Как да се възползвате максимално от вътрешния офис? 4 Практически съвета

Дата:3 / 24 / 2020
Дължина:1 минути
автор:Якуб Ryba
Сподели:

Въпреки, че домашният офис се превърна в широко използвана полза през последните години, много компании все още не знаят как да го накарат да работи ефективно. Докато всичко, което трябва да направите, е да се придържаме към ръководните принципии вашият екип или целият бизнес могат да работят ефективно като от офиса.

Ако си заинтересован...

  • Как да гарантираме, че служителите не възприемайте домашния офис като празник?
  • Как да разпределим ефективно работата и дръжте хората мотивирани когато работите от вкъщи?
  • Как да предотвратите домашния си офис превръщайки се в пижамо парти на дивана гледате Netflix?

... тогава тази статия може да ви бъде полезна за четене.

Ще споделя 4 основни, много практически съвети от моя гледна точка, което драстично подобри производителността от моя екип, работещ от дома.

Всеки от тях говори за различна област:

  1. Работна среда
  2. Срещи
  3. Breaks
  4. Възлагане на работа

1. Облечете се, сякаш ще работите и резервирайте работно пространство

Определено можете да работите от дивана или в леглото. Ефективността под въпрос. И опитът ни казва, че степента на потенциално разсейване е повече от вероятна.

Тази точка вероятно ще изненада някого, но се оказа вярна. Облекло има значение, Независимо дали седите във вашия пижама или анцуг през целия ден, удобното „домашно облекло“ предизвиква чувства, различни от тези, които биха ви мотивирали да се представяте по-добре. Спомняте ли си рефлекса на Павлов от ученическите си дни? Когато се обличате, сякаш ще работите, създайте вътрешно състояние, сякаш физически ще работите. Накратко, умът ви ще бъде готов за работа.

Можете лесно да разгледате "дрескод", Но как го правите с вашия екип? Имахме малък трик за него, наречен „Покажете ми панталоните“. Номерът е, че по време на видео среща един от участниците често казва това изречение в началото. След това участниците в срещата трябва да се изправят и да покажат, че са правилно облечени.

Не се притеснявайте, просто трябва да обясните правилно за какво става въпрос, тогава просто трябва да го инициирате няколко пъти и след няколко срещи и други ще предизвикат това. Няма да е нужно дори да им напомняте за това. Смея да твърдя, че това ново нещо ще се хване бързо, просто защото е забавно.


2. Използвайте видео срещи / обаждане

Комуникацията е жизненоважна. Контактът с други хора е това, което ви държи на пътя, особено по време на продължителни периоди на домашен офис.

Видеоконференции следователно е идеален. Срещането на видео е много вероятно, че няма по-ефективна комуникация от безкрайния обмен на имейли.

Визуалният контакт позволява незабавно да реагира на мненията и емоциите на другите. И вие не ги вкарвате в писмена комуникация, независимо какво. Благодарение на това членовете на екипа ще имат повече мотивация и това ще ви струва много по-малко енергия.

Същото се отнася и за редовен телефонен разговор. Можеш почувствайте емоции от нечий глас и можете да реагирате незабавно, по този начин можете да поддържате членовете на вашия екип в "по-добро състояние" и мотивирани за по-дълго.

Разбира се, важно е да намерите баланс между срещите и самата работа. В повечето случаи една координационна среща на екипа на седмица не е достатъчна. Препоръчвам да се обаждате по-често, желателни са и кратки срещи едно към едно за мозъчна атака и координация. Всеки трябва да намери подходящата дажба за себе си.

Какво приложение да се използва само за срещи? От личния си опит мога да препоръчам Zoom която предлага редица разширени функции. Той е интегриран в Easy Project, което ми позволява да създайте нова видео среща само с няколко кликвания, без да губите време за настройки, И това спестява много време, ако имате няколко онлайн срещи на ден.


3. Запомнете значението на правенето на почивки

Някои хора се консумират толкова много от работата, че в крайна сметка работят без почивка дори за няколко часа. Това обаче не е идеално. След известно време това може да доведе до прекомерна работа, което може да има отрицателно въздействие не само върху производителността, но и върху здравето в дългосрочен план.

Този аспект е трудно да се наблюдава на далечни разстояния; докато прекъсванията са естествена част от живота на офиса. Не е лесно да промените навика и отнема известно време, за да създадете нови навици.

Най-лесният начин е да бъдеш пример за другите и да споделяш успешни истории - подходи и методи, които се оказаха ефективни за останалите. Историите за успех са привлекателни.

За мен Pomodoro техника се обърна да работи добре. Става дума за съзнателно превключване между работни блокове и кратки почивки. Използвам го като работя 45 минути подред и след това правя няколко минути почивка. Понякога просто се разхождам из стаята за малко, изпивам чаша вода или извеждам кучето. По този начин избягвам да се забивам в едно нещо с часове.

Приемайки разстоянието, предлагано от почивка, получавам повече енергия, когато се връщам към работата си, а новите идеи просто идват сами. В началото на всеки работен блок определям какво искам да постигна. Без значение дали успявам да го постигна или не, поне в края на блока знам как прекарах тези 45 минути. И това ми предлага ценна обратна връзка относно управлението на времето ми. Това е причината, поради която използвам техниката Pomodoro повече от 10 години.


4. Използвайте софтуер / информационна система за управление на работата

Информационната система за управление на проекти или процеси е от полза не само за отдалечения домашен офис, но ще го оцените още повече, докато работите от дома!

Представете си това - ако трябваше да общувате с колегите си по електронната поща, би било като използвате пост-услуга в стар стил, докато изпълнявате проекти, екипи и бизнес. Може да е изключително сравнение, но може би въз основа на този пример ще разберете, че не е толкова далеч от реалността.

Пример 1: Вие изпратете имейл със задача това трябва да бъде завършено чрез сътрудничеството на двама колеги.

  • И двамата четат имейла.
  • Колеж 1 може да отговори сравнително бързо, но забравя да постави колега 2 в CC.
  • Това няма значение, тъй като колегата 2 разбра, че той не знае как да се свърже с VPN на компанията (която е в сила поради сигурността на бизнеса) от вкъщи, така че изобщо не чете имейла ...

Чакай, искаш да кажеш, че имаш работеща VPN и всички колеги знаят как да я използват? Страхотен! Нека продължим с друг пример.

  • Колегата 2 може да е прочел имейла, но не е получил отговор от Колега 1 (не е в CC).
  • Следват много комбинации от това кой изпрати какъв имейл до кого, колко време отнема да отговори и кой друг трябваше да се включи в решаването на задачата, колко пъти информацията се загуби или беше непълна. Говорим за реакции, които често могат да се забавят с часове.

С малко късмет ще бъдете щастливи да изпълни задачата в рамките на няколко дни.

Казвате, че това е преувеличен пример? Кой все още ще използва имейл за координация на работата си? Повярвайте ми, има редица компании, които все още възлагат работа по имейл и се сблъскват с проблеми като описаната по-горе.

Може би сте в по-добра ситуация и имате една информационна система, в която организирате натовареността си. Страхотен! Определено сте по-добри от тези, които работят само с имейл. Все пак искам да ви покажа още един пример, илюстриращ опита на много компании, За по-лесно ще използвам същия поток като в предишния пример.

Пример 2: Вие създайте задача в „самостоятелен“ софтуер, тази задача може да бъде изпълнена само със съдействието на двама колеги.

  • И двамата четат описанието на задачата и започват да реагират на нея. И двамата колеги се нуждаят от помощ от някой друг (графичен човек, програмист, маркетинг колега или дори клиент), за да изпълнят своята част от задачата.
  • Колега 1 контролира комуникацията с клиент и той трябва да получи текст за уебсайт от него. И така, той изпраща имейл до клиент, който иска тези. Клиент отговаря на имейла следобед, когато колега 1 е при зъболекаря, така че той може да прочете имейла само на следващия ден. Новият текст ще се появи в задачата само ден по-късно.
  • Колега 2 наблюдава съдържанието на уебсайта. И за да промени текста, той трябва да си сътрудничи с колега от технически отдел. Този отдел обаче използва различна информационна система. И така, той трябва да създаде заявка в тяхната система, да изчака да се свърши и след това сам да актуализира задачата в системата си. Удвоете работата = не е ефективна.

Пример 2 все още е по-ефективен от имейл комуникацията в Пример 1 и това задача ще се реши по-бързо.

Вярвам обаче, че има начин да се управлява това още по-добре - Пример 3.

Пример 3: Създавате задача в „интегриран софтуер“, тази задача може да бъде изпълнена само с помощта на двама колеги.

  • И двамата колеги четат описанието и започват да работят по него. И двамата колеги все още се нуждаят от помощ от някой друг (графичен човек, програмист, маркетинг колега или дори клиент), за да изпълнят своята част от задачата.
  • Колеж 1 контролира комуникацията с клиент и той трябва да получи нов текст за уебсайт от него. Така той ще добави клиента директно в задачата. Той ще изпрати имейл директно от задачата, клиентът отговаря и отговорът се запазва в задачата, докато колегата 1 е при зъболекаря (което води до спестяване на 1 ден в сравнение с пример 2).
  • Колега 2 наблюдава съдържанието на уебсайта. И за да промени текста, той трябва да си сътрудничи с колега от технически отдел. Тъй като този отдел използва една и съща система, това изискване и информация за неговото завършване остават в рамките на една задача (избягване на дублирането на работа и позволяване на по-бързо изпълнение на работата).

Можете ли да почувствате разликата между тези 3 примера? Смея да твърдя, че тези 3 примера представляват 3 етапа на еволюция, през които всеки, който желае ефективно да управлява бизнеса и екипите си, трябва да премине.

Не бях изключение.

Пример 1 е старомоден и не е ефективен - електронната поща не е подходящ инструмент за управление на работата, особено когато включва комуникация на повече от 2 души.

Пример 2 е по-добър - вече имате информационна система, което е чудесно. Сътрудничеството в рамките на малък вътрешен екип е сравнително организирано, което позволява да се постигнат съответните резултати. Проблемът е, че работи само в рамките на екипа - след като искате да включите други отдели, външни работници или клиенти, това не е ефективно.

Подходът в пример 3 е състояние, при което имате една информационна система за всички основни процеси. Всеки работи с един софтуер ежедневно, може дори да си сътрудничи с външни работници и клиенти в него, да координира работата с други отдели. Всичко работи по-гладко.

Трябва да спомена, че докато използвате повече от един софтуер паралелно, е възможно да ги интегрирате. Аз обаче не съм попаднал на интеграция на такова ниво, която да отговаря на ефективността на едно интегрирано приложение, което може да направи всичко (Пример 3).

Аз лично съм някъде между Примери 2 и 3, поради участието ми в няколко проекта.

Поглеждайки назад, мога да кажа, че докато работя във фирма, която използва софтуер „всичко в едно“ (Пример 3), който управлявам два пъти натоварването отколкото докато работите за клиенти, които използват множество софтуер (Пример 2). Благодарение на интегрирането на редица аспекти на управлението на бизнеса в един софтуер, ние избягваме паралелно създаване на изисквания в множество системи. Това важи и за комуникацията по имейл - няма повече търсене на изгубена информация в стари имейли. А какво ще кажете за планирането на срещи? Трябва да отворите Outlook, за да поканите други? А видео срещи - друго приложение за?

Звучи ли ви познато? Всички тези действия ви струват ценно време. Ако го добавите в края на деня, няма да е малко число. Аз лично използвам приложението „всичко в едно“ Лесен проект повече от 5 години и вярвам, че съм спасил месеци от живота си, използвайки го. И това е валидна точка за мен, за да продължа да го използвам.


Да се ​​върнем на работа от вкъщи.

Ако дадете на вашия екип наръчник как да работи от вкъщи и вие ги давате практически примери, ти си на половината път там.

Само благодарение на практически примери те ще бъдат способен да разбере какво искате от тях и защо - и тогава те могат сами да го прилагат. Ако намерите моите примери за интересни и те биха ви помогнали да се адаптирате към домашния офис на вашия екип или вашата компания, моля, използвайте ги.

Научих се също така да давам достатъчно хора място за въпроси, Много вероятно е те да имат повече въпроси, докато се въвеждат нови промени. Отговаряйки на въпроси, избягвате дезинформация, спекулации и предположения - всичко, което не е желателно.

Внедряването на домашен офис не е ракетна наука, има доказани и тествани процеси. Пожелавам ви всичко най-добро в изпълнението му.

Какво мислите?

Имате ли подобен опит? Или имате различно мнение? Има ли нещо, което забравих да спомена?

Ако желаете, кажи ми за вашия собствен опит относно управлението на отдалечен екип. Ще отговоря и ще споделя моя опит. Кой знае, може би това ще ви помогне постигнете по-висока ефективност по време на домашния офис, Мисля, че всички ще можем да се възползваме от това в бъдеще.

СВЪРЗАН СТАТИЙ »  Ефективен ли е домашният офис? Резултати от двугодишно проучване.

Ефективна работа от вкъщи? Лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Опитайте Easy Project в 30-дневна безплатна пробна версия

Пълнофункционален, SSL защитен, ежедневни архиви, във вашия Geo