База знания - документационна система

Как да използвате базата знания

Базата знания е комплексно решение за включване на управлението на знанията във вашия лесен проект. Базата знания ви позволява да улавяте знания от задачи и проекти, да ги категоризирате и съхранявате, споделяте между потребителите и да ги използвате в бъдещи проекти. Това допълнително ви помага създавайте проектна документация много лесно.

 

Съдържание

Преглед

Как да (де) активирате приставката

Роли и разрешения

Как да използвате приставката на глобално ниво

Как да използвате приставката на ниво проект

Синхронизирайте базата от знания с други системи

 

Преглед

Вярвате ли, че управлението на знанията е от съществено значение за здравословния бизнес в днешно време? Ние го правим и по този начин създадохме приставка за база знания за потребителите на Easy Project. Това е лесен начин за събиране, управление и споделяне на знания в рамките на компанията. Помага както за екстернализация на знанията, така и за интернализация. Откровено казано - разпространявайте знания от работещите в сферата на знанията и ги предоставяйте на работници, които трябва да ги научат. Създавате публикации за знания при актуализиране на задача - всяка отделна актуализация или цяла задача може да бъде запазена като публикация на знанието или директно в базата знания.

Постовете на знанието са категоризирани, маркирани с метаданни и могат да имат взаимни отношения. Всеки потребител има папка за лични знания. Можете да препоръчате знанието на други потребители, да ги изпращате по електронната поща и дори да изисквате публикация на знанието, за да бъде прочетена. Много е полезно за създаване на проектна документация - всяка валидна информация за проекта, която преминава през задача, може да бъде запазена за бъдеща употреба - по този начин информацията става знание. Подходящ е за разглеждане на нови служители, наръчници за конкретен софтуер, шаблони за комуникация с клиенти или работни процеси или проектна документация.

Ключови характеристики

  • Лесно създаване на мнения знания от задачи - улавяне на знания
  • Категории на знанието + лични / проектни категории - за споделяне на знания
  • Прикачване на знания по проекти / задачи
  • Препоръка на знания на потребителите
  • Бърз достъп до база от знания от десния панел услуга
  • Цялостно търсене в база знания

 

Как да (де) активирате приставката

На ниво проект, плъгинът може да бъде активиран или деактивиран в Настройка на проекта: Модули: База знания. След като поставите отметка в квадратчето, щракнете върху зеления бутон „Запазване“ по-долу, за да покажете раздела База знания в менюто на проекта в горната част.

 

Роли и разрешения

In Още: Администрация: Роли и разрешения: База знания можете да решите кои потребителски роли имат разрешенията, както следва.

 

Как да използвате приставката на глобално ниво

Постовете на знанието могат основно да бъдат създадени като категоризирани или добавени в категория, която може да бъде създадена на глобално или проектно ниво. Една публикация може да бъде част от никоя, една или повече категории наведнъж, независимо от тяхното ниво (глобално, проектно).

Глобалното ниво означава, че всички публикувани там знания се добавят автоматично в глобалната база данни, което ги прави лесно достъпни за всички потребители на Easy Project, независимо от членството им и ролите им в проекта. За да използвате базата от знания на глобално ниво, отидете в менюто „Още“ (горния десен ъгъл) и кликнете върху База знания икона.

Сега сте на напълно персонализираща се страница, която може да се коригира по ваш вкус, след като кликнете върху „Персонализирайте тази страница"бутон надолу. Можете да избирате от различни модули, които да добавяте, като филтрирани списъци със знания, най-използваните маркери в постовете на знанието, 10 последните публикации и т.н. Между другото, последните два модула се добавят към страницата по подразбиране ,

Филтрираният списък на публикациите може да изглежда така. По подразбиране той се състои от името на публикацията, категорията на знанията и маркерите. Допълнителни колони могат да се добавят в опциите Списък при редактиране на модула. Списъкът може да бъде премахнат или редактиран, като кликнете върху иконите за боклук и молив в горния десен ъгъл. Опциите в менюто на страничната лента ви позволяват да създадете нова публикация, да създадете нова глобална или лична категория, да видите всички публикации в Easy Project, без значение от тяхната категория, да управлявате категории, да показвате любими публикации и лични категории. Личните категории са видими само за вас, обаче, отделните публикации на знания в категорията нямат такъв ограничен достъп.

Нека видим как изглежда публикация на знанието. Всяка публикация се създава и редактира с помощта на стандартен WYSIWYG / HTML редактор. За да редактирате съществуващия или да създадете нов, просто щракнете върху конкретните бутони в менюто на страничната лента. Когато се отвори определена публикация, менюто на страничната лента включва някои специфични опции като добавяне към любими, добавяне към глобалната база данни, лична база данни или база данни на проекти, препоръчване на потребители или групи потребители, както и присвояване на задача или премахване ( Изтрий). Освен това можете да добавяте или премахвате маркери на публикацията, за да можете по-късно да намерите конкретни публикации по техните маркери. В долния десен ъгъл е списъкът на категориите, в които е добавена публикацията. Можете да промените категорията по всяко време, когато публикацията се редактира.

Всяка публикация на знанието съдържа допълнителна информация в дъното:

  • Коментари - Възможен коментар за публикация.
  • История - Всички промени в публикацията, включително Diff резюме на това, което се е променило и кой потребител е направил последната промяна, както и възможността да се върне към предишна версия. Авторът на текущата версия е показан като единствен, като изобщо не показва други възможни автори.
  • Читателите - Раздел, където можете да видите всички препоръчани потребители и дали те са прочели публикацията.

 

Как да използвате приставката на ниво проект

Нивото на проекта означава, че всички публикувани там знания се добавят автоматично в базата данни за проекти, свързани с конкретния проект. Само членовете на проекта могат да разглеждат базата данни на проекта. Въпреки че, нечленуващи, които имат разрешение за преглед на базата от знания, също могат да отворят конкретна публикация на проекта, ако:

  • отворете глобалния списък на всички постове на знанието (без значение от тяхната категория)
  • имат директна URL връзка към публикацията
  • претърсете публикацията, като въведете името й в полето за търсене, което можете да намерите под иконата на крушка в сервизния панел (вдясно вдясно)

За да използвате базата от знания на ниво проект, отидете на избрания проект с активиран модул и щракнете върху раздела Основа на знанието в горното меню, Тук трябва да видите проектната база данни, състояща се от категории знания за проекти и публикации. Опциите в менюто на страничната лента ви позволяват да създавате нова категория на проекта или нова публикация, да управлявате категории проекти или да виждате всички публикации в Easy Project, независимо от тяхната категория.

 

Синхронизирайте базата от знания с други системи

Примери за използване:

  • обществена база от знания в мрежата
  • уеб базирана система за билети - предложение за решение
  • представяне на знания от клиентите - самоподдръжка на базата на форум
  • REST API за база знания

Опитайте Easy Project в 30-дневна безплатна пробна версия

Пълнофункционален, SSL защитен, ежедневни архиви, във вашия Geo