Бюджет на проекта – всичко, което трябва да знаете: как правилно да оцените, създадете и защитите финансирането на вашия проект

2/1/2022
7 минути
Лукаш Бена

Много неща могат да направят живота и работата по-сложни за ръководител на проекти, но бюджетът е един от най-особените. От друга страна е страхотно да се види във финансовия преглед, че всичко върви както трябва – не само по отношение на времето, но и по отношение на разходите.

Ще ви посъветваме как да създадете солидна основа за финансово планиране за следващия си проект и да поддържате преглед на финансите! Мениджърът на проекти, който може да подготви солиден бюджет, е изключително важен за екипа.

Някой, който може следи и оптимизира бюджета, така че не само екипът, но и ръководството на компанията да са доволни от неговия резултат е безценен. За щастие има инструменти за редовен контрол и отчитане – ето ги преглед, както и няколко правила, които си струва да се спазват.

Бюджети на проекти в Easy Project

Бюджети на проекти в Easy Project


Какво е бюджет?

Бюджетът на проекта включва прогнозните разходи, необходими за стартирането и завършването на проекта, в идеалния случай в срока, изискван от клиента. както и да е бюджетът, изготвен в началото на проекта, винаги е прогнозен.

Това е важно да се каже и разбере за всеки, който работи по проекта и за тези, които са поръчали подготовката му от вас – клиентите.

Трябва да включите в бюджета на проекта, просто казано, всичко (например кафе, което вашите творци пият при мозъчна атака в кафене или редовни телефонни разговори с клиента, за да го информирате за състоянието на проекта).

Тази статия обаче не е за подробностите за голям бюджет; предполагаме, че вече имате, например, почасова диаграма на отделни членове на вашия екип или точно количествено определени оперативни разходи за вашите ресурси.

Банер: Как да подготвим и наблюдаваме бюджет?

тип: Какво не бива да забравяте да включите в бюджета?

  • Преки и косвени разходи
  • Постоянни и променливи разходи
  • Работа и материали
  • Пътни разходи
  • Потенциално оборудване и отдаване под наем на помещения
  • НОВО! Мерки, свързани с пандемията Covid-19 – като тестване
  • Лицензи

Бюджети на проекти в Easy Project

Бюджети на проекти в Easy Project


Стъпка 1 – Създаване на бюджет

Когато стартирате проект, добре е да направите а Структура на разбивката по труда (WBS). По този начин можете да видите всички елементи, от които се състои вашият проект, и да ги одобрите с екипа.

След това идва отделни артикули ценообразуване - На Структура на разбивка на разходите (CBS). За да направим първоначалната ви работа възможно най-лесна, ние имаме интегрирани WBS и CBS в един модул в Easy Project, така че не е нужно да превключвате ръчно между тях.

Съвет: Включете всяка работа или услуги, извършени от подизпълнители в CBS.


Стъпка 2 – Одобряване на бюджета

Вземането на прясно направения CBS и бягането направо към клиента вероятно не е най-добрата идея. Първо одобри вътрешно бюджета – на ниво екип, а след това и с ръководството. Вие или вашият екип може да сте забравили нещо или бюджетният резерв, на който разчитате, не е достатъчен.

За да бъдем възможно най-добре подготвени за финансово управление на вашия проект и за да поддържате бюджета си възможно най-близо до реалността, трябва да го сравните с бюджетите на минали проекти.

Вероятно няма да намерите точно идентичен бюджет, но със сигурност ще можете да получите данни за нещо, което е общо по проектите – например цената за наемане на конгресна зала или броя часове, необходими за създаване на поредица от банери за конференция.

тип: Ако се сблъскате с нещо за първи път, когато създавате бюджет, инвестирайте времето си в кратка среща с колеги, които имат опит в ценообразуването на подобни артикули. По-добре половин час в началото на проекта, отколкото липсващите половин милион крони в средата на работата.

Бюджети на проекти в Easy Project

Бюджети на проекти в Easy Project


Стъпка 3 – Мониторинг и контрол на бюджета плюс отчитане

Едно е да подготвиш бюджета и друго е визуализира и следи как се изпълнява или не се изпълнява бюджетът и след това реагира навреме. Постоянният и постоянен контрол върху вашите приходи и разходи не само доказва, че сте професионалист, но е добре дошъл предотвратяване на прецакания.

За да можете да наблюдавате вашите паричния поток на проекта (в случай на портфолио мениджъри цяло портфолио), имаме няколко съвета – можете също да използвате повечето от тях директно в новия Лесен проект:

  • Паричен поток – наблюдавайте и докладвайте редовно на клиентите, ръководството на компанията и вашия екип как се развива вашият проект благодарение на това прозрачен инструмент,
  • Редовни срещи – управлението на вашия проект трябва да включва кратко финансово състояние – започнете с ясно отчитане за ръководството и продължете с информиране за разходите на редовни срещи с клиента,
  • Бюджет – план срещу реалност – благодарение на бюджет на проекта, ще можете не само да правите почасови графици и разпределения за отделни роли, а впоследствие и целия бюджет, но и бързо и подробно да сравнявате бюджетния план на проекта с текущите разходи,
  • Изчисляване на цената на проекта – инструмент, с който можете бързо и точно да създадете оферта и описание на калкулацията на цената и след това да експортирате всичко с вашето лого в PDF.


Oбобщение

Въпреки че бюджетът на проекта винаги е само оценка на разходите, вашата цел трябва да бъде да го подготвите възможно най-точно. Налични са няколко изпитани функции, които ще направят бюджета ви по-ясен.

В резултат на това ви е по-лесно да защитите бюджета срещу клиента и ръководството. Една от най-важните дейности на ръководителя на проекти обаче е да контролира изпълнението на бюджета въз основа на точни данни.

Затова провеждайте редовни срещи за финансовото състояние на вашите проекти и предоставяйте изчерпателен отчет за тях благодарение на инструментите във вашия софтуер за управление на проекти. С преглед на паричния поток няма да срещнете неприятни изненади и прецакания.

Всичко в едно софтуер за модерен мениджър на проекти? Лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Опитайте Easy Project за 30 дни безплатен пробен период

Пълни функции, SSL защитени, ежедневни архиви, във вашето геолокация