Защо да превърнете разпределението на ресурсите в решаваща част от управлението на вашия проект

Какво е разпределение на ресурсите и как го правите?

Мислете за разпределението на ресурсите като процес на възлагане на правилните задачи на правилните ресурси. Всичко това за повишаване на ефективността (както свързана с времето, така и свързана с финансите) на работата по вашия проект. Ако не е направено правилно, може да изпитате неочаквани бъдещи проблеми, забавящи вашия проект.

След като имате достатъчно прилична информация за обхвата на предстоящия си проект, можете да влезете в Фаза на планиране на ресурси. Затова първият ни съвет е: ако вече използвате софтуер за управление на проекти, проверете отново дали разполага с ресурси за планиране. Ако не, една от опциите е да закупите допълнителен инструмент само за планиране на ресурси. Това обаче препоръчваме само в случай, че вашият екип се състои от двама до трима души.

За средни и по-големи екипи, най-лесното и ясно нещо, което можете да направите е да получите универсален инструмент за разпределяне и планиране на ресурси и впоследствие управление на вашите проекти.

„Доброто разпределение на ресурсите води до работа на правилните хора
на правилните задачи с ефективно планирано време –
както от финансова, така и от гледна точка на обхвата на работата.“

Разпределяне на ресурсите преди и по време на работата по проекта

Можете да разпределите ресурси за вашия проект само когато знаете от какво се състои проектът и когато имате ясен преглед на капацитета на вашите ресурси. По този начин има няколко действия, които да предприемете, преди да започнете с разпределението:

1. Разделете проекта си на по-малки, изпълними задачи. С други думи, създайте структура за разбивка на работата (WBS), за да видите приблизителния брой отделни задачи и връзката между тях.
2. Проверете наличността на вашите ресурси за да видите дали оценката на времето на вашия клиент е реалистична.
3. Ако споделяте ресурсите си в няколко проекта (членовете на вашия екип също са част от други екипи във вашата компания), използвайте Глобал Гант за да получите голямата картина. В крайна сметка обсъдете капацитета с други ръководители на проекти.

След като тези три стъпки бъдат направени, можете да разпределите ресурсите си и да им възложите задачи. След стартирането на проекта е неизбежно да следете ефективността на ресурсите си и реагирайте на това. За ежедневните задачи – и за неочакваните ситуации, които ще възникнат при управлението на вашия проект – ще трябва да следвате други два, по-подробни принципа:

4. Проверете състоянието и достъпност от ресурсите в решаващите фази на проекта – важни срещи, важни етапи или дати на стартиране. Особено когато има ситуация „запалване“. За това винаги можете да работите с актуалното състояние на вашите ресурси в Функция на таблото за посещаемост.
5. Изпреварвайте непредвидимото. Да се поддържайте контрол върху капацитета на вашите ресурси намлява им планове, трябва да можете да виждате и одобрявате свободните им дни (офис, отпуск по болест, ваканция, домашен офис и др.).

Специфични функции и най-добри практики, които да ви помогнат при разпределянето на вашите ресурси

Генерален план за управление на ресурсите

Тук можете да видите всички потребители и използването на тяхното време през следващите дни, седмици или месеци. Цветовете показват работното натоварване на потребителя – налично, оптимално използване или претоварване на работата. Директно в рамките на Инструмент за генерален план за управление на ресурсите, можете напр. удължете времето за определена задача или дори я възложете отново на някой друг. Следователно, когато планирате бъдещ проект, лесно ще избегнете претоварването на вашите ресурси.

„Разпределението на ресурсите съкращава общото
проблеми – недостатъчно или прекомерно използване на вашите
отборни играчи – до минимум.”

Resource Dashboard

При планирането на ресурси е важно да се избягвайте несъответствия в разпределението. Resource Dashboard решава това предизвикателство чрез диаграмите с визуализирано използване на времето на работниците, така че можете да видите натовареността на хората в цялата организация. Освен това ви показва преглед на типове задачи с най-много разпределени часове и общи часове.

В заключение

Получаването на правилните ресурси за извършване на правилната част от работата по проекта става предизвикателство – особено с множество екипи в организацията, споделящи членовете на екипа. Тъй като има необходимите стъпки за управление на проекта, които трябва да бъдат предприети преди самото разпределение, най-добре е да получите всички съвременни инструменти за управление на ресурсите в рамките на един PM софтуер. По този начин ще избегнете възможни грешки и повтарящи се действия.