Какви са грешките, които трябва да избягвате при планирането на бюджета на проекта

- бюджет на проекта организира всички оценки на разходите в категории и по-нататък в един документ, който се доказва изключително полезен на множество етапи от проекта.

Бюджетът на проекта е един от най-важните елементи на всеки бюджет и с право. Само този документ се използва като основа за множество решения и може да играе важна роля при определянето на успеха на даден проект. Той също така служи като a механизъм за управление, който се използва за измерване на напредъка и разходите спрямо, на редовни интервали, за анализ на изпълнението на проекта.

Използва се бюджет на проекта множество източници на информация включително структура на разбивка на работата, историческа информация, първоначален бюджет, необходими ресурси, приблизителна продължителност на дейността и очаквани отклонения.

Как да подготвим успешен бюджет на проекта?

Като се има предвид колко важна е ролята на бюджета на проекта, важно е бюджетът на вашия проект да е реалистичен и възможно най-близо до реалността. Има много начини да се уверите, че сте подготвили успешен бюджет на проекта.

1. Определете подходяща техника

Преди да започнете с подготовката, трябва да определите подходяща техника за бюджета на вашия проект. В зависимост от вашия анализ на вида, характера и целите на вашия проект, можете да изберете оценка на аналози, оценка отгоре надолу и/или параметрична оценка.

Докато една от тези техники може да работи по-добре за определен проект, същата техника може да не е подходяща за друг проект, който е различен по естество. Следователно техниката, която избирате за бюджета на вашия проект трябва да съответства добре на вашия проект.

2. Разработване и дефиниране на KPI

Бюджетът на проекта е толкова добър, колкото и неговият Ключови показатели за ефективност (КПИ). Добре дефинираните KPI ще ви улеснят да наблюдавате и измервате елементите на бюджета на вашия проект. Можете да потърсите мнение от експерти във вашия проект и да разработите съответните KPI.

3. Използвайте исторически данни и прецеденти

Започването с използване и използване на предварително направеното бюджетиране и анализ би било чудесна идея. Не само можете да потърсите вдъхновение от техниките, анализите и информацията, използвани в предишни данни, можете също така да научите какво да не правите и какви грешки да избягвате за бюджета на проекта, върху който работите.

4. Без резервни подробности

За да направите бюджета по-реалистичен и точен, включването на всички съответни подробности и данни е ключът. Трябва да се опитате да се уверите, че не сте пренебрегнали потенциални разходи и сте включили дори най-малките разходи, защото те може да се окажат достатъчно значителни, за да повлияят на целия бюджет в бъдеще.

Обикновено, включването на повече данни / информация във вашия бюджет го прави по-точен. Като се има предвид това, също така е от решаващо значение да не се увличате и да включвате всяка без значение информация, само заради нея. Поради ресурсни и времеви ограничения, трябва да имате силна преценка, за да решите какво да включите и какво да не.

5. Преглед и повторно посещение

Колкото и точен да е бюджетът на вашия проект, това все още е само прогноза, която има тенденция да се отклонява. Дори ако се опитате да отчетете всички потенциални фактори, бюджетът на проекта ви може да се сблъска с някои неизбежни и неочаквани фактори, които могат да повлияят на бюджета на вашия проект в значителна степен. Следователно честото преразглеждане и преразглеждане на бюджета ви е важно и ако установите несъответствие, то трябва да бъде докладвано на съответната заинтересована страна, за да започне процесът на помирение.

Грешки, които трябва да се избягват при планирането на бюджета на проекта

Ето нещата, които трябва да избягвате, докато планирате и изготвяне на бюджет на проекта, за да бъде реалистичен, точен и в крайна сметка успешен.

1. Силно разчитане на предишни данни

Въпреки че използването на предишни данни се счита за добра практика, има тънка граница между използването им и изцяло в зависимост от тях. Разчитайки предимно на предишни данни и не включващи дисперсии, времева стойност и подходящи множители би довело до лоша оценка и неточен бюджет на проекта в крайна сметка.

2. Неопределяне на обхвата правилно

Обхватът на даден проект трябва да бъде ясно дефиниран предварително, иначе може да създаде проблеми за бюджета ви в по-късните етапи на проекта, където коригиращите действия биха имали много залози, свързани с него. Непълната дефиниция на обхвата може да доведе до оценки на разходите да бъде пропуснат от бюджета на проекта, което би породило сериозни съмнения относно достоверността и точността на проекта.

3. Подценяване на разходите

Въпреки че да бъдеш оптимист е хубаво нещо, това може да те подтикне да подцениш разходите и да представиш нереалистични оценки. По време на подготовката на a бюджет на проекта, може да откриете, че искате да подцените разходите само за да направите прогнозите по-ниски и да помогнете на бюджета на вашия проект да се придържа към определени лимити.

Въпреки че може да ви се размине в краткосрочен план, това определено ще ви преследва отново, защото ако бюджетните ви прогнози са подценени и неточни, ще откриете, че се борите да получите одобрение на допълнителни средства в по-късните етапи на проекта, за да запълните празнините, които не сте успели да отчетете първоначално.

4. Надценяване на наличността

Друго нещо, което може да ви пропусне, докато планирате бюджет на проекта, е, че ще трябва да отчетете липсата на членове на екипа, работещи по проекта. В идеалния случай бихте искали да прецените, че целият екип ще бъде на разположение на 100 процента от необходимото време и ще направете бюджетната оценка съответно.

Докато 100% наличност звучи привлекателно, на практика не е възможно в действителност и трябва да вземете предвид както очакваната, така и неочакваната липса на членове на екипа и да включите този фактор в бюджета на проекта си.

5. Забравянето да се вземат предвид данъците

Въпреки че може да изглежда като малък проблем, в крайна сметка може да е причината за това значително превишаване на разходите. Трябва да се уверите, че всички ваши прогнози и котировки са включени в тях данъци, за да подготвите по-точен бюджет.