Как да автоматизирате обслужването на клиенти с Easy Project

Като собственик на всеки бизнес, независимо в какъв мащаб оперирате, обслужването на клиенти трябва да бъде един от ключовите ви приоритети и трябва да гарантирате, че вашите съществуващи и потенциални клиенти се подпомагат и ръководят по възможно най-ефективния начин.

Какво е автоматизирано обслужване на клиенти и защо е важно?

Като каза това, също така е важно да разберете, че обслужването на клиенти е трудно и не е толкова лесно, колкото изглежда да го направите правилно. първоначално дори и най-ефективните рамки за обслужване на клиенти, управлявани от човека, може да се сринат поради претоварване с хора, нуждаещи се от помощ, предизвикателни ситуации и постоянен натиск във времето, което води до различни последствия сред персонала за обслужване на клиенти, включително умора, раздразнителност и нарушени способности за вземане на решения.

Това е мястото, където концепцията за автоматизирано обслужване на клиенти влиза в действие. Автоматизираното обслужване на клиенти се отнася до използването и включването на цифрови технологии и функции във вашия процес на обслужване на клиенти, за да намалите елемента на човешко участие и да направите вашата рамка за обслужване на клиенти по-надеждна и надеждна.

HelpDesk в Easy Project

Причини за автоматизиране на обслужването на клиенти

Инвестицията в автоматизацията на обслужването на клиенти на вашия бизнес/проект е нещо, за което няма да съжалявате, а винаги се отплаща, както в краткосрочен, така и в дългосрочен план. Ето ползите, свързани с него.

1. Поддръжка на живо около часовника

Клиентите мразят да се придържат към работното време, за да получат отговор на запитванията си и това може да бъде разваляне на сделката за тях. Въпреки че това е ограничение в ръководеното от човека обслужване на клиенти, можете лесно да гарантирате, че вашите съществуващи и потенциални клиенти могат да получат помощ и отговори на своите запитвания чрез автоматизирано обслужване на клиенти, което работи денонощно.

Според Зендеск, поразително 89% от клиентите смятат бързата реакция на първоначалното им запитване за важна, което е възможно само чрез автоматизирано обслужване на клиенти.

2. Намалени текущи разходи

Автоматизирането на обслужването на клиенти би изисквало еднократна инвестиция за придобиване на софтуер/хардуер и осигуряване на обучение, но това е всичко. Можеш намалете текущите си разходи, свързани с обслужването на клиенти в значителна степен чрез избор на автоматизация.

3. Време за бърза реакция

Разбира се, автоматизираното обслужване на клиентите би го направило намалете времето за чакане и отговор драстично, увеличавайки шансовете си за кацане на клиент.

4. надеждност

За монотонни задачи, като отговаряне на запитвания и предоставяне на основна помощ, технологията е много надеждна и можете да очаквате вашата автоматизирана система да изпълнява тези задачи в гладък начин с минимални грешки или грешки.

5. Комфорт на клиентите

Клиентите често са по-удобни в комуникацията с автоматизирани системи, за да предадат своите запитвания, което им позволява да задават повече въпроси и да получават своите въпроси / притеснения.

6. По-малко зависимости

Зависимостите в процесите на обслужване на клиенти могат да се окажат силно разрушителни и биха могли да забавят цялото верига за обслужване на клиенти. За щастие автоматизираното обслужване на клиентите минимизира зависимостите, правейки процесите по-бързи и по-гладки.

HelpDesk в Easy Project

Как да настроите Easy Project HelpDesk

За да автоматизирате обслужването на клиентите, ще ви е необходим софтуер, който отговаря на вашите изисквания и Easy Project инструмент за управление на проекти е този, който можете да използвате, а настройването на бюро за помощ на Easy Project е доста лесно.

1. Добавете проект към HelpDesk

Като начало, преди да настроите HelpDesk, ще трябва да създадете основен проект, който ще направите по-късно добавете към HelpDesk. Можете да видите списъка със съществуващи проекти и да добавите този, който искате към HelpDesk, като използвате дадената опция. При добавяне на проект към HelpDesk ще се появят настройките за HelpDesk.

2. Задайте и конфигурирайте пощенска кутия по подразбиране

След това можете да създадете пощенска кутия по подразбиране, като отидете на Администрация >> HelpDesk >> Всички пощенски кутии >> Добавяне на пощенска кутия. Това ще подкани панел, където можете да конфигурирате настройки като интервали и настройки на пощенската кутия. След като приключите, пощенската кутия ще се появи в настройките и можете да присвоите проект на пощенска кутия.

3. Изберете Тип задача по подразбиране

Easy Project също ви позволява да изберете тип задача по подразбиране за билетите за HelpDesk, да изберете назначен от падащото меню и да добавите колеги. Като изберете назначен и добавите колеги, можете уверете се, че сте поставили най-подходящите хора за разрешаване на проблеми, които попадат в техния домейн, повишаване на общата производителност.

След това можете да дефинирате договорни часове (месечно), оставащи часове, обобщена начална дата и агрегиран период. Същият панел с настройки на HelpDesk също ви позволява да дефинирате домейна/имейла/ключовите думи, които ще запълнят този проект. Тази функция е изключително полезна за събиране на всички входящи съобщения, свързани с определен домейн, на едно и също място и прави цикъла на отговор по-ефективен.

4. Наблюдавайте SLA 

За да осигурите ефективно разрешаване на тикетите, можете ли също да конфигурирате настройките на споразумението за ниво на обслужване (SLA), като промените часовете за отговор, часовете за решаване, нивото на приоритет и работното време на SLA. Чрез ефективно приоритизиране можете да се уверите, че чувствителни към времето въпроси бързо се решете и не губите първостепенно време за решаване на не толкова важни проблеми.

Проследяването на показателите за SLA може да се окаже изключително важно, тъй като ви позволява да анализирате ефективността на вашия екип за обслужване на клиенти, установете несъответствия където е очевидно, и предприемете коригиращи действия най-рано.

Съображения и заключение

Въпреки че автоматизирането на вашето обслужване на клиенти със сигурност може да направи вашето като цяло операциите са по-ефективни и много надеждни, също така е важно да разберете, че автоматизирането на обслужването на клиенти е непрекъснат процес, който изисква да наблюдавате и наблюдавате процесите, както и резултатите, на редовни интервали, за да сте сигурни, че цялата рамка работи гладко.

Може също да се наложи да въведете нови функции и мерки за още по-голямо оптимизиране на процесите, необходимостта от което зависи изцяло от вида на вашия бизнес/проект и вашите цели.

Освен това зависи и степента на това колко положително автоматизираното обслужване на клиентите може да повлияе на целия ви бизнес / проект колко добре интегрирате целия набор от канали и свързани елементи. Технологиите, както и вашите служители, трябва да бъдат интегрирани директно в системата, за да се избегнат оперативни бъркотии и тесни места във вашите процеси.