Проектно финансиране, свързано чрез Zapier с Xero и други счетоводни системи

Дата:4 / 9 / 2018
Дължина:12 минути
автор:Ян Павера
Сподели:

Интересувате ли се от това как да свържете Easy Project с XERO и други счетоводни системи? Просто благодарение на платформата Zapier, която ви дава възможност за интеграция почти контролиране на финансирането на проектите Ви в реално време.

Лесно бюджета на проекта

Най-добрият начин е да планирате бюджетите си и да ги сравнявате с реалните приходи и разходи, използвайки Easy Project Budgets контролирайте финансирането на проектите си, С този модул можете да следите приходите, разходите, разходите за заплати и крайната печалба от всеки проект.

Той също така ви позволява да наблюдавате записването на реални пари в контекста на дефинирания план и предоставя отчет за печалбата / загубата на проектите, прогнозата за паричния поток и историята на паричните потоци.


Общ преглед на бюджета на проекта

Данни за лесен проектен бюджет

Има много начини как да получите финансови данни в бюджета на вашите проекти, които искате да следите финансирането на проекта. особено разходи от получени сметки и доходи от издадени фактури, управлявани в a отделна счетоводна система трябва да бъде прехвърлен и разпределени правилно във всеки бюджет на проекта.

Можете да поставете го ръчно след заплащане на сметка или фактура във вашата счетоводна система, но тя е силно неефективна и има висок риск от човешка грешка, Друг начин е да се изнесат и импортиране на данни в партиди след края на деня или седмицата, но има и проблем не са актуални данни в бюджетите на проектите си.


Преглед на реалните разходи

Интеграционно решение

Най-доброто решение е интегриране със счетоводната система, което позволява автоматичен трансфер на данни и разделяне на финансовите данни за всеки бюджет на проекта. Данните, изготвени в счетоводната система, трябва да бъдат прехвърлени възможно най-бързо да осигурявате актуално състояние на бюджета на вашия проект.

Всичко, което трябва да знаете е какви данни трябва да бъдат прехвърлени и какви проекти искате да наблюдавате върху финансите. Разбира се, трябва да анализирате работния процес и да избирате технология за интегриране.

Технология Zapier

Голямо технологично решение е Zapier. Платформата за интеграция свързва API от повече от 1000 системи и позволява прехвърляне на нови данни от една система в друга. Можете лесно да настроите автоматизиран работен процес, наречен ZAP, което е връзката между две системи, направени от a спусък и действие.

Когато ZAP се изпълнява и се случва събитие за задействане в счетоводната система (платежната сметка или фактура), Zapier автоматично извършва действието събитие в Easy Project (създаване на разход или записване на дохода в бюджета на проекта).


Примери за работен поток ZAP

Ползи от интеграцията на Zapier

Ако вашият счетоводната система е готова за използване на платформата Zapier, вие лесно интегрира тази система с Easy Project без по-нататъшно развитие за конкретна интеграция на всяка система, всичко е свързано и обработвано от Zapier.

Най-много ползи не са ръчен износ / внос, а редовен прехвърлянето на данни всеки 5 минути осигуряване на реални финансови данни в бюджета на проекта и автоматизирано разпространение данни за всеки проект.

Тази интеграция ви позволява почти контролиране на финансите в реално време от бюджетите на проектите Ви. Разбира се, автоматизацията на скучни и ръчни работни потоци помага на екипа ви да спести време и да ги направи работата е по-ефективна , както добре.

Казус на интегрираната счетоводна система XERO

Истинският представителен случай на интеграция е с Счетоводна система XERO, която е готова за използване на платформата Zapier https://zapier.com/apps/xero/integrations, Всичко, което трябва да посочите, е:

  • Анализ на работния поток на данните за интеграция

  • Подходящи тригери и действия

  • Сметка Zapier с подходящ план

  • XERO акаунт, за да се даде възможност на Сапиер да се свърже с API

  • Безпроблемен проектен акаунт, за да се даде възможност на Сапиер да се свърже с API

  • Правила за разпределяне на данни в правилния бюджет на проекта 

Анализ на работния поток на данните за интеграция

Първата стъпка е да се определят работните процеси, които искаме да интегрираме чрез платформата Zapier, и след това какво се задейства данните от XERO трябва да бъдат присвоени на задължителните полета за действие събитие в Easy Project, за да създадете разходи или приходи в бюджета на проекта. За нашия случай ние дефинирахме този работен поток от данни: Създаване на истински разходи за проекта Easy от новите платени сметки на XERO

Това означава, че всяка нова сметка със статус, променен на платен, създава спусък и чрез Zapier се създава реално вписване на разходи в бюджета на проекта. Необходимите данни за Easy Project са:

  • Идентификационен номер на проекта за разпределяне на финансови данни в правилния бюджет на проекта

  • Наименование на вписването на разходите, за нашия случай се състои от номер на сметка и емитент на сметки

  • Обща сума на платена сметка

  • Код на валута на платена сметка

  • Дата на получена сметка


Задействани данни от XERO, зададени на необходимите полета Easy Project

Подходящи тригери и действия

От наличните задействащи събития на XERO и събития за действие Easy Project, тези са подходящи за трансфер на финансови данни.

XERO тригери

  • Нов Закон - Задействан, когато добавите нов законопроект или статутът на новата сметка се променя (Задължения по сметки)

  • Нова фактура за продажби - активирана, когато добавите нова фактура за продажби или статуса на новата фактура се променя (Сметки за получаване)

Лесни действия по проекта

  • Създаване на разходи за бюджета на проекта - действие създава ново планирано или реално въвеждане на разходи за бюджета на проекта

  • Създаване на приходи от бюджета на проекта - действието създава ново планирано или реално постъпление в бюджета на проекта

За нашия работен поток от проучване на конкретни случаи: Създаване на реални разходи за лесен проект от нови платени сметки на XERO, ние избрахме тригер XERO: Нов Били лесно действие на проекта: Създайте бюджетни разходи на проекта (с опция реална).


Тригер и действие, използвани за работния процес на казуса

Сметка Zapier с подходящ план

За да стартираме ZAP на платформата Zapier, трябва да създадем профил и да изберем подходящ ценови план в зависимост от броя Запир транзакции на месец.

Транзакцията Zapier означава успешна автоматизация на нещо чрез ZAP. Транзакцията се отчита всеки път, когато Зап успешно прехвърли данните от едно приложение на друго.

План за ценообразуванеОграничение на успешните транзакции на месецМесечна ценаЦена за допълнителна транзакция над лимита
S 1 000 € 16 € 0.016
M 3 000 € 40 € 0.0128
Голям 10 000 € 100 € 0.01

Ценови планове за изпълнение на ZAP 

За нашия случай, сделките на Zapier означават колко платени сметки на месец се прехвърлят към бюджетите на нашите проекти.

XERO акаунт, за да позволите на Zapier да се свърже с API

Трябва да има и сметка за Xero Права на ниво стандарт или съветник, за да използвате Xero API, която е необходима за свързване с Zapier. Ролите само за четене, фактура и касовата бележка нямат възможност да използват API.

Easy Project акаунт, за да позволите на Zapier да се свърже с API

Профилът Easy Project трябва да е задал роля с разрешения за управление на бюджета с цел използване на Easy Project API, която е необходима за свързване с Zapier. Сметката Easy Project също трябва да бъде член на проекта, където искаме да разпределим финансовите данни към бюджета на проекта.


Лесно разрешение за проектен профил за бюджет

Правила за разпространение на данни в правилния бюджет на проекта

Ако искате финансовите данни да се разпределят в правилния бюджет на проекта, трябва да сте в състояние да създадете списък с идентификатори на наблюдавани проекти в счетоводната си система, задайте този идентификатор на проекта за фактуриране и фактуриране и задействайте тези данни в Zapier за действие в Easy Project.

В XERO е възможно да се настрои Категория за проследяване, наречена Проект, Тази категория е част от ред на фактура / фактура. Опция за конкретна категория Зададен за линия на фактура / фактура представлява идентификатор на проекта в Easy Project, където искаме да прехвърлим счетоводните данни в правилния бюджет на проекта.

Други възможни счетоводни системи за интегриране чрез Zapier

Ако имате една от тези счетоводни системи, контролирането на проектното финансиране е парче за вас с Easy Project.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Интегриран за финансовите данни за разходите и приходите.

Нов разход

  • Задейства се, когато се създаде разход.

Нова фактура за продажби

  • Задейства се, когато се създаде нова фактура за продажби с платено състояние.

Списък на идентификаторите на проекти

  • Отчитане на маркери (за разход и елемент от фактура)
  • Персонализирано поле с падаща стойност (само за фактури)

FreshBooks Ново

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Интегриран за финансовите данни за разходите и приходите.

Нов разход

  • Задейства се, когато се създаде нов разход.

Нова фактура

  • Задейства се при създаване на нова фактура.

Списък на идентификаторите на проекти

  • Не се поддържа, е възможно да се използва бележката за сметка или фактура.

QuickBooks Online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Интегрирани само за финансови данни за доходи, тригерите за данни за разходите не се поддържат.

Нова фактура за продажби

  • Задейства се при създаването на нова фактура за продажби.

Ново плащане

  • Задействано при получаване на плащане.

Списък на идентификаторите на проекти

Опитайте Easy Project в 30-дневна безплатна пробна версия

Пълнофункционален, SSL защитен, ежедневни архиви, във вашия Geo