Най-добрите инструменти за управление на цифрови проекти (Част 1): Как дигиталното управление на проекти се различава от класическите проекти и как да имате твърд контрол върху тях

Това звучи ли твърде много? Бъдете сигурни, че цифровото планиране на проекти е лесно за управление, ако имате готов и добър работен процес. И ние ще ви помогнем с това сега.

Основите остават същите

Всеки Ръководител проект трябва да работи с основните стъпки на управление на работата и процесите, дори за дигитални проекти. Свързани с това са индивидуални инструменти което ще ви помогне да осигурите безпроблемния напредък на вашия проект (може би вече използвате някои от тях). Според нашия опит цяло портфолио от функции се изисква, преди всичко Структура на разбивката по труда (WBS), Табло за управление на задачиИ Среща Календар.

Да, може да не звучи твърде изненадващо, но проект, при който предварително планирате време за срещи (онлайн или лично), може да ви спести няколко часа по-късно. Често ни се случва например, че не можем да планираме спешно необходима среща, тъй като календарът ни вече е препълнен.

След това целият проект ще се забави с ден-два. Поради това е по-добре да планирате така наречените фиксирани срещи (и те ще бъдат повече от достатъчно в процеса на цифровия проект) предварително. Както казваме, по-добре е да откажете среща, отколкото да не можете да я насрочите.

И още един съвет: Повечето цифрови продукти (като уебсайт или приложение) трябва да бъдат тествани и след това модифицирани според резултатите от теста. Затова не забравяйте да отделите време в планирането си за тези задачи, които обикновено изискват много време.

Как да отговорим на непредвидени промени

Ако можете да се подготвите за непредвидени промени, те няма да бъдат непредвидени. Ето защо е добра идея да овладеете онези инструменти за управление на проекти, които ви позволяват бързо адаптирайте работния си процес към всяка ситуация. Гъвкаво управление на проекти се използва в повечето цифрови области по света. В рамките на Easy Project ние предлагаме няколко инструмента:

• Табло за управление на Sprint - позволява ви непрекъснато да наблюдавате представянето на вашия екип и постигането на целите, за които той се е ангажирал.

• Agile Board за Scrum - благодарение на функцията плъзгане и пускане, можете удобно да премествате задачи от изоставането в спринтове. Състоянието на задачите и отговорното лице, свързано с тях, автоматично ще се променят според текущия етап.

• Kanban - лични и екипни дъски - получаването на общ преглед на това кои задачи ви очакват е лесно с тази много популярна методология. Ако дадена задача трябва да бъде приоритетна, просто я „плъзнете и пуснете“ там, където й е мястото и всички веднага ще видят промяната. Освен това можете да добавите модула към всяка лична страница.

Проследяване на времето, каквото трябва да бъде

Може да срещнете някои задачи за първи път при внедряване на цифров проект - като анализ на ключови думи или A / B тестване. Следователно може да е донякъде за вас е трудно да определите колко дълго ще отнемат тези задачи. Когато създавате Структура на разбивката на разходите (CBS), вие предоставяте прогноза за време (и финансова), но ще бъде важно да я следите, особено ако възлагате някоя от тези части на проекта на трети страни. Решението е да се използва проследяване на времето функция - потребителите могат да създават седмични разписания тук, а вие ги сравнявате с оценката в CBS и след това ги одобрявате.

Също така свързано с проследяването на времето е Контролинг на проекти. Той се занимава не само с мониторинг на финансовата гледна точка, но и с времето, отработено по проекти и капацитета на вашите ресурси. Със сигурност ще оцените системата за ранно предупреждение, която ще ви предупреди напр. За риска от надвишаване на бюджета на проекта. Най-подробният инструмент е Управление на физическото усвояване, благодарение на което можете лесно да измервате ефективността и напредъка на вашия проект.

Каквото и да сте направили веднъж, можете да го направите по-бързо следващия път

Ако имате зад гърба си дигитален процес (старт, процес, тестване на продукти, оптимизация и стартиране), свалете шапка. Най-вероятно скоро ви очаква нов проект. Да видим как този път да управлявам управлението на проекти още по-удобно.

Шаблоните на проектаще ви помогне най-много да спестите време. Подготвили сме за вас Лесни шаблони за проекти за най-често срещаните видове проекти, които след това можете да персонализирате според проекта, който ви очаква, както и стила ви на управление на проекта. По отношение на цифровите продукти, шаблони за разработка на продукти ще бъде от особен интерес за вас.

След като получите опита с първия проект, ще знаете и кои функции, инструменти и отчети използвате най-често. По този начин можете да персонализирате това, което виждате през Лични табла особеност. Да предположим например, че можете да използвате календара, модула за използване на ресурси и производителността на избрани KPI. По същия начин следните хора също ще могат да персонализират своите дъски:

• членове на проектния екип
• ръководители на екипи
• портфолио мениджър - което може, BTW, да бъде твоят случай
• Скръм майстор
• Изпълнителен Директор

Oбобщение

Дигиталното управление на проекти се различава по няколко начина от управлението на „класическите“ проекти. Основата е една и съща - добра подготовка при планиране на работа и отделяне на време за последващо (A / B) тестване и оптимизиране. За да предотвратите излизането от контрол на дигиталното ви управление, ще ви трябват специални инструменти за гъвкаво управление и проследяване на времето.

И след първия си успешен дигитален проект, можете лесно да персонализирате нашите предварително зададени шаблони, което ще ви спести много време следващия път. Стискаме палци за вас. Ако имате някакви въпроси, просто попитайте!