS Tool и направете всички резултати възможно най-визуални;

➔ Поставете всички необходими задачи и очакваното време, необходимо за изпълнението им, една до друга, като използвате диаграмата на Гант;

Планирайте реално капацитета си и избягвайте сблъсъци, просрочени и зловещи погледи на членовете на вашия екип;

➔ Бъдете свободни от ръчни промени и адаптации – това, което правите в управлението на ресурсите, се отразява в Gantt и обратно;

➔ Вижте с какво наистина трябва да работите и скрийте това, което не е необходимо за вас в момента (например етапи, акценти).

Успех с избора подходящия софтуер за вашия проект!

Ефективна работа от вкъщи? Лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Опитайте Easy Project в 30-дневна безплатна пробна версия

Пълнофункционален, SSL защитен, ежедневни архиви, във вашия Geo