6-те неща, които стресират мениджърите на проекти (и какво да правят с тях)

Управлението на стреса е част от вашата работа

Когато за първи път влязохте в света на управлението на проекти, със сигурност сте усетили „стрес от новото“ на раменете си. Беше ли ненужно лошо? Това би могло да ви помогне да бъдете по-бдителни и да усвоите възможно най-много информация. По-късно, когато израснахте като премиер, ядрото на вашата работа остана същото, но вие се променихте – придобихте повече опит, включително способността да се справяте по-лесно със стреса.

Със сигурност ще се съгласите, че да си ръководител на проекти не е розова градина, но в същото време това с ефективни инструменти, функции и процеси можете да управлявате не само своя проект, но и стреса, който носи в него. В мрежата може да прочетете как да премахнете стреса от работния си живот, но ние не вярваме в това – нашият съвет е да управлявате стреса, вместо да го възприемате като враг, с който трябва да се борите.

Има много техники и съвети как да управлявате стреса на работното място. От идване на работа един час по-рано, когато офисите са празни или тренировки по бокс в средата на деня до вземане на „годишна почивка“. В тази публикация в блога обаче ще се съсредоточим върху практиките на PM. Комбинирайте ги с меките съвети (като да бягате) и ще потушите стреса си.

Кога се появи стрес и какво можете да направите по въпроса

Като ръководител на проекти най-вероятно сте изпитвали стрес поради няколко причини – нека това е уникалността на текущия проект, негативната атмосфера в компанията или влошената ситуация в личния живот на членовете на екипа. Нека да разгледаме повтарящите се ситуации, когато стресът се намесва в управлението на проекти. Отново, вместо да „убиваме стреса“, ние искаме да ви покажем как да се справите с него.

„Стресът при управлението на проекта не е
унищожимо - управляемо е."

1. Бюджети, финанси

Винаги има известно ниво на стрес, когато искате повече пари за вашия проект. Ето защо, за да защитите идеите си за бюджет пред заинтересованите страни, използвайте правилна структура на разбивка на разходите. Той ще ви предостави преглед на всички разходи по проекта (включително работите, извършени от подизпълнители). Неговата визуалност и възможност за персонализиране ще работят и във ваша полза – те правят данните лесни за разбиране. Така, когато застанете пред клиента си и представите исканията си за увеличаване на бюджета, не е нужно да гадаете, а да извеждате възможно най-точни оценки.

За да го направите още по-ефективен, комбинирайте CBS с следете остро финансите си използвайки Easy Project Alerts. Задайте какво и кога искате да бъдете уведомени и получете предупреждение, когато лимитът наближава.

2. Отговорност хаос

Ръководителите на проекти често се чувстват в дискомфорт, когато започнат да получават полузавършени задачи от членовете на екипа, неправилно обработени задачи и твърде много въпроси, които забавят напредъка на работата. Тези видове проблеми обикновено възникват, когато членовете на екипа не виждат и не разбират своята част от работата в по-голямата – картина на проекта.

При редовните ви срещи с екипа, представя текущото състояние на проекта чрез диаграмата на Гант. По този начин можете лесно да обясните 1) защо нещата се случват така, както се случват, 2) как работата на членовете на екипа се влияе взаимно и 3) какво и защо трябва да се направи първо. Когато целият ви екип е на път, цялата работна атмосфера се подобрява и вашата несигурност относно резултатите изчезва.

3. Лошо вземане на решения

Грешен избор е нормално, правенето на поредица от грешни избори в рамките на един проект е знак за проблем с вземането на решения. Въпреки че решенията по своята същност са противоречиви, това е добро набор от гъвкави инструменти за управление на проекти ви позволява да накарате тези да бъдат базирани и подкрепени от бронирани факти. По този начин значително елиминирате риска от конфликти, свързани с решения във вашия екип.

4. Свързани с ресурси конфликти с други проекти

За съжаление, да си ръководител на проекти често върви ръка за ръка с посочването, когато става въпрос за „източника на всяко зло“. Вашата работа е именно да организирайте всички така че работите да се развиват в посока на желания резултат. Това понякога включва създаване на a конфликт на ниво множество проекти – особено ако членовете на вашия екип работят по други проекти в рамките на компанията (което изобщо не е рядкост). За да видите текущата ситуация на всички фирмени проекти в екипите – и реалистичния капацитет на членовете на екипа – използвайте Глобал Гант функция.

5. Неподходящ софтуер за управление на проекти

Стотици достъпни инструменти за управление на проекти и все пак управлението на проекти не става автоматично с тях. Защо така? Въпреки качеството, може да изберете грешен инструмент или софтуер – той не отговаря на вашия бизнес, работен процес, стил на работа или атмосфера на целия екип.

Така например, ако сте малка фирма с няколко проекта, които се изпълняват едновременно (напр. „Нов уебсайт“, „Шаблон за бизнес предложение“, „Кампания за наемане в социалните медии“), вместо да управлявате хората си чрез инструмент за чат (!) или имейли, помислете за използването споделени канбан дъски където можете директно да добавяте и възлагате задачи.

Ако сте ръководител на проекти с няколко проекта под контрол – или ръководител на екип от мениджъри на проекти в средна или голяма компания, използвайте Характеристики на портфолиото на проекта. Те ще ви помогнат да планирате централно проекти и да видите техните парични потоци плюс текущото спрямо планираното изпълнение благодарение на популярната функция Global Gantt.

Въпреки че има много страхотни PM функции, не правете грешката да вземете всяка една от тях от различен доставчик/софтуер/инструмент. Ако искаш geАко сте сериозни по отношение на управлението на проекти, изберете инструмент "всичко в едно". което ще ви позволи ефективно да правите всичко от едно място – финанси, съставна структура на работата, планиранеи много други неизбежни работни места.

И накрая, ако има нещо, което със сигурност повишава нивото на стрес на PM, тогава това е инструмент, който замръзва, когато трябва да работи. С най-новото, 11+ версия на Easy Project, можете да разчитате на бърз и ясен софтуер, работещ на Rails 6 и Ruby 3.0. Тъй като софтуерът PM не трябва да бъде нищо по-малко от вашият партньор, на който можете да разчитате. Толкова просто.

„Искате ли да победите стреса? Комбинирайте психологически
тактики за намаляване на стреса с интелигентни функции на PM.“

6. Да бъдеш закован на офис стола

Натискът да бъдете мениджър на проекти често е тежък и може да го почувствате още повече, когато има други проекти в личния ви живот, които да управлявате. С правилното PM приложение поне не е нужно да бъдете приковани към офис стола. Всичко, което ви позволява да бъдете „географски гъвкави“, като същевременно придвижвате проекта си напред, е безценно. Следователно, вземете софтуер, който идва заедно с a практично, лесно за използване и удобно приложение за управление на проекти.

Заключение

Опитът да се борите или да игнорирате стреса, който ви носи работата, няма да ви направи доволни. Трябва да се научите как да го управлявате. За да направите това, можете да опитате няколко дейности за намаляване на стреса на лично ниво, но не забравяйте да ги комбинирате с прилагането на правилните PM функции в ежедневния си работен живот. Добрият софтуер за PM ще позволи на вас – и на вашия екип – да виждате и организирате нещата по-ясно. Прегледът, който получавате, ще бъде идеално начало за по-малко стресови дни в управлението на вашите проекти.