Петте най-често срещани грешки в управлението на риска

Съдържание

Защо да управляваме риска
1. Трансформиране на риска във възможност
2. Изясняване на управлението на риска
3. Подценяване на вероятността за риск
4. Фокусиране само върху смекчаването
5. Неуправляване на риска предварително и непрекъснато без план
Easy Project помага да се избегнат скъпи грешки при управлението на риска

Защо да управляваме риска

Броят и сложността на рисковете нарастват. Фактори като бързи технологични промени, повишена взаимосвързаност и кризи като пандемията и продължаващата война в Украйна правят рисковете все по-трудни за прогнозиране и управление. Ръководителите на проекти са изправени пред по-голяма вероятност от грешки и провали, отколкото преди.

Ученето от грешките на другите е безценно за подобряване на уменията за управление на риска. Ето пет често срещани грешки в управление на риска трябва да избягвате, когато управлявате проект.

1. Трансформиране на риска във възможност

Мениджърите на проекти са хора и като мнозина са склонни да гледат на рисковете като на негативни. Но дори и най-квалифицираните мениджъри понякога пренебрегват потенциала за възможности, произтичащи от рискови ситуации.

Успешните ръководители на проекти отиват отвъд простото смекчаване на рисковете. Те внимателно оценяват всеки риск, за да разберат как той може да бъде трансформиран във възможност. Например, ако значителен риск застрашава текущ проект, това може да е шанс той да бъде деприоритизиран и преразпределете ресурси към по-жизнеспособен проект, потенциално водещ до по-голям успех.

2. Изясняване на управлението на риска

В управлението на риска основна стъпка е идентифицирането на рисковете, които биха могли да повлияят на даден проект, но екипите често ги замъгляват линии между причини, събития и въздействия, губейки фокус върху действителните рискови събития. Например, рискова причина може да бъде разработчик, затрупан от множество проекти, което потенциално води до рисково събитие, при което разработчикът не може да се погрижи адекватно за вашия проект. Въздействието на това събитие може да бъде, че проектът се проваля поради липса на подходящо внимание. От решаващо значение е да дефинирате ясно тези елементи, за да ги управлявате ефективно.

От друга страна, много отбори стават прекалено зависими от контролни списъци, особено в среди, където проектите се повтарят и рисковете изглеждат последователни, като ИТ екип, специализиран в миграцията на данни. Докато риск списък може ефективно да рационализира процеса на идентификация, има опасност да станете самодоволни. Екипите могат да приемат, че единствените възможни рискове са вече изброените, пренебрегвайки да вземат предвид други потенциални рискове. Въпреки че започването с контролен списък е полезно, важно е да останете бдителни и отворени за идентифициране на допълнителни рискове, които могат да възникнат.

Мониторинг и контрол на риска

3. Подценяване на вероятността за риск

След идентифициране на всички потенциални рискове в даден проект, следващата стъпка включва категоризирането им според вероятността за възникване. Рисковете с висока вероятност трябва да бъдат разгледани преди изпълнението на проекта. Някои ръководители на проекти обаче могат умишлено да сведат до минимум тези рискове избягвайте проверка и да запазят репутацията си.

Проблемът с подценяването на тези вероятности е ясен. Ако рисковете не са точно оценени, вашият екип може да не успее да приложи необходимите предпазни мерки, което потенциално да доведе до провал на проекта.

4. Фокусиране само върху смекчаването

Въпреки че много проектни екипи се фокусират предимно върху смекчаването, когато се обръщат към отговора на риска, важно е да запомните, че смекчаването е само една от няколкото стратегии и се използва особено за управление на заплахи. За ефективно справяне с рисковете е от съществено значение цялостна стратегия за реагиране, която включва смекчаване, избягване, прехвърляне и приемане.

Смекчаването има за цел да намали вероятността или въздействието от неблагоприятни рискови събития. За някои рискове, стратегия за избягване може да бъде по-подходящо, като напълно елиминира риска чрез справяне с неговите първопричини. Алтернативно, прехвърлянето на риска включва прехвърляне на риска към трета страна. И ако тези стратегии не са осъществими, може да се наложи приемането на риска и изготвянето на план за действие при извънредни ситуации. Единственото съсредоточаване върху смекчаването може да ви накара да пренебрегнете най-подходящия отговор за конкретен риск.

Рискова матрица

5. Неуправляване на риска предварително и непрекъснато без план

Някои ръководители на проекти се борят с делегирането, като често поемат отговорности, които трябва да бъдат възложени на членовете на екипа, което е от решаващо значение за ефективното управление на риска. Възлагането на собственост върху всеки риск на подходящи членове на екипа въз основа на техните умения, а не централизиране на отговорността, е жизненоважно. След това всеки собственик на риск е длъжен да изпълни плана за реакция, непрекъснато да наблюдава риска и да предоставя редовни актуализации на състоянието. Този подход не само насърчава отчетността, но и повишава ефективността на плана за реагиране.

За съжаление много ръководители на проекти третират управлението на риска като еднократна задача по време на фазата на планиране, като просто попълват регистъра на риска и след това го пренебрегват. За разлика от това, управлението на риска трябва да бъде a непрекъснат процес, интегриран във всяка среща на проекта, където собствениците на риска докладват за своите действия и адресират всички нови потенциални рискове или задействания, като гарантират, че управлението на риска продължава през целия жизнен цикъл на проекта.

Easy Project помага да се избегнат грешки при управлението на риска

За да ви дадем сложната картина, споменаваме и други проблеми, свързани с управлението на риска, включително неспазване на стратегията за риск с бизнес целите, пренебрегване на човешкия фактор, пренебрегване на възникващи и взаимосвързани рискове, разчитане на остарели или неточни данни и неспособност да се поучат от грешки . Ефективното решение за управление на риска изисква съгласуване на стратегиите за риск с бизнес целите, отчитане на човешките елементи, осведомяване за новите рискове, осигуряване на точност на данните и непрекъснато учене от минали грешки, за да се усъвършенстват практиките за управление на риска.

Всеки успешен проект разчита до голяма степен на стабилна стратегия за управление на риска, но е изненадващо лесно да се правят грешки в тази област. За щастие, с Easy Project не сте сами. 

Нашият модул за управление на риска е проектиран така, че да се адаптира идеално към вашите специфични нужди на проекта. Той предлага регистри на риска, изчерпателни прегледи, подробни отчети, както качествени, така и количествени анализи и персонализирани индикатори. С тези инструменти на ваше разположение можете ефективно да идентифицирате, анализирате и управлявате рисковете, за да гарантирате успеха на вашия проект.

Регистрирайте се за Easy Project, предоставящ инструмент софтуер за управление на риска по проекта което дава на вашия проект шанс за успех.