Поемете по-голям контрол върху управлението на проекти чрез работен поток

Дата:4 / 21 / 2021
Дължина:6 минути
автор:Лукаш Бена
Сподели:

Работният процес може да се разглежда като един от основните градивни елементи на управлението на проекти. Използвайки настройките на работния поток в Easy Project, можете контролира преходите на състоянието и разрешенията на полета за задачи по много прост начин. Функцията е достъпна от администрацията и следователно може да се управлява само от администратор.

Workflow ви позволява да конфигурирате, което роли е разрешено да променят определени състояния на задачите или кои полета трябва да се показват под определен тип задача. Това е особено полезни при разработването на софтуер но намира използване практически навсякъде другаде. Работен поток в Лесен проект има две основни характеристики.

Преходи на състоянието на задачите

Тук можете да изберете комбинация от потребителска роля и тип задача (или проверете всички роли / типове задачи, за да приложите промяната за всички възможни комбинации) и след това задайте кои промени в състоянието на задачите е разрешено да се правят от тази роля за този тип задача. Колоната отляво представлява текущото състояние на задачата, а колоните отдясно представляват възможни промени в състоянието, от които можете да избирате.

Например потребителят може да конфигурира, че никой не може да промени състоянието на задачата на „Готово“, освен ако не е било проверява се първо от надзорник или технически директор. За да постигнете това, изберете комбинация от подходящия тип задача и ролята на потребителя (като типа на задачата "задача" и ролята на "мениджър на портфолио") и премахнете отметката от съответното поле, за да дефинирате разрешение за промяна на състоянието на избрания комбинация.

Полеви разрешения за задачи

За пореден път просто изберете комбинацията от роля и тип задача (или изберете всички). Лявата колона представлява стандартните полета и потребителските полета, които сте създали. Вдясно можете да изберете дали полето да е достъпно в стандартен режим (празни полета - нищо не е избрано), режим само за четене или задължителен режим.

  • Само за четене - потребителят не може да промени това поле, когато задачата е зададена в режим „само за четене“. Например не можете да промените типа на задачата, освен ако задачата не е подготвена за проверка (състоянието е зададено на „за проверка“)
  • Длъжен - полето в този режим трябва да бъде попълнено, в противен случай задачата не може да бъде запазена

Трябва да се внимава, когато се настройват само за четене или задължителни полета. Особено що се отнася до това да не пречи на вашите потребители действително да работят. Например в предишен случай се справихме с проблем, когато нашият клиент конфигурира стандартните полета „Тема“ и „описание“ като само за четене, когато състоянието е „Ново“, което се отнася и за създаването на нова задача. Тъй като на потребителите не беше позволено да редактират тези полета, те не можаха да създадат нова задача, защото задача не може да бъде създадена без тема.


Лесен проект - Работен поток - Преходи на състоянието на задачата

Съвети и трикове за Workflow

Когато даден статус не е предназначен да се използва при какъвто и да е тип задача, не забравяйте да отмените отметките на съответните квадратчета в кръстосано формиране.

Случай за употреба 1 - Създайте верига за одобрение

Това е пример за това как работи веригата за одобрение. Всяка роля (например представител, мениджър, техник и т.н. ...) може да променя само състоянието на задачата по определен начин, който гарантира, че процесът е гладък и няма вътрешни конфликти. Например само представителят, който е в пряк контакт с клиента, може да промени състоянието на „Готово“, след като целият процес приключи и след като клиентът бъде информиран. Докато единственият мениджър може да одобрява или отхвърля конкретни заявки, инициирани от клиента.

Клиентът инициира нова заявка (задача), след което представителят отговаря на клиента, че искането е изпратено за по-нататъшно одобрение и го маркира със статута "Изчакване за одобрение". Управителят има списък с всички заявки (задачи), които са означени като "чакащи за одобрение". След като решава дали съответното искане трябва да бъде одобрено за по-нататъшни действия, той съответно променя статута на искането (задачата) съответно на "Одобрен" или "Отхвърлен".

Техникът има списък, в който са показани всички "одобрени" заявки. Той непрекъснато работи върху тези и след като приключи с някоя, той променя статута си на "За проверка и фактуриране". В този момент заявката (задачата) е показана в списъка на представителите, които проверяват двойно работата на техник. Ако всички изисквания на клиента са изпълнени, той отбелязва задачата като "приключила" и съответно информира клиента.


Лесен проект - Работен поток - Разрешения за полета на задачите

Случай на употреба 2 - Накарайте потребителите да въвеждат важни данни - задължително

Когато трябва да получите определени данни, които са от решаващо значение за вас, просто направете определени полета задължителни, което може да се направи, просто като зададете такова поле на „задължително“ състояние. Например, когато имате нужда от датата на раждане на вашия клиент (например, за да установите дали клиентът е пълнолетен), можете да зададете полето „Дата на раждане“ като „Задължително“, така че клиентът да не може да продължи без надлежно първо попълване на такова поле.

Случай на употреба 3 - Предотвратете неоторизирани потребители да променят важни данни - само за четене

Бъдете внимателни, тъй като предметът и описанието трябва да бъдат активирани в нова задача. Някои потребители могат да извършват само определени действия и те не могат да редактират или премахват важна информация, това може да се постигне чрез активиране на режима "Само за четене".

Например, ако клиент попълни своята дата на раждане, тогава такова поле може да бъде настроено на режим само за четене, за да се предотврати случайна загуба на такива данни. Като алтернатива само мениджър (или друго подходящо лице) може да има възможност да променя / премахва тези данни, докато други не могат.

Научете се да управлявате проекти благодарение на наистина полезни съвети? Лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Случай на употреба 4 - Деактивирайте ненужните състояния на задачите

Статутът "преразглеждане на кода" е важен за ИТ отдела, но не и за други отдели. ИТ специалистите ще могат да използват състоянието "Кодекс за преглед", но потребителите от други отдели няма да имат достъп до него.

Опитайте Easy Project в 30-дневна безплатна пробна версия

Пълнофункционален, SSL защитен, ежедневни архиви, във вашия Geo