6 бизнес заплахи през 2020 г. и как да се справим с тях чрез управление на риска

Дата:4 / 28 / 2020
Дължина:13 минути
автор:Ян Поп
Сподели:
Определили ли сте всички рискове във вашия проект или компания, които непрекъснато наблюдавате и настройвате процеси, за да ги предотвратите? От моя собствен опит това обикновено не е така, а управлението на риска, като архивиране на данни, например, се превръща в пренебрегвана дейност, която се оценява само със задна дата, когато обикновено е твърде късно.

2020 е повратна точка по отношение на управлението на риска. С избухването на коронавирусна криза и окончателното края на дългия период на икономически растеж, повечето компании преминават от максимизиране на печалбите и постигане на KPI на растеж към стабилизиране и осигуряване на бизнеса си и се подготвят за значителните промени, които ни очакват през следващите седмици, месеци и години.

Така че нека да разгледаме най-често срещаните рискове ние се сблъскваме днес или ще се сблъскаме скоро. Във втората част на статията представям основните принципи на управление на риска което ще ви помогне да се справите с тези заплахи.


1) Финансови проблеми, парични потоци и бюджетни съкращения

Комбинацията от правителствени разпоредби, карантина, затварянето на голям брой компании, спирането или намаляването на много услуги по икономически или човешки ресурси, съкращения на бюджета в повечето компании и несигурност за бъдещето са довели до това всички наши финансови планове и прогнози които имахме в началото на 2020 г., сега са абсолютно извън реалността, Следователно може да се очаква, че много компании ще трябва да се справят с проблемите на паричния поток, управлението на кризи и да търсят значителни финансови спестявания вместо планиран растеж и разрастване на нови пазари.


2) Прекъсване на веригата на доставките

Според изследване от Института за управление на веригата за доставки през март, почти 75% от компаниите са претърпели прекъсвания във веригата на доставки поради пандемията Covid-19 и ограниченията наложени. Следователно, производството, търговията на дребно и много други компании сега са в голяма несигурност относно доставката на стоки от Китай, който често е техният основен или дори единствен доставчик.


3) Хора, производителност на работата и управление на ресурсите

Бързите и неочаквани промени, като намаленото търсене на повечето стоки и услуги, карантинни мерки, увеличаване на отдалечената работа от дома, но също така и новите бизнес възможности, възникващи от всяка криза, доведоха до това, че компаниите трябва да се занимават с човешките ресурси повече от всякога и трябва гъвкаво да планират своята работоспособност. По този начин теми като контрол и управление на отдалечена работа от домашния офис използване на специализиран софтуер за проекти като Easy Project, мониторинг на производителността на служителите, Но също така намаляване на работното време, а намаляване на заплатите, или уволнения стана уместно.



4) Киберсигурност

С избухването на пандемията на коронавирус и обявяването на карантина компаниите преместиха милиони от служителите си в домашен офис. Много от тези хора работят дистанционно за първи път в живота си, а много от несигурните мрежи и устройства, които са лесни мишени за хакери. Ето защо станахме свидетели на ан непрекъснато нарастващ брой кибератаки през последните месеци.


5) Правни въпроси

В светлината на описаните по-горе събития е много вероятно много по-малки предприемачи, както и средни и големи компании, вече няма да могат да изпълняват своите договорни и други правни задължения, Това ще се отрази в увеличената несигурност между бизнес партньорите, други мерки за икономия на разходи и дори увеличен брой спорове за вреди и щети.


6) Неподготвеност за "новия нормален" свят

Въпреки че голяма част от настоящата промяна е по-скоро негативна, цялата ситуация може да се разглежда като трансформация на системата. Много хора и компании все още търсят връщане към „нормалното“ състояние преди избухването на кризата, в което бизнесът им оперира и носи печалба. Въпреки това, мисля, че никога не влизате в една и съща река два пъти и нов "нормален" свят, който възниква от тази криза, може завинаги да бъде много по-различен от стария за много индустрии. Това неизбежно ще доведе до края или отслабването на много бизнеси. И обратно, това също ще отвори нови възможности, които в крайна сметка ще доведат до преразпределение на капитала на местно, както и на глобално ниво. Много промени могат да бъдат ускорени и от политическа промяна, причинена от значителна промяна на настроението в обществото, свързана с последиците от икономическата криза и несигурността. Вече можем да наблюдаваме много нови тенденции днес като ускоряване на дигиталната трансформация на страните и компаниите, промяна на поведението на пазаруването на потребителите, още по-бърз растеж на електронната търговия или покачване на телемедицината.

Няма значение дали сте засегнати от няколко описани по-горе заплахи или сте установили съвсем различни предизвикателства във вашия бизнес. ефективен управление на риска и неговите принципи могат лесно да бъдат приложени към всеки проблем това не е напълно сигурно.

Въпреки че има безброй съвети за „как да управляваме риска“, целта ми е да не ви затрупвам с идеи и уроци, чиято използваемост и функционалност често са доста индивидуални за даден тип проект и вид риск. Напротив, искам въведете три универсални принципа които формират основите на успеха управление на риска, без значение дали сте ИТ корпорация, средна производствена компания или малък стартъп.


1. Цялостен подход от идентификация до управление на стъпките на действие

Управлението на риска има ясна методология и няколко фази, правилното прилагане на които е от решаващо значение за успешното управление на всяка потенциална заплаха. На теория отделните фази могат да бъдат наречени по различен начин, но по принцип това са Идентификация - Оценка - Реакция - Решение - контрол.

Идентификация на риска на пръв поглед е най-простата фаза, чийто целта е да се разкрият всички възможни заплахи, Препоръчвам да използвате мозъчна атака, при която членовете на групата хвърлят един възможен риск след друг, обсъждайте всеки един и организаторът записва рисковете на дъската, така че всички да могат да ги видят. Във втория кръг организаторът раздава лист хартия за всеки член и това, което следва, е 10-15 минутен блок, където всеки има място да мисли за себе си и да запише допълнителни рискове, които все още не са идентифицирани. В края на идентификацията на риска членовете на групата ще пристъпват един след друг пред борда, ще представят накратко своите рискове и ще ги запишат на дъската сред останалите заплахи.

Това е последвано от a оценка на риска, чиято цел е да се оцени, приоритизира и изключи отделни точки, които не са рискове. Особено поради факта, че тяхното възможно въздействие или процент на вероятност е незначително или, обратно, защото тяхното изпълнение изглежда почти сигурно. Тогава това не са рискове, а реални проблеми. Обикновено обаче можем да използваме методология за управление на риска, за да се справим с тях така или иначе.

При оценката на отделните рискове прилагаме методите на качествен и впоследствие количествен анализ. Определяме по-специално нейното суровост- вероятност за изпълнение- възможни последици- времева близост от изпълнението и размера на възможното финансово въздействие, Като вземем предвид вероятността и възможното финансово въздействие, можем лесно да изчислим необходим резерв за действие при извънредни ситуации, За правилна оценка препоръчвам да използвате специализиран софтуер, който ще ви спести време и ще гарантира, че не сте забравили нищо. Освен това, тя ще визуализира оценените рискове в графики и индикатори като матрицата на риска, която показва индивидуалните рискове според тежестта и вероятността и по този начин ви позволява ясно да определите приоритетите си.

Оценката на риска е последвана от Фаза на отговор, по който трябва да бъде избран най-подходящият начин за справяне с риска. Имайте предвид обаче, че изборът не се ограничава само до средства за отвращение, По принцип имаме няколко възможни реакции - отвращение от риск, смекчаване на риска, приемане или прехвърляне на трета страна. Обикновено сте идентифицирали повече рискове, отколкото можете да предотвратите, или че предотвратяването им не би било ефективно, като се имат предвид възможните разходи. Ето защо е изключително важно да не се подценява фазата на оценяване, тъй като тя ще ви позволи ефективно да приоритизирате и правилно да решите кои рискове ще се справите и кои просто ще приемете.

Предпоследният етап за рисковете, които сте избрали да адресирате решение, Сега влиза в действие управлението на проекти, задачите, сроковете и координацията на екипната работа. Обикновено можете да управлявате стъпките за действие за справяне с рисковете в обикновения софтуер за управление на проекти. Използвам Easy Project, в който лесно мога да управлявам необходимите стъпки за действие като ръководител на проекти, както и да оценявам, оценявам и визуализирам отделни рискове. По този начин мога контролира целия процес на управление на риска в същия софтуер, който използвам за управление на проекти.

След като рисковете бъдат идентифицирани, оценени и стъпките за действие се управляват, всичко остава контрол. Като част от контрола на риска редовно наблюдавам индивидуалните рискове (в идеалния случай визуализирани в графики и индикатори) и реагирам на променящите се обстоятелства, които обикновено се проявяват чрез промяна на възможните последици или промяна във вероятността за изпълнение. В идеалния случай, под формата на значително смекчаване на потенциалното въздействие или дори отвращение от самия риск.


2. Приложение за ежедневни операции

Както посочих във въведението, най-голямата слабост на управлението на риска е, че той вероятно ще бъде забравен, докато нещо наистина се случи. Без разширена превенция екипите често се оказват в средата на управлението на кризи с единствената задача да сведат до минимум щетите, които може да не са настъпили изобщо. Колкото по-късно идва реакцията, толкова по-трудно е да се реши проблемът. Следователно превенцията под формата на управлението на риска обикновено е по-евтино и по-ефективно по отношение на претенции за щети и капацитет, отколкото решаване на проблем, който вече е възникнал.

Включването на управлението на риска в ежедневните процеси е ефективен начин за окончателно започване на превенция навреме. Но как да го направя? Според моя опит следните три стъпки ще се окажат полезни: 1) Настройте процеса на управление на риска според размера и операциите на вашата компания и включете в нея всички служители, Всеки член на екипа трябва да бъде отговорен за идентифицирането на рисковете в работата си и трябва да бъде мотивиран да се справи с тях, самостоятелно или в сътрудничество с ръководителя. Обратно, многократното пренебрегване на рисковете и неучастието в процеса на идентифициране и разрешаване не трябва да се толерира. 2) Назначаване на адвокат на риска във вашия екип или отдел. Идеалният човек за тази роля е например ръководител на проекти, който е в синхрон с всички специалисти по проекти и има преглед на всичко, което се случва. Адвокатът на риска обикновено не е в състояние да изпълнява функциите си в проекти или отдели, където поради естеството на основната си работа той не е изцяло ангажиран ежедневно. Ето защо, ако сте по-голяма компания, препоръчвам да назначите повече рискови адвокати, които да покрият всичките ви проекти. Задачата на адвоката не е да предотвратява всички рискове чрез нечии сили, а да накара отделните членове на екипа да излязат сами с възможни рискове и да създадат ефективен процес, който ще помогне за тяхното разрешаване. Така че адвокатът на риска е човек, който често ще задава този въпрос на срещи: "Какви са рисковете от това решение?" и ще отговаря за осигуряването на отделните фази, т.е. Идентификация - Оценка - Отговор - Решение - Проверката всъщност ще се проведе. 3) Не се занимавайте с управление на риска в електронна таблица на Excel, до който всеки може да има достъп, но никой всъщност не отива там. Вместо това включете управление на риска в система от проекти, която членовете на екипа използват всеки ден.


3. Включване на целия екип, гъвкавост и дистанционно сътрудничество

Както вероятно вече разбирате, управлението на риска не е отделна дейност на един специалист. Често е необходимо да се включват повече членове на екипа, а понякога и външни специалисти, като адвокат, счетоводител или анализатор на данни. Това е особено вярно във фазата на идентификация и оценка, когато се нуждаете от опит в различни области, за да можете да намерите и правилно да оцените различни рискове. Едва ли е възможно един човек правилно да идентифицира и оцени всички продуктови, финансови, правни, персонални, както и технически рискове. Включването на повече хора, възлагането на задачи и осигуряването на ефективна комуникация също ще са необходими във фазата на решение, когато се опитвате да предотвратите риска или поне да смекчите неговото въздействие.

Събитията на 2020 г. ни научи колко са важни гъвкавостта и възможността за работа от разстояние в управлението на проекти и хора. Това е особено важи за управлението на риска, Например, може лесно да се случи, че в последния момент откриете риск, който би имал пагубно въздействие и чиято вероятност не е малка. В този случай трябва да реагирате възможно най-бързо, да ангажирате екипа, да планирате действия, да разпределите ресурси, да създавате задачи, да определяте срокове и ефективно да координирате целия процес. Често в сътрудничество с хора, които по някаква причина не могат да бъдат в офиса или да работят отдалечено по подразбиране.

Скоростта и ефективността на вашия отговор ще бъдат силно повлияни от инструментите, които използвате. Следователно, Препоръчвам да използвате цялостен софтуер за управление на риска като вече споменатите Лесен проект, Той предлага специални функции за всички отделни фази на управление на риска, както и всички необходими функции за управление на проекти като контролни листове  със срокове, диаграми на Гант , WBS ум карти , интегриран календар , екип чат , и видеоконференции чрез интегриране на увеличение  or ресурс  и инструменти за финансово управление , С няколко кликвания можете да го изпробвате безплатно и да решите сами.

Пожелавам ви успех в идентифицирането и управлението на вашите рискове.

Всичко в едно софтуер за модерен мениджър на проекти? Лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Опитайте Easy Project в 30-дневна безплатна пробна версия

Пълнофункционален, SSL защитен, ежедневни архиви, във вашия Geo