Как да наблюдавате представянето на членовете на вашия екип в ерата на вътрешния офис

11 / 1 / 2022
8 минути
Адела Сикорова
Напредъкът на един проект е значителна част от отговорността на ръководителя на проекта. Наблюдаването на работата на членовете на вашия екип е един от начините да гарантирате този прогрес. Но как да го направите в новата ера на дистанционна работа? Кои инструменти са приемливи, работещи и съвместими?

Въпроси, които да отговорят на вашите нужди и съмнения

С хората, работещи от вкъщи, необходимостта от инструмент за наблюдение на тяхното представяне може да бъде законна. Не само за себе си, за да съберете подходяща информация, която може да ви помогне да измислите решения за „отглеждане на екип“. Вашите клиенти също могат да поставят под въпрос оценките, изразходвания бюджет и работните часове на вашите ресурси. Трябва да сте готови да подкрепете твърденията си с данни.

От друга страна, хората не обичат да бъдат наблюдавани по време на работа – както лично, така и чрез цифрови технологии. Тази сложна ситуация е предизвикателство за ръководителите на проекти – най-вероятно ще трябва да измислите решение за проследяване на ефективността.

Преди това отговорете сами на тези въпроси:

  1. Знам ли защо и какви точно данни искам да проследя?
  2. Имам ли „план за внедряване“ на решение за проследяване – знам ли как да обясня необходимостта от него на членовете на моя екип?
  3. Наистина ли имам нужда от уникален инструмент за наблюдение или функциите за наблюдение вече са част от PM софтуера, който използвам в момента с моя екип?

Вярваме, че в повечето случаи добро решение би било използването стабилен софтуер за управление на проекти, позволяващ на всеки, работещ по проекта, да следи часовете си.


„Най-лошата идея би била да наблюдаваме
вашите служители без тяхно знание.“


Чувствате се като Big Brother? Бъди внимателен

Въпреки че наблюдението на вашите съотборници има нещо общо с ежедневната им дейност, не става въпрос за инсталиране на видеонаблюдение в домовете им и следване на всичките им стъпки. Трябва да вземете предвид съответствието на данните (и здравия разум) – едно е наблюдение, а друго е шпиониране. Така че, когато добавяте външен инструмент за надзор на вашия екип, уверете се, че е съвместим с GDPR.

Професионалните и етични инструменти обикновено работят на принципа на наблюдение на времето, което вашите служители прекарват в приложения, подходящи за работата им без да ровят в историята на своя интернет браузър.

Тогава би била особено лоша идея наблюдаване на вашите хора без тяхно знание. Чувствата на недоверие и параноя така или иначе ще възникнат, но по този начин те също биха били легитимни.

Няколко неща, за които да помислите, когато внедрявате инструмент за наблюдение:

  • Прозрачност – бъдете открити с вашите отдалечени служители и им кажете, че се изпълняват дейности за наблюдение.
  • Подписване на документи – осигурете на вашите наблюдавани служители политика за наблюдение, напълно съвместима с GDPR, и им позволете да я подпишат, ако са съгласни
  • Тествайте и обяснете – има инструменти не само за гледане, но и за събиране на данни, които можете да използвате, за да придвижите екипа си в правилната посока. Показвайте редовно резултатите от мониторинга на вашите съотборници, представяйте наученото
  • Оптимизирам – може също така да се случи, че вече няма да е необходимо да наблюдавате вашия екип или че ще трябва да промените настройките за наблюдение. Уверете се, че данните, които събирате, са подходящи и имат смисъл за развитието на вашия екип и изпълнението на проекта


„Уверете се, че имате достатъчен проект
функции за управление във вашия PM
софтуер, който ви помага да внедрите
поуки от резултатите от мониторинга.“


Колко време отделяме за същинската работа?

Типичният работен ден е с продължителност 8 часа. Но знаете ли колко часа наистина сте прекарали в работата си – работейки по задачите си? Според а скорошно проучване в Обединеното кралство, средният офис служител е продуктивен само за по-малко от три часа от работния си ден. Друг проучване от САЩ показва, че е само малко повече от четири часа. Ако работите от вкъщи, бихте очаквали този брой дори да намалее, тъй като за много от нас грижата за домакинството е странична работа.

От друга страна, много техници и ИТ специалисти биха ви казали, че лесно работят повече от 40 часа на седмица. Това се дължи не само на крайните срокове, но и защото хората обичат да разработват нови решения – нещо, което определено отнема повече от средното ви работно време. Да обичаш това, което правиш, е важен фактор.

Освен това при дистанционна работа работното време често е разпределено през целия ден и не винаги съответства на графика „9 до 18“. Помислете за това, когато преглеждате резултатите.


Инструменти, умения и факти в помощ при наблюдението

Наскоро направихме оценка на нашето голямо проучване* сред ръководители на проекти и ръководители на екипи. Резултати? Доверието и отговорността се оказаха най-важните елементи при управлението на проекти от разстояние. Така че, за да наблюдавате екипа си смислено и без да бъдете натрапчиви, трябва стъпка по стъпка спечелете доверието на членовете на вашия екип.

(*Поискайте пълен доклад от проучването, ние ще го изпратим на вашия имейл.)

Една част от спечелването на доверие е използване на визуални PM инструменти да се лесно обяснете на вашите съотборници как тяхната индивидуална работа влияе върху целия напредък на проекта и задачите един на друг. Ето три конкретни съвета:

  1. Направете срещите редовни, говорете за етапи
    Нищо като добрата стара интуиция, базирана на комуникация очи в очи, нали? Говорете с екипа си не само за да получите информация за развитието на задачите, но и за да държите колегите си на път. Дръжте тези онлайн срещи фокусирани върху постигането на вашите етапи (ето един малък помощник) и дайте пространство на вашите членове да представят напредъка, който са постигнали от последната среща. По този начин вашият екип е мотивиран да прекарва времето си по-ефективно.
  2. Проследявайте времето, получавайте целенасочена информация
    Времето за проследяване е от съществено значение, но без оценка то няма добавена стойност. Но с a набор от инструменти за проследяване на времето (като табло за управление на отчети за време или графики за седмично отчитане) във вашия PM софтуерполучавате подходящи данни, които ви позволяват да планирате по-добре, да създавате по-точни прогнози за цените и времето за вашите клиенти и да оптимизирате времето на вашия екип.
  3. Контрол и отчет
    Тъй като не искате да сте обвързани с екрана си и да следите в реално време представянето на членовете на екипа си, използвайте управление на проекти функции, които вършат работата вместо вас и да ви предупреди, ако нещо се обърка (или много добре). Визуализирайте наличните статистики под формата на графики и диаграми, като използвате инструментите за отчитане, така че да е по-лесно да разберете пиковете и пропуските в производителността.


В заключение

Наблюдението на производителността на вашия екип е a легитимна стъпка, не само в ерата след COVID. Но трябва да използвате професионални, съвместими с GDPR инструменти, а не инвазивни приложения. Освен това, тъй като доверието и отговорността се доказаха най-важните елементи в управлението на проекти от разстояние, трябва да кажете на колегите си за наблюдението. Това ще премахне техния потенциал страх от наблюдение и им обяснете ползите, като същевременно запазите поверителността им на 100% сигурна. Мониторингът без проследяване на резултатите обаче няма добавена стойност извлечете максимума от резултатите от мониторинга, трябва да свържете изходящите данни с набор от софтуерни инструменти за управление на проекти.

Да наблюдавате служителите си, без да навредите на морала им? лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Опитайте Easy Project за 30 дни безплатен пробен период

Пълни функции, SSL защитени, ежедневни архиви, във вашето геолокация