Най-често срещаните грешки при стартиране на нов проект

Защо ръководителите на проекти и екипите подценяват началната фаза на проекта?

Не че ръководителите на проекти са мързеливи или непоследователни. (Да, това също може да се случи, но ние вярваме вие се стремите да станете ТОП играч.) Работата е там, че повечето ръководители изпитват ситуация „скачане от един проект на друг“. Ако не сте имали време да затворите „умствената врата“ зад проекта, който току-що изпълнихте, ДОКАТО вече сте под натиска да започнете нов, най-вероятно ще се провалите – или поне ще направите грешки и лоши решения. Следователно, преди да започнете да изпълнявате новия си голям проект, поискайте допълнително време, за да се подготвите и след това продължете стъпка по стъпка според нашите съвети.

„По-добре отделете ден-два допълнително, за да започнете
нов проект – за да можете да прегърнете
както практически, така и психически."

Преди началото

Има известна работа, която трябва да се свърши, преди да съобщите нов проект на екипа си. На първо място, започнете от да разговаряте с вашия клиент и заинтересовани страни относно изброените по-долу теми. Създайте нова мисловна карта да запишете цялата информация, бележки и идеи в логическа структура, така че да ги имате на едно място, което е от съществено значение за по-късната им оценка.

• Какво ще стане, ако този проект никога не се случи?
  
  Разбира се, бихте могли да го попитате по-учтиво: „Каква е целта на проекта?“ Но имате нужда от повече – да накарате клиента си да мисли по-дълбоко за истинското въздействие и целта на проекта. Ето защо, „Как този проект помага да направите стратегията си успешна?“ е много по-добър въпрос. Ще се изненадате колко често въпроси като тези променят самия бриф в крайна сметка!

• Истинска история: Компания за млечни продукти се свърза с рекламна агенция, за да излезе с нова рекламна кампания за увеличаване на продажбите. След поредица от по-задълбочени въпроси от агенцията и няколко разисквания, целият подход към искането се промени. Проблемът не беше в липсата на реклама, а просто в прекалено големи чаши за кисело мляко – просто беше твърде много храна за децата, така че те никога не изпиха цялото кисело мляко, което след това разстрои родителите, защото трябваше да изхвърлят остатъците. Следователно първото нещо, което трябваше да се направи, беше да се смени опаковката на продуктите от сегашния размер на по-малък. След като клиентът се съгласи с тази промяна, дойде време да се създаде рекламна кампания, съобщаваща по-практичния размер на продукта.

• Колко пари имаме за проекта?
  
  Отново не става въпрос само за самата сума. Опитайте се да разберете дали има допълнителни ресурси (в случай, че излезете със специално решение) или бюджетът е фиксиран. Не се страхувайте да говорите и по темите като падеж на фактурите, начин на плащане, дялове от допълнителни продажби и т.н. Ще оцените отговорите, след като заинтересованите страни ви попитат за Структура на разбивката на разходите и паричен поток от вашия нов проект.

• Кога трябва да бъде предоставен проектът?
  
  Опитайте се да накарате клиента си да бъде възможно най-точен. „През октомври“ не е отговор. Тъй като най-вероятно има няколко проекта, които се изпълняват във вашата компания (и някои от членовете на екипа може да работят по повече от тях), ще трябва да коригирате времето не само спрямо желанието на вашия клиент, но и към текущото портфолио от проекти на вашата компания.

• Определете начина на комуникация
  
  Спестете си много стрес и както от ваша страна, така и от страна на вашия клиент, определете лицата или екипите, които ще общуват заедно за напредъка на проекта. По този начин получавате събрана и структурирана обратна връзка, вместо да получавате тонове хаотични имейли от различни хора. Съгласете се да използвате възможно най-малко канали за комуникация. Когато избирате своя софтуер за управление на проекти, уверете се, че той също има a гладко работещо приложение с интелигентни известия по имейл.
  
  TIP: За много проекти (особено дигиталните и тези за разработка на софтуер) е така препоръчително да работите пъргаво. В такъв случай се възползвайте от едното Спорна топка or Kanban дъска. Можете също да го представите на клиента си и да обясните принципа на спринтовете.

Резултат? След тази предварителна сесия, готови сте да дефинирате своя железен триъгълник състояща се от бюджет, обхват и времеви ограничения. Страхотно, нали?

„Започвайте нов проект два пъти: на PM-to-client
ниво и след това с вашия екип.“

Как да започнете проекта с вашия екип

Сега, когато знаете отговорите от вашия клиент, можете да започнете работа по проекта. Успокой се, организирайте се, и включете екипа си.

1. Изградете своя екип
   
   За да изградите Dream team за вашия проект, първо трябва проверете капацитета на вашите ресурси. Получете текущ преглед на просрочените задачи и проблемите с разпределението на часовете. Вземете предвид ваканциите на членовете на екипа и действителното им натоварване. Ако има конкретна роля, която трябва да се поеме, не се колебайте да наемете професионалист извън компанията.
   
   Резултат: Екип с пълно покритие въз основа на времето + капацитета на натоварване, записани във вашия PM инструмент.
   
   
   
2. Настройте началната среща
   
   Поканете всички, които ще работят по проекта. Представете фактите, които сте научили от клиента си, и дайте възможност на членовете на вашия екип да задават въпроси. Не се разочаровайте, ако не можете да отговорите на някои от тях въпреки усилията си преди началото. Напротив, радвайте се да научите за дупката, преди да попаднете в нея!
   
   TIP: В зависимост от проекта и отношенията ви с клиента, можете също да обмислите да поканите своя клиент на началната среща.
   
   Резултат: Разговаряйте с клиента или продължете към структурата на разбивката на работата.
   
   
   
3. Вземете общ преглед на всички идеи
   
   Ако четете редовно нашите блогове, сигурно сте забелязали, че ние често насочваме вниманието на нашите читатели към мислене, Използвай Mind Mapping инструмент, за да се възползвате от това, че целият екип е в една стая – или в едно обаждане. Запишете всичко, което е възможно за изпълнение на целия проект. По този начин създавате списък с всички идеи и по-късно можете да ги приоритизирате и да прехвърлите някои от тях в задачите.
   
   Резултат: Визуален списък с всички възможни задачи, създаден от всички членове на екипа, работещи по проекта.
   
   
   
4. Организирайте задачите в диаграмата на Гант
   
   След като разберете какви задачи трябва да бъдат изпълнени, можете да ги организирате във времевия период. Най-лесният начин да направите това е с помощта на плъзгане и пускане Easy Gantt. Добавете основни етапи, подзадачи и връзки между задачите. След като е готов, можете да го споделите с екипа си, за да могат всички членове да видят как зависи и е свързана работата им.
   
   Резултат: Визуална организация на задачите във времевата рамка.

„Ако имате повтарящ се тип проект,
спестете малко време с помощта на шаблон на проект"

Заключение

Стартирането на проекта определя целия му напредък и крайната реализация. За да избегнете най-често срещаните грешки в началото на нов проект, използвайте набор от инструменти които ви помагат да се присъедините към екипа си по-добре. Но най-вече отделете време с клиента и съберете задълбочена и подробна информация за целта на проекта и очакванията от него.