Защо ръководителите на проекти трябва да бъдат лидери в комуникацията

Предизвикателство №1 – Комуникационно лидерство

Като ръководител на проекти, вие трябва да поемете ролята на а комуникационен лидер. Причина: вие сте единственият човек, който поддържа връзка с всички в екипа – което означава, най-вероятно има „несъществуващи канали за комуникация“ между някои членове на екипа (напр. студио за печатница—копирайтър | UX/UI дизайнер—доставчик на хардуер | интериорен дизайнер—доставчик на AC).

Има популярен 7Cs дефиниция за комуникация което казва, че комуникацията трябва да бъде ясна, кратка, конкретна, правилна, последователна, пълна и учтива. Ще намалите вероятността от неправилна комуникация, като следвате тези 7C във вашите резултати, но в същото време, не трябва да очаквате и други членове на екипа да следват тези принципи.

Като комуникационен лидер, не се хващайте в капан, като станете „ръководител на отдел за жалби“. Нашият добър съвет е: ако има нещо неясно между членовете на екипа, решете го бързо, като организирате обща среща или онлайн разговор. Понякога е по-добре да оставите хора от различни речни брегове да създадат моста, отколкото сами да станете моста.

„Ако сте между спор между двама субекта във вашия екип,
организирайте обща среща/обаждане, за да го разрешите възможно най-бързо.“

Предизвикателство №2 – Средства и организиране на комуникация (особено за 3+ екипи)

В нашата статия за настройка на правилата за домашния офис, ние предложихме 6 средства за комуникация, които правят управлението на проекти гладко и хората в екипа щастливи и ефективни – обаждане, планирано онлайн обаждане, чат, групов чат, споделен календар и инструмент за управление на проекти. Оттогава не се е променило много (освен че сега имаме страхотна интуиция Мобилно приложение Easy Project) и тези правила са валидни за вътрешнофирмено сътрудничество на пълен работен ден, дистанционно или комбинирано сътрудничество между членовете на екипа. Но все пак бъдете внимателни – от решаващо значение е да настроите правилата в кой случай да използвате кой от тези канали.

Предизвикателство №3 – Комуникацията като мотивация за стимулиране на напредъка на проекта

Използването на меки умения не означава само да кажете на хората, че са свършили добра работа (въпреки че това също е важно). Нека да копаем по-дълбоко:

1. Информирайте вашия екип. Представете си това като ежедневник, който държи всички в екипа в течение. Намерете своето време (и подходящ канал за комуникация за такова обобщение, напр. имейл или групов чат), за да уведомите хората си какво е било постигнато през деня. Това е бърз и интелигентен начин как да запазите оптимистичната инерция и да оставите хората да почувстват, че проектът върви напред. Мотивацията/смешен/сериозен тон на гласа (и илюстрациите) зависи от вас.

„След всеки спринт показвайте на хората какво сте завършили
– поддържайте инерцията, като държите всички на пистата.“

2. Дайте възможност на хората да говорят. Един от най-лесните, но често забравяни трикове за включване на хората в дискусия е да ги попитате за мнението им за това, което са чули току-що. Насочете въпроса си към конкретен човек, за да избегнете тихите моменти, когато всичко изглежда перфектно и по-късно пощенската ви кутия се пълни с нежелани бележки. Много проблеми могат да бъдат решени и избегнати чрез бърза дискусия лице в лице (или онлайн) между членовете на екипа.

3. Покажете на екипа си какво се случва. Числата и данните също говорят. Нещо повече, това е език, в който едва ли може да се съмнява. От време на време канете своя екип и/или заинтересовани страни и клиенти за малка презентация. Вземете кафе и закуски и им покажете своя свят – на напредъка на проекта във визуални и цветни графики и статистики. Помага им да видят проекта от друга гледна точка, а също и на вас, тъй като хората ще имат по-лесно да си представят каква всъщност е вашата работа (не всеки знае, повярвайте ни!).

Предизвикателство №4 – Общо подобряване на комуникацията в гъвкавите екипи

Има много общо с първото и второто предизвикателство; дай му правила. Хората просто трябва да бъдат напътствани, дори когато става въпрос за комуникация. Съзнателно или подсъзнателно те разчитат на вашето лидерство и вие трябва да го въоръжите с правила, комуникационни канали и, да, меки умения също. Също, нека функциите на PM говорят сами за себе си – споделете диаграмата на Гант на проекта с вашия екип, както и с WBS от първата мозъчна атака или начална среща.

Заключение

Има няколко съвета и трика за добра комуникация като цяло, но ръководителите на проекти просто не трябва да очакват всички членове на екипа им да ги следват. Ето защо от вас зависи да въвеждате и поддържате добрите комуникационни маниери и да ги поддържате от технологии – особено от солиден, модерен и визуален PM софтуер с функции за по-добра комуникация. Помолете и дайте възможност на другите да говорят. Още по време на първата мозъчна атака, обясняват на всеки, че неговото мнение има значение. Всеки знае, че колкото по-добра е комуникацията, толкова по-добра е работата.