Вземане на решения по проекта: Как да го направим по-добре

Ето куп идеи как да разкриете фактите зад трудната ситуация, в която може да се окажете и как да ги използвате в своя полза. И накрая, как да вземете добро решение.

Първо, охладете. Второ, вземете данни

Вземането на решение често е изнервящо и може лесно да ви насочи към прекомерно мислене и „отрицателно мащабиране“, така че в един момент всички решения започват да изглеждат лоши и вие губите способността да ги оценявате обективно. Истината е друга – след като вземете решението, можете да дишате отново и да организирате стъпките, които следват. Винаги има риск, свързан с решението и както – обичаме да казваме – управлението на риска е част от доброто управление на проекти. Но независимо дали става въпрос за вашия екип, финанси на проекта или напредък на работата по проекта, винаги мислете за тези четири:

1. Дефинирайте и представете ситуацията

Съберете цялата информация по вашия проблем. Дайте на заинтересованите страни и екипа ясен преглед на това какво се случва с вашия проект. Обяснете какво е довело вас – и проекта – до тази ситуация и какво планирате да направите по въпроса.

2. Определете екипа за оценка

Създайте екип, който ще проучи и разработи вашите предложения за решения. Обяснете на всеки член на този екип каква е неговата/нейната роля в този процес – някой ще оцени вашите идеи от гледна точка на ресурси, други от финансова гледна точка и т.н.

„Безценен съвет – усъвършенствайте своето
Екип за оценка с ръководител на проекта
който е бил в подобна ситуация преди."

3. Оценете възможностите си

С достатъчно количество данни от отделни членове на екипа за оценка, след това можете да приложите един от моделите за оценка, за да изберете крайното решение (напр. SWOT анализ, пирамидата на Маслоу или принцип на Парето 80/20).

4. Приложете на практика печелившото решение

Просто продължете, сякаш започвате чисто нов проект. Използвайте инструмента WBS, възлагайте задачи директно и проектирайте отделни задачи в диаграма на Гант. Проследявайте как критичната ситуация се е променила и еволюирала в резултат на вашето решение.

Типичните ситуации, когато вземането на решение е от решаващо значение

Най-влиятелните – и често пъти най-трудните решения са многократно свързани с едно от следните: ресурси (човешки, материални или и двете), финанси на проекта (бюджет) и обхват на работата. Най-вероятно ще следвате гореспоменатия процес във всички тях, но може да се нуждаете от различни инструменти в отделните стъпки. Ето прегледа.

1. Вземане на решения, свързани с ресурси

Ресурсите са ключът. Следователно зад (почти) всеки неуспешен проект се крие липса на компетентност и ресурси. Може да не прочетете това в много блогове в мрежата, но понякога – особено когато страдате от липса на ресурси – дори е по-добре да не започвате проект, отколкото да започнете работата, която ще доведе само до разочарование. Но как да вземем решението ДА или НЕ?

Без значение колко голяма е вашата компания или екип, първо трябва да вземете преглед на ресурсите и използването на тяхното време в близко бъдеще. Веднага щом видите работния поток на вашите потенциални ресурси, вземането на решение дали да влезете или да напуснете нов проект, ще стане много по-лесно. Същото се отнася и за ситуацията, ако един или повече от вашите ресурси напуснат екипа – което рано или късно ще изпитат всички ръководители на проекти. Важното е да вземете бързо решение как да продължите напред.

С изчерпателния преглед на управлението на ресурсите в Easy Project бързо ще видите базирана на цветове визуализация на това колко и какви ресурси са налични в цялата компания (или екипи), с каква компетентност и за какъв период от време.

„Достоен инструмент за управление на проекти ви помага
не само в организирането на вашата работа. Ще бъде
също така да разкрият пътя към доброто решение."

2. Вземане на решения, свързани с проектните финанси

Парите определено създават голяма разлика. За да видите дали проектът се изплаща, трябва да разгледате изчерпателно данните му. Група инструменти за финансово управление ще дойде в ръка – като напр визуализация на паричния поток на диаграмата на Гант. Придържането към данни също е това, което искате да направите, когато възникне ситуация дали да продължите в проекта или не. За това, структурата на разбивката на разходите (CBS) ще ви помогне изключително много.

3. Вземане на решения, свързани с обхвата на работа

Това, което повечето ръководители на проекти намират за полезно, е да се върнат към основите разлагане на проекта на по-малки части. Това е така, защото всеки проект е жив организъм и се състои от малки проекти сам по себе си. Така че, ако има конкретна ситуация в управлението на вашия проект, която изисква солидно решение, не се колебайте да) върнете се към първата си структура за разбивка на работата (WBS) на проекта, за да видите дали можете да извлечете идеи от първата мисловна карта и б) направете отново WBS според текущата ситуация. Ще се изненадате как това може внезапно да промени вашата гледна точка за перспективата на предстоящите работи.

Заключение

Добрите решения се основават на опит, интуиция и данни. И добрите ръководители на проекти не само поемат решението, но и отговорността за него. Има време за вземане на решение по време и дори преди започване на нов проект – Трябва ли аз/Моят екип/Моята компания да вляза в този проект или не? За да отговорите правилно, ще използвате набор от инструменти за управление на проекти за контрол това ще ви доведе до по-добро вземане на решения. Не подценявайте силата на комуникацията и обяснявайте решението си на екипа си с всяко решение по проекта.