Работа интелигентно: Как да намерим правилния баланс между краткосрочните търсения и дългосрочните проекти

Кажете, вие ръководите собствен бизнес и клиентите ви идват при вас, но също така искате да проучите неизползваните възможности. Или може би вашата компания иска да намали оперативните разходи в отговор на Covid-19, без да отлага проекти, които потенциално могат да доведат до дългосрочен растеж. Как така управлявайте задачите трябва да се справите в момента с решаващите цели, които трябва да постигнете в бъдеще?

Е, повечето платноходки идват с резервен дизелов двигател, за да продължат да ги правят по време на ужас. По подобен начин трябва да разработите вашите методи за оцеляване на нуждите на шведска маса и поддържане на всичко, което се движи в правилната посока.

За щастие съществуват ефективни подходи за постигане на този баланс. Стъпките по-долу могат да бъдат особено полезни за управление на краткосрочните желания и нужди, без да изпускате от поглед дългосрочната си визия.

 

1. Вържете краткосрочната към дългосрочната

Разбира се, най-важните въпроси, които трябва да си зададете, когато обмисляте дали да изпълните ново краткосрочно търсене, са свързани с това как тя се свързва с вашата визия и стратегия. Търсенето ли ви насочва към предвиденото ви бъдеще? Има ли аспекти на това търсене, които застрашават способността ви да постигнете визията си? Можете ли да използвате някои от елементите на този краткосрочен проект в бъдеще?

Задавайки тези въпроси, някои мисли ще ви дадат възможност да разберете дали краткосрочната задача е проект „едно и готово“ или дали може да служи като шаблон за инициализиране на нов проект в бъдеще. По-често, отколкото не, краткосрочните изисквания, които си струва да се предприемат, могат да бъдат привлечени в нещо по-голямо в бъдеще.

Разбира се, еднократно изпълнените задачи не винаги са лоши. Например, ако възникващото търсене представлява технически риск, който не можете да игнорирате, трябва да сте готови и желаещи преместете ресурсите си за да го настанят.

Когато го направите обаче, трябва да подходите към проблема точно както към проекта за непрекъснато подобрение. Ти трябва да изграждане на структуриран план около него и да разберем и измерим нейните ефекти. Инструмент за управление на проекти като Лесен проект може да осигури ценна помощ в оценка и планиране на проекти и при изчисляване на критичния път.

 

2. Обосновете краткосрочните изисквания с данни

След като отскочите краткосрочните си изисквания спрямо дългосрочната си визия, започнете да разглеждате реалността на работата пред вас. Вижте, че това, което обмисляте, има смисъл както от обективни, така и от субективни данни.

На този етап е важно да се отделят възникващите емоционални изисквания от рационалните потребности, които се прилагат към по-широката аудитория. Проучванията показват това твърде много краткосрочни искания се съсредоточават върху емоционалните реакции, Ако сте ИТ поддръжка, която работи отдалечено, например клиент може да се свърже с вас, за да се оплаче от системна недостатъчност. Това оплакване може да ви накара бързо да преминете към режим на реакция, без да обмислите влиянието на проблема върху вашите дългосрочни проекти.

За да работите ефективно, трябва да съберете достатъчно данни за краткосрочната работа, която ви се хвърля. По този начин можете точно да позиционирате значението му и да го планирате съответно.

 

3. Проследявайте усърдно както краткосрочните, така и дългосрочните проекти

Краткосрочните изисквания може да са бързи задачи, но тъй като те се появяват непрекъснато, те могат бързо да заемат цялото ви изоставане в работата. От решаващо значение е да следите отблизо изоставанията си, за да сте сигурни, че вашите краткосрочни, средносрочни и дългосрочни задачи остават в правилната посока.

Десния управление на проекти решение може да ви помогне да проследявате ефективно тези проекти и да маркирате техните изисквания, така че да можете да изграждате табла, Гант, и доклади около тях. Наличието на тази видимост ви позволява да поддържате баланса ефективно. Можете да избегнете жертвите на краткосрочните изисквания в името на дългогодишна перспектива или да застрашите това бъдеще, като се опитате да се впишете в твърде много краткосрочни задачи в текущия си график.

Ако сте част от екип, таблата за управление и отчетите могат да ви помогнат да поддържате членовете актуализирани с точна информация. Така че, вместо да прекарвате време в повиквания на Zoom, за да обсъждате мнения, можете да говорите от гледна точка на анализи като разходи, възвръщаемост и бъдещи въздействия.

 

Балансът е вътре във вас

Винаги, когато се борите с конкурентни краткосрочни и дългосрочни приоритети, поемете дълбоко въздух и се обърнете към горните стъпки. Разберете как краткосрочното търсене може да повлияе на по-голямата картина и използвайте данни за оценка на работата. Ако правилното решение е да поемете търсенето, използвайте ефективно решение за управление на проекти за да проследите напредъка си и да коригирате плана си, когато идва нова информация.

Ако вземете този структуриран подход, не само ще успеете да установите баланс между краткосрочните и дългосрочните изисквания, но и ще можете да изградите процес, който работи за настоящи и бъдещи проекти. Следователно можете да преминете от реагиране и „пожарогасене“ към вземане на решения, които няма да ви отклонят от вашата визия.