Победете предизвикателствата на управлението на ресурсите

10/4/2022
6 минути
Лукаш Бена
Планирането на капацитет идва с много предизвикателства и пречки. Знаете ли как да им отговорите и да се справите с тях? Продължете да четете и се подгответе!

Точно както в пустинята, дори и в управлението на проекти, ще трябва да се сблъсквате с препятствия всеки ден. Не оставайте неподготвени и се научете как да се справяте ефективно с всеки един от тях.


Знаете ли капаните на управлението на проекти?


Пречка 1: Балансиране на ресурсите в множество проекти

В джунглата на управление на проекти често трябва да се справяте с множество проекти наведнъж. Ето защо е важно да се даде приоритет и ефективно да се разпредели екипното време между различни клиенти или проекти.

Как да се справим с препятствието

  • Научете се да казвате "не": Попадали ли сте в ситуация, в която капацитетът на екипа ви е изчерпан и изведнъж се появява друг проект? Ако знаете, че този проект не може да бъде завършен, бъдете честни и го кажете веднага. По този начин проблемът може да бъде разрешен по-рано и вашият екип ще ви благодари.
  • Назначете правилните хора за проекти: От решаващо значение е да сте наясно с уменията и капацитета на вашите екипи. И това ни води до следващото препятствие...


Пречка 2: Липса на ясен преглед на капацитета

Без пълна картина кой върху какво работи и колко заети са членовете на екипа, не можете да използвате ресурсите си в пълния им потенциал. Тогава може да откриете, че вече не можете да спазвате крайните срокове или че някои екипи са значително по-заети от други, което повишава нивото на стреса им.

Как да се справим с препятствието

  • Получете преглед на натоварването на вашия екип: Разпределете работата равномерно, лесно и бързо с Гъвкаво управление на ресурсите. Той ви дава представа кой върху какво работи, къде един човек се припокрива с няколко проекта едновременно и кой е на почивка.
  • Съхранявайте цялата си информация в един инструмент: Ако вие и вашият екип работите заедно, като използвате само един инструмент, това спестява време на всички. Без повече превключване! Опитвам Лесен проект, където ще намерите всичко необходимо на едно място.
  • Включете своя екип: Вашият екип трябва да работи заедно, за да поддържа нещата гладки. Уверете се, че редовно актуализират състоянието на проектите и записват времето, прекарано в работа по конкретни задачи.


Пречка 3: Нереалистични срокове

Поставянето на неуправляем краен срок може да бъде по-опасно, отколкото изглежда. Вашите екипи веднага се чувстват под натиск, не са в състояние да работят креативно, цялата работа се бърза и губи качество. Просто никога не е добра идея да бързате с проект.

Как да се справим с препятствието

  • Винаги имайте ''буфер'': Когато планирате проекти, не забравяйте за буферното време. Трябва да разчитате на закъснения, обратна връзка или неочаквани събития.
  • Създайте контролен списък: Използвайте инструмент, който ви позволява да създавате контролни списъци. По този начин можете да имате контролен списък с всички необходими резултати, плюс можете да го използвате за други проекти.
  • Планирайте стендъп с вашия екип: Никога не можете да знаете напълно как се движат проектите, когато не работите директно върху тях. Планирайте среща с екипа, за да обобщите какво е свършено и какво се нуждае от повече време.

Гъвкаво управление на ресурсите

Гъвкаво управление на ресурсите


Пречка 4: Назначаване на правилния човек за всеки проект

Изборът на правилния човек, който да работи по даден проект, е от ключово значение за успешното финализиране на проекта, ето защо е важно да познавате уменията на всеки член на вашия екип.

Как да се справим с препятствието

  • Обучете членовете на вашия екип: Позволете на членовете на екипа да подобрят уменията си. Това ще предотврати ситуация, когато само един конкретен член на екипа има уменията да изпълни определена задача.


Пречка 5: Лоша комуникация

Всеки се е сблъсквал с неразбиране по време на работа. Понякога това е малко нещо, друг път може да доведе до забавяне на проекта или дори загуба на клиент. Ето защо трябва да се научите

да общувате ефективно – не само ще избегнете ненужни грешки, но и ще укрепите взаимоотношенията на работното си място.

Как да се справим с препятствието

  • Имате професионален софтуер за управление на проекти: Първата стъпка към по-добрата комуникация е наличието на инструмент, който ви позволява да управлявате цялата си работа от проекти през проследяване на времето до разпределяне на ресурси. Опитвам Лесен проект, което ще ви помогне да общувате ефективно.
  • Говорете с вашия екип: Понякога няма нищо по-различно от това да говорите един с друг лично, независимо дали на обикновена среща или на друга среща. Опитайте се да разберете какво е довело до последната грешка в комуникацията и помислете за начини, по които можете да подобрите комуникацията си.


Готов за всяко предизвикателство!

Справянето с всички капани на управлението на ресурсите може да бъде много. За щастие не трябва да се изправяме сами срещу тях! С правилния инструмент за управление на ресурсите ще можете да комуникирате безпроблемно, да разпределяте ефективно капацитет и да проследявате напредъка на проекта. С Easy Project никакви препятствия вече няма да ви изненадат. Научете повече за Agile и традиционното управление на ресурсите на нашия уебсайт.

Всичко в едно софтуер за модерен мениджър на проекти? Лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Опитайте Easy Project за 30 дни безплатен пробен период

Пълни функции, SSL защитени, ежедневни архиви, във вашето геолокация