Управление на проекти: Как да не застоявате и да продължите напред в кариерата си? Няколко съвета от старши премиер

Това беше преди шест години и интервюираният кандидат сега е опитен старши мениджър на проекти, работещ за нас с най-нов софтуер за управление на проекти по най-сложните проекти. Той е написал няколко съвета за вас, които наистина ще послужат като полезно ръководство за напредък в управлението на проекти.

В интернет можете да намерите много добри и лоши статии за това какво трябва да овладее мениджърът на проекти. Ако търсите съвет за кариерата си в книги или електронни книги, то вероятно вече сте открили, че списъкът с наличната литература ще ви отнеме поне една работна седмица.

Ето защо в тази статия сме подготвили a доказан списък със съвети и инструменти това наистина може да ви помогне да вършите работата си по-добре – по-бързо, по-ефективно, с радост и по-малко стрес. Да тръгваме!

Меки умения – колко важни са те?

Много важно. В крайна сметка всички гледат фигурите, но по време на работата по проекта всички са любопитни как вървите към тези фигури. В продажбите казват, че никой не иска да прави бизнес с негативни хора, същото важи и за работата на ръководител на проекти.

Но въпросът не е да се трансформираш в някой, който не си – а по-скоро развийте меките умения, които произтичат естествено от вашата природа и постепенно работете върху останалите. По-долу са основните меки умения.

1. общуване

Да живее простата, фактическа и ефективна комуникация! Повярвайте ни, нито един клиент, член на екипа или мениджър няма да възрази срещу тези три качества. В същото време е важно да дадете място на всичко по-горе.

Но внимавайте за разговор, видеообаждане или чат, който се влачи още в началото – резултатът винаги ще бъде загуба на време. Затова си задайте цел, която искате да постигнете във всяка комуникация.

2. Лидерство

Съществуват безброй видеоклипове, книги и блогове за лидерството, но златното правило, което работи винаги и навсякъде, е старото познато „Води с пример“. Затова често се случва „атмосферата около проекта“ (а често и самият резултат) да са отражение на настроението на ръководителя на проекта. Следете проекта, отивайте на работа навреме, бъдете първи на срещи.

Наблюдавайте, мотивирайте, хвалете, докладвайте, обсъждайте. Когато наистина се интересувате от проект и хората, които работят по него, вие „заразявате“ всички около себе си с интерес. И ако някой остане имунизиран, това вероятно е сигнал, че той има проблема, а не вие.

3. Преговори

Проектът е живо същество и ще трябва да се борите за него. Не само при обсъждане на бюджета с клиента, но и вътрешно. Може да се наложи да спечелите повече ресурси или повече време или да защитите обратна връзка в спринтове.

Основно правило: можете да спечелите всяка битка по-лесно ако сте въоръжени с данни. С данни можете да спечелите с усмивка и без кръвопролитие.

Кои инструменти и защо трябва да контролирате?

За да имате планирането и управлението на вашите проекти под контрол, така че да можете да преминете една стъпка напред, трябва да овладеете инструментите за управление на проекти. За щастие има няколко усъвършенствани софтуера и приложения, които ви позволяват да направите това.

Най-добрият инструмент, с който да работите е този, който съчетава всички важни функции под един покрив – Това ще ви спести много време в организацията и комуникацията. И точно това прави Easy Project.

В началото настройвате всичко в прозрачен и лесен за навигация персонал Табло за управление на проекта. След това можете да се подготвите за четири допълнителни основни умения!

1. Организация на работата и ресурсите

Когато стартирате проект, направете визуална мисловна карта в Work Breakdown Структура (WBS). Създайте го заедно с целия екип – всеки ще види какви задачи го очакват. По този начин ще подкрепите чувството за собственост у колегите си от самото начало.

Можете лесно да проверите капацитета на вашите колеги или ресурси в нашите Инструмент за управление на ресурсите – основно в Генералния план за управление на ресурсите.

Обсъдете с колегите си времето, необходимо за изпълнение на задачите – по този начин мотивирате всички да поемат отговорност. Можете да визуализирате времето на проекта в a диаграма на Гант и го споделете с екипа.

2. Управление на времето и проследяване на времето

Предоставянето на проект навреме е много добър знак за вашата работа, като се има предвид количеството промени, рискове, забавяния и непредвидени събития, доброто управление на времето може да ви спести. Следа колко време вашият екип прекарва с проекта и задаване на уведомления, ако ограниченията, определени в обхвата, бъдат превишени.

Старшите ръководители на проекти ще оценят специалния инструмент за контрол и отчитане на проекти. В Инструмент за управление на спечелената стойност предоставя незабавно сравнение на създадената стойност с графика и разходите.

Вашата задача е също така разумно да организирате времето на целия екип. Използвайте Среща Календар. Съвет, струващ злато: ако някой от вашите членове трябва да работи наистина гладко, просто запълнете цял ден за него в споделения календар – тогава членът обикновено завършва работата по-бързо от планираното.

3. Контролни инструменти за гъвкаво управление на проекти

Agile Management, използващ метода Scrum или Kanban, е „в“. Много статии са написани за това и много повече ще бъдат (ето нашия принос). Повечето ИТ организации използват гъвкави принципи за управление на проекти, вероятно включително вашите (бъдещи) клиенти. В Easy Project сме подготвили панели за Scrum и Kanban за вас и можете бързо и лесно да превключвате между двете.

4. Управление на множество проекти наведнъж – Управление на портфейли

Ако отговаряте за множество проекти, очевидно е, че вече сте доказали качествата си. Управлението на портфолиото обаче е друго ниво на отговорност и изисква специфични инструменти. Но нека започнем с това как да улесним работата си – какво ще кажете да имате шаблон за вашия проект?

шаблони за проекти които можете постепенно да създавате и споделяте в цялата компания, ви позволяват да спестите много време – дори в големи проекти!

Като „ръководител на множество проекти“, имате достъп до три основни инструмента в Easy Project:

• Напълно персонализиран преглед на портфолиото, който можете да трансформирате в пълноправен отчет, готов за представяне,
• Дърво за портфолио за бърз преглед на всички проекти от пръв поглед,
• Нов глобален Гант, поддържащ детайлно управление на проекти.

Oбобщение

Инструментите, които използваме, се променят с развитието на управлението на проекти. Следователно, мениджър на проекти, който е в състояние да работи с инструменти, които отразяват тези промени, получава конкурентно предимство.

Въпреки че меките умения са съществена част от (не само) управлението на проекти, те придобиват сила едва след като ръководителят на проекта може да разчита на данните, получени чрез инструментите.

Ако искате да продължите напред в кариерата си като мениджър на проекти, започнете постепенно и си задайте частична цел: да изпълните следващия си проект по-бързо, по-ефективно и с инструменти, които да направят работата ви по-ясна и по-лесна.