Започнете този проект или не? Как да разберете финансовия потенциал на проекта благодарение на анализа на разходите

За да си струва да инвестирате време и енергия в даден проект, трябва да сте сигурни, че той не само ще бъде хубав, но и ще донесе печалба. А анализът на разходите ще ви помогне да гарантирате това още от самото начало.

Какво е анализ на разходите и защо трябва да го правите

Накратко казано, това е а сравнение на разходите по проекта и приходите, които проектът ще донесе на компанията след успешната му доставка. Ще бъде полезен, особено за малки и средни проекти, чието изпълнение не отнема много време.

За да сте сигурни, че поддържате здравословен паричен поток, трябва да мислите както за приходите, така и за период на връщане. (За да избегнете фалит, докато чакате плащането на фактурите - внимавайте да зададете правилно датата на падежа!)

Казано накратко: основната полза от анализа на разходите в управлението на проекти е това получавате системен подход с които можете да определите:

• Дали проектът е финансово здрав, защитим и осъществим и при какви условия,
• Взаимно сравнение на финансовия потенциал на проектите, което ще ви помогне да вземете решения портфолио от проекти.

Кога да се извърши анализ на разходите

Естествено, преди да дадете зелена светлина на отбора. Но внимавайте - тъй като проектът непрекъснато се развива, трябва редовно да актуализирате анализа. Особено ако управлявате проекта с помощта на гъвкав метод и нови задачи и резултати се нареждат по пътя към крайния продукт.

В този случай е напълно възможно резултатът от анализа да варира. Затова задайте граница (в проценти), за да определите какво е просто отклонение в изчисленията по време на редовната проверка и кога вече е предупредителен знак, че нещо не е наред.

За да сте сигурни, че вашият проект е възможно най-здрав във финансово отношение още по време на подготвителната фаза, използвайте инструменти за финансово управление – продължете според тези пет стъпки, вкл. анализ на разходите.

1. Подгответе структура за разбивка на работата – за да подготвим смислено финансово планиране за вашия проект, първо трябва да знаете от какво се състои проектът. Затова свикайте своя екип, направи справедлив WBS (Структура за разбивка на работата) и разделете големия проект на няколко по-малки доставки.
2. Подгответе структура за разбивка на разходите - благодарение на CBS (Структура на разбивка на разходите), можете вижте и управлявайте финансирането на проекти в Easy Projects, вкл. конкретни задачи, директно от гледна точка на мисловната карта, която създадохте в предишната стъпка.
   
3. Подгответе бюджета на проекта – тук можете да видите подробна връзка между и потенциалните приходи, благодарение на което можете или да представите бюджета на ръководството за одобрение, или да обсъдите опасенията си относно връщането на произведенията и да промените/отхвърлите проекта.
4. Анализът на вашия проект работи ли отлично? Честито! Сега можете да започнете приготвяне ценовото предложение за клиента.
5. След като цената бъде одобрена, можете да започнете работа по проекта. След това идва на непрекъснато постепенно наблюдение на проектното финансиране и последващо актуализиране на анализа в хода на спринтовете.

Какво ще кажете за изключенията?

Има няколко. За някои проекти е ясно в началото на финансово планиране че разходите ще надвишават значително приходите. В действителност обаче, дори проект на загуба може да се разглежда като инвестиция - особено ако го погледнем от гледна точка на дългосрочна стратегия.

Например, творческите агенции обикновено работят за различни организации с нестопанска цел или благотворителни организации срещу символична сума или безвъзмездно, но проектите могат да помогнат за подобряване на имиджа и създаване на запомнящ се и мощен креатив. Това може да доведе до нови клиенти в агенцията.

Добър пример са търговете – клиентът често поставя много кратки срокове. Като компетентен мениджър на проекти, трябва намирайте бързо ресурси и направете флаш проект. Възнаграждението за участие в търга обикновено е символично (или дори никакво) и следователно самата „оферта“ е силно неблагоприятна от гледна точка на анализа на разходите.

Когато обаче победите конкуренцията с вашите идеи и решения, вие получавате не само нов източник на финансиране, но и възможности за растеж на бизнеса и всички членове на екипа.

Oбобщение

Анализът на разходите и ползите трябва да бъде един от пет стъпки, необходими за финансовото здраве на проекта. Умелият ръководител на проекти е не само „изпълнител на заданието“, но мисли за финансовите и стратегическите ползи от проекта още преди да започне работата.

За да подготвите честен анализ, базиран на данни, най-лесно и ефективно е да използвате взаимосвързани инструменти за управление на проекти – особено WBS и CBS. Дори ако анализът се окаже добър за вашия проект, той трябва да бъде повторен и актуализиран, особено за проекти, управлявани с помощта на agile метода.