Рисковете се различават - различни клопки при управлението на проекти: Няколко съвета за по -лесно управление на риска благодарение на ефективното разпределение на риска

8/10/2021
5 минути
Адела Сикорова

Как - особено през 2021 г. - да не се изгубите в една от многото клопки, които очакват вашия проект? Решението е да дайте приоритет на рисковете благодарение на точната идентификация и категоризация.

Когато го направите от самото начало, можете да управлявате риска по -лесно и с по -голяма яснота. Ще ви научим как разделящите се заплахи и доброто планиране могат да ви помогнат да завършите проект без неприятни изненади.

Превенцията винаги е много по -добра от гасенето на пожари. Следователно, никой ръководител на проекти не трябва да се впуска в нови проекти по време на коронавирусната криза без честно идентифициране и оценка на възможните рискове.

Разбира се, не всичко може да бъде планирано - 2020 година ясно ни показа това. Но например развитието на коронавирусната криза и нейното въздействие върху бизнеса е нещо, което можете да включите в идентифицирането на риска тази година.

За да избегнете ситуацията, при която броят на потенциалните заплахи създава хаос, добра идея е да ги организирате в началото - в идеалния случай, използване на инструмент, който прави всички рискове прозрачни. Това в крайна сметка трябва да бъде част от вашия план за управление на риска по проекта. Нека затова разгледаме основните видове рискове и тяхното разпределение.

 

1. Основно разделение - Вътрешни и външни рискове

Някои от вътрешните рискове вероятно са ви много добре известни. Срещате ги с всеки проект, така че трябва да знаете как да им отговорите. Може би току -що сте се сетили за колега, който ще подготви перфектния дизайн за ново приложение, но това ще му отнеме една трета повече, отколкото обеща по време на WBS.

Трудното връщане към реалността след годишната ски ваканция през март вероятно няма да е правилното нещо за вас щателно планиран Гант. Като цяло вътрешните рискове са по -лесни за смекчаване или премахване за вас.

Външни рискове, от друга страна, идват извън компанията и като ръководител на проекти можете да им влияете само в малка степен или изобщо не. „През нощта машината заседна и не можем да ви изпратим материалите навреме, но чак през следващата седмица, когато ще бъде ремонтирана от компания от Германия, която е единственото място с лиценз.“

Не че ние ви го желаем, но подобен разговор се преживява от ръководителя на проекта поне веднъж. В края на краищата, един такъв риск е напълно демонстриран по целия свят тази година.

 

2. Три области, в които рисковете най -често се проявяват - цена, време и ефективност

Всичко това заплашва вашия бюджет и способността да управлявате проекта си според одобрените финанси е риск от разходи. Вероятно всички сме принудени да коригираме бюджета от време на време, за да спечелим важен клиент.

Но след това, поради намалената цена, вие одобрявате с клиента бюджет, който се брои само с минимален резерв. В резултат на това можете да си позволите почти никакви грешки или недоразумения в комуникацията, тъй като това може значително да застраши финансовия успех на проекта.

Проектът е риск във времето е свързано с всичко, което застрашава гладкото протичане и доставка на отделни доставки в срок. Кратките срокове почти неизбежно ще повлияят на атмосферата в екипа и качеството на резултатите. Понякога нещата започват да се навиват върху вас от всички страни, но ето три примера, на които ще се натъкнете почти със сигурност:

  • „Малки екстри“ от вашия клиент,
  • „Болнични дни“ на член на екипа в последния момент,
  • забавена доставка, от която зависи допълнителна работа по проекта.

Подгответе сценарий за това как да премахнете тези проблеми и когато те дойдат, как да ги съобщите.

Необходимо е също така да се говори за рисковете за изпълнение в проектите. Производителността може да бъде повлияна както по положителен, така и по отрицателен начин, особено от заинтересованите страни, екипа и управлението на очакванията.

Ако нямате достатъчна подкрепа от клиента и в същото време колегите са на ръба на прегаряне и целият проект е придружен от нереалистични изисквания, изпълнението ще се колебае и резултатът от проекта също. Следователно, то е важно да се идентифицират рисковете за производителността своевременно. Но това може да се направи добре - в нова версия на Easy Project, ще можете да визуализирате отделните рискове.

Това улеснява присвояването и разпределението на рисковете въз основа на определената им важност и проследяването на заплахите. Тогава ще видите кои трябва да бъдат разгледани и кои са просто дреболии или с тях може да се справите по -късно.

 

Oбобщение

Индивидуалните рискове не са автономни; те са взаимосвързани. Но без притеснения. Ако можете да ги приоритизирате и подредите, те наистина остават само потенциални заплахи вътре вашия софтуер за управление на проекти.

За да им дадете правилния приоритет, лесно можете да подготвите ясна основна категоризация благодарение на визуални инструменти. Тогава можете лесно да ги отделите от проблемите на проекта намлява изготвя план за управление на риска.

Всичко в едно софтуер за модерен мениджър на проекти? Лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Опитайте Easy Project за 30 дни безплатен пробен период

Пълни функции, SSL защитени, ежедневни архиви, във вашето геолокация