Как да изградите PMO от нулата

Какво е PMO (офис за управление на проекти)?

Офисът за управление на проекти е важен компонент на всяка успешна организация. Той служи като централен център за всички дейности по управление на проекти, предоставяйки подкрепа, насоки и ресурси на ръководители на проекти и екипи.

Той отговаря за установяването на стандарти за управление на проекти, осигурява обучение и подкрепа за ръководителите на проекти и помага да се гарантира, че проектите са завършени навреме и в рамките на бюджета. Но ролята на PMO може да бъде различна в различните компании в зависимост от техните цели и нужди.

Кои са най-често срещаните видове PMO?

Преди изграждането на PMO е важно да научете за различните видове така че можете да изберете правилния за вашата компания. Има няколко вида, някои от които се смесват, създавайки други – те се определят от организационните нужди, цели и ресурси.

1. Директива за PMO: Този тип PMO отговаря за прилагане на PM стандарти и процеси в цялата организация. Може също така да предостави насоки и подкрепа на ръководителите на проекти, но то няма правомощия да взема решения от името на екипите по проекта.
2. Поддържащ PMO: Осигурява подкрепа и ресурси на ръководителите на проекти, но няма правомощия да взема решения или да налага стандарти. Основната му роля е да подпомага ръководителите на проекти при планирането и изпълнението на техните проекти.
3. Съвместен PMO: Този работи в тясно сътрудничество с ръководителите на проекти, за да гарантира, че проектите са в съответствие с общите стратегически цели на организацията. Може да има и по-консултативна роля, предоставяйки насоки и препоръки на проектните екипи.
4. Активиране на PMO: Фокусиран върху предоставяне на инструменти, ресурси и поддръжка необходими на ръководителите на проекти, за да изпълнят успешно своите проекти. Може също така да предостави възможности за обучение и развитие, за да помогне на ръководителите на проекти да подобрят своите умения.
5. Стратегически PMO: Този тип PMO отговаря за съгласуване на проектите на организацията с цялостната й стратегия и цели. Може също да е отговорен за управление на портфейл и идентифициране на нови възможности за проекти.

Кога е подходящото време да започнете?

Е, има няма универсален отговор до кога е подходящият момент за изграждане на PMO. Важно е една организация внимателно да оцени своите нужди и ресурси, преди да вземе решение за тях. Въпреки това, някои знаци могат да показват това е точното време за изграждане на PMO. Забелязахте ли някои от тези проблеми във вашата организация?

• Непоследователни практики за управление на проекти: PMO може да помогне за установяване на стандартни процеси и процедури за управление на различни проекти.
• Множество проекти без централен надзор: Ако вашата организация управлява много различни проекти без централен надзор или координация, PMO помага да се осигури този надзор и да се гарантира, че проектите са приведени в съответствие с общите цели и задачи на организацията.
• Трудност при управлението на заинтересованите страни: Ако вашата организация среща трудности при управлението на заинтересованите страни и удовлетворяването на техните очаквания, PMO може да помогне за подобряване на ангажираността и комуникацията със заинтересованите страни.
• Предизвикателства при изпълнението на проекта: Ако вашата организация изпитва проблеми с изпълнението на проекти навреме и в рамките на бюджета, PMO може да ви помогне да идентифицирате и адресирате основните причини за тези предизвикателства.

„Изградихме нашия PMO миналата година. След една година, благодарение на прозрачното проследяване на проектите, зададената структура и процеси и унифицираното отчитане директно в Easy Project, ние не губете време в срещи на Project Office с ненужни и дълги актуализации на състоянието и можем изразходвайте спестеното време предимно по проекти Това има не върви по план. Можем да ги разгледаме стратегически и да оптимизираме напредъка им, за да можем успешно да ги управляваме. И на проекти, които вървят по план, ние празнуваме още повече за тяхното завършване."

Jan Řeřicha, ръководител на PMO, Easy Software

Време е да започнете! Но как?

Изграждането на първия ви офис за управление на проекти може да звучи като страшна задача, но в действителност не е нужно да е толкова предизвикателно, ако следвате правилните стъпки и имате предвид, че процесът може да отнеме известно време.

Тук са седем стъпки да следвате, ако искате за да започнете:

1. Определете целта, вида и обхвата на PMO: Определете защо искате да създадете PMO и какви специфични функции ще изпълнява.
2. Оценете текущото състояние на управлението на проекти във вашата организация: Идентифицирайте силните и слабите страни на вашите текущи практики за управление на проекти и определете какви подобрения могат да бъдат направени чрез създаване на PMO.
3. Разработете план за PMO: Създайте подробен план за PMO, включително неговата структура, персонал, ресурси и бюджет. Този план трябва да съответства на общите цели и задачи на вашата организация.
4. Комуникирайте плана на заинтересованите страни: Споделете плана за PMO със съответните заинтересовани страни и потърсете тяхното мнение и участие. Това ще помогне да се гарантира, че PMO има необходимата подкрепа, за да бъде успешна.
5. Внедрете PMO: Приведете в действие плана за PMO, включително наемане на персонал, разпределяне на ресурси и установяване на процеси и процедури.
6. Установете процеси и комуникация: Ясните процеси и процедури за PMO са важни за успеха, включително насоки за управление на проекти, комуникация и вземане на решения. Добър начин е също така да се установят ефективни комуникационни канали за PMO, включително вътрешни и външни заинтересовани страни, за да се гарантира, че всички са информирани и актуални за дейностите на PMO.
7. Наблюдавайте и оценявайте PMO: Редовно преглеждайте работата на PMO и правете необходимите корекции, за да се уверите, че отговаря на нуждите на организацията.

Подходящ ли е PMO за вашата компания?

ако офис за управление на проекти не е подходящ за васВсе още се чудите дали вашата организация трябва да изгради PMO? Тогава е добър момент да разгледате някои фактори, които ще ви подскажат ако офис за управление на проекти не е подходящ за вас.

• цена: Създаването на PMO може да бъде скъпо, тъй като може да изисква наемане на допълнителен персонал, разпределяне на ресурси и инвестиране в технология и инфраструктура. Ако дадена организация не разполага с бюджет или ресурси, за да поддържа PMO, тя може да избере да не изгради такъв.
• Няколко проекта: PMO може да не е необходим, ако една организация има само няколко проекта и може ефективно да ги управлява без централен орган за надзор.
• Липса на подкрепа: PMO може да не е успешен, ако няма подкрепата на ключови заинтересовани страни, като ръководство или ръководители на проекти.
• Сложност: PMO може да добави сложност към структурата на организацията и може да изисква разработването на нови процеси и процедури. Ако една организация вече работи ефективно и ефективно, добавянето на PMO може да не е необходимо.

Заключение

Ефективно PMO може да ви помогне да управлявате вашите проекти гладко, подобрява екипното ви сътрудничество и ви позволява да постигате цели по-лесно. Ако смятате, че вашият PMO не е перфектен от самото начало, не се обезсърчавайте, отнема време, за да го настроите според нуждите на вашия екип. Ако сте бизнес с повече от един екип и един продукт не забравяйте, че ще ви трябва модерен инструмент за управление на портфолио от проекти за изграждане на ефективен PMO. Открийте Easy Project – цялостно PPM решение, което ще направи внедряването на PMO много по-бързо и лесно!