Как да създадем работещ бюджет на проекта: 3 конкретни съвета + инструменти за лесно създаване и проследяване на бюджета
Отговорът е задълбочена подготовка на бюджета. И сега ще ви покажем как се правят нещата (и как можете да подготвите бюджета си още по-добре благодарение на Easy Project).
Финансово планиране не е просто да "хвърляте" почасови графици в електронна таблица на Excel и да ги изпращате на клиента. С управление на проекти, трябва да помислите за повече неща, когато създавате работещ и реалистичен бюджет. С Лесен проект, ще се научите да изчислявате приходи и разходи, помислете за осигуряване на стабилна паричен поток и бъдете сигурни в разходите на вашия проект.
1. Безценна карта на финансовия ум
Предполагаме, че като опитен мениджър на проекти използвате a Work Breakdown Структура модул (WBS) преди стартиране на който и да е проект. Добрата новина е, че директно го свързахме със структурата на разбивка на разходите (CBS) - модул на структура на финансовата разбивка. Следователно не е необходимо да превключвате ръчно между WBS и CBS (визуално финансово управление) и ще видите голям бюджет, сортиран по прозрачен начин във финансова мисловна карта. Това е много популярно решение сред нашите клиенти, удобно за:
- Сравнение на цените и по-добри преговори
- Мотивиране на сумата, фактурирана на клиент
- Поддържане на ценова отговорност на доставчиците и доставчиците
тип: Ако е възможно, представете лично по-висок бюджет на клиента си. Някои елементи със сигурност изискват обяснение или допълнителна дискусия и вие и вашият клиент със сигурност ще оцените, че не се налага да изпращате десетки допълнителни „обяснителни“ имейли.
2. Одобрен бюджет - Как да го проследите?
Проследяването на бюджета е нещо, което неопитните ръководители на проекти не успяват да направят правилно. F ** k-ups просто се случват понякога, но нека ги оставим настрани сега. Ето инструментите, с които бързо, лесно и най-важното ще знаете точно какво сте. И състоянието на бюджета на вашия проект.
- Бюджет срещу реалност - За да избегнете неприятни изненади, бюджети на проекти инструмент ще ви помогне. Задавате почасови ставки въз основа на роли, дейности и членове на екипа по проекта, след което проследявате приходите, разходите за труд и общата рентабилност на проекта. Накрая получавате преглед на портфолиото на проекта и издавате финансови отчети.
- Здравословните проекти правят здрава компания - положителен паричен поток = здравословен проект или директно здрава компания. С Easy Project можете да наблюдавате и визуализирайте паричния поток между проекти и цялата компания.
- Отчети за печалби и загуби - Благодаря на Табло за отчет на бюджета, ще видите разлика между планирания и реалния бюджет в избрания период от време. По този начин той може да служи като централно работно пространство за управление на бюджета.
3. Интеграция с текущата Ви счетоводна система? Няма проблем.
Как да получа финансови данни за бюджета на вашите проекти? Въвеждането им ръчно след плащане на фактури във вашата счетоводна система е крайно неефективно. Експортирането и импортирането на данни в края на всеки ден или седмица представлява проблем с остарелите данни в бюджетите на проектите.
Най-доброто решение е интеграцията със счетоводната система - автоматизиран трансфер на данни и правилно разпределение на финансовите данни към всеки бюджет на проекта. Ние ще изпълним интеграция със системата Zappier и по този начин ще можете да управлявате бюджетите на вашите проекти практически в реално време.
Oбобщение
В Easy Project съществуват взаимосвързани инструменти за създаване и наблюдение на бюджета на проекта, с които получавате най-важното - преглед на финансовите резултати на вашия проект. Трябва да мислите за финансите от самото начало. Следователно ще бъде най-лесно, ако свържете директно структурата на разбивка на работата на вашия проект със структурата на разбивка на разходите. Одобреният бюджет е половината от успеха - другото е правилното наблюдение. Следете разликата между планирания и действителния бюджет за избрания период от време. За да сведете до минимум притесненията си, интегрирайте счетоводната си система с Easy Project.
Всичко в едно софтуер за модерен мениджър на проекти? Лесно.
Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.