Как да спасим проект с кратък срок: 5+1 съвета за действие за ефективно решаване на проекти

Най-често съществува риск да не успеете да изпълните проекта навреме. Какво да направите в такъв случай? Вижте как да подходите към проекта и да го спестите с цената на най-малките възможни жертви.

Защо проектът закъснява?

Може да има много причини, поради които проектът изглежда върви в лоша посока (особено по отношение на крайните срокове). Най-често обаче за тях отговаря ръководителят на проекта – или той, или тя не може да поддържа времето или подценява подготвителната фаза. Ето кратко обобщение на това, което трябва да направите, преди да започнете работа по проект:

• WBS - Work Breakdown Структура с всички членове на екипа – ще видите от какво се състои проектът и колко време ще ви отнеме да работите по отделни елементи.
• CBS - Структура на разбивката на разходите – служи като основа за бюджета на вашия проект, а след това за неговото първоначално и текущо сравнение с действителните разходи.
• Управление на ресурси – използвайте го за планиране на работа и резервиране на ресурси според капацитет в реално време от вашите ресурси.

Върнете проект обратно в пистата – Проектът се срива

Когато имате твърдо определена дата за изпълнение на проекта което в никакъв случай не може да бъде отложено (напр. корпоративно събитие, свързано с конкретна дата и час, официално парти за откриване на хотел или представяне на нов производствен модел в специализирана конференция, Дошло е времето да се използва техника, известна като Project Crashing.

„Сривът“ на проекта звучи малко заплашително, но няма от какво да се страхуваме. Напротив, ще имате добро решение под ръка. Но е важно да се подготвим отговорно за това.

Срив на проекта означава съкращаване на времето за една или повече задачи, което също така намалява общото време за изпълнение на проекта. Логично обаче трябва да очаквате увеличаване на обема на ресурсите, което ще доведе до увеличаване на общите разходи.

За да можете най-накрая да завършите проекта навреме и в същото време с възможно най-малко въздействие върху бюджета, постъпете по следния начин:

1. Актуализирайте WBS – свикайте среща с екипа, обяснете защо трябва да подготвите ново планиране на проекта. Разберете дали задачите са подходящи според текущата разбивка на работата или някои от тях могат да бъдат комбинирани под една задача или дори пропуснати изобщо.

2. Актуализирайте Gantt – прехвърлете актуализираната мисловна карта в диаграма на Гант, така че да можете да видите връзка между задачите и времето. Спестете време в Easy Project като промените в мисловната карта се трансформират автоматично в Гант.

3. Запознайте се със статуса на проектите в организацията – преминете през статус на проекта в Global Gantt с портфолио мениджъра и разберете дали ресурси могат да бъдат разпределени за срива на проекта в рамките на компанията или дали ще трябва да си осигурите външни доставчици.

4. Планирайте разходите за нови ресурси – дали ще използвате вътрешни или външни ресурси, имайте ясна представа колко ще ви струват и колко ще нарасне бюджетът ви.

5. Подгответе нов и актуализиран проект, който ще включва:

• Коригирано планиране на капацитета на персонала – нови ресурси с които ще предадете проекта,
• Обновено Разбивка на работата Структура и бюджет,
• Преработена диаграма на Гант въз основа на предходните две точки.

Това ли е всичко? Е, почти.

Рано или късно всеки мениджър на проект ще трябва да действа като „пожарникар“ и да гаси пламъците на проект, който работи със закъснение или неправилно. Някои проекти ще изгорят в даден момент, други ще работят безупречно. Управлението на проекти също е за да можете да съобщите проблем, да се изправите срещу него и след това започнете да го решавате. Грешки се случват, но е много по-лошо да не се поучим от тях.

Затова не забравяйте да държите a среща след доставката на проекта (т.нар. следработно). Подгответе списък с въпроси, отговори и предложения за решения и след това съобщете резултатите в цялата компания – ръководителите на проекти трябва да си помагат.