Управлявате ли нов проект? Отговорете на тези 11 въпроса, преди да започне

1. Каква е целта на проекта?

Този въпрос има повече интерпретации, първата интерпретация е чисто практическа. Какъв трябва да бъде крайният резултат от проекта? В по-голямата част от случаите има не само един резултат, а цял брой резултати, разпределени на няколко фази. Като отговор на първия въпрос е достатъчен прост списък на резултатите. И резултатите, които се очаква да бъдат доставени, служат като Чеклист през целия проект.

2. Каква е истинската цел на проекта?

Втората интерпретация е малко по-сложна, но и по-важна. Целта на проекта не е самият резултат, а въздействието, което резултатът трябва да има. Проектирате нов уебсайт? Какво клиентът очаква от уебсайта? Как ще измерите успеха? Каква визия трябва да следвате? Намерете отговори на тези въпроси с вашия екип, и го запазете в паметта през целия проект.

3. Каква НЕ е целта на проекта?

Толкова важно, колкото настройката целите на проекта, също е изясняване на това, което НЯМА да бъде целта на проекта. След изясняване на резултатите, препоръчително е да помислите за всеки сегмент от проекта поотделно и да извършите кръстосана проверка с контрагента, който е отговорен за доставката на всеки сегмент от проекта. По същия начин е препоръчително да обсъдите с клиента очакванията си относно въздействието на проекта и да се опитате да премахнете нереалистичните очаквания. Това е най-добрият начин как да избегнете евентуални разногласия и непланирана допълнителна работа.

4. Колко време имаме?

Вашият проект вероятно ще има краен срок, определен предварително. И дори ако със сигурност сте изпълнили редица проекти, при които крайните срокове са били многократно отлагани, все пак трябва да приемате крайните срокове сериозно. Крайните срокове са ключът към разбирането на времевата линия на проекта и оттам на работната рамка на проекта. Определянето на добре обмислен краен срок ще ви помогне да изберете подходяща стратегия за управление на проекта. Въпреки че някои срокове са доста гъвкави, необходимо е да се определят поне вътрешни крайни срокове, в идеалния случай да се включват под-стъпки, което ви позволява да следите напредъка с вашия екип.

5. Кой е истинският клиент?

Тези от вас, които преди това са предоставили проект на по-голяма компания, със сигурност са изпитали ситуация, в която хора, за които никога не сте чували преди, започват да коментират аспектите и формата на резултатите по време на последната фаза на проекта. Това със сигурност не е грешно, най-вече е въпрос на вътрешна политика и за по-големите компании това е просто обичайна процедура. В оптимален случай обаче искате да избегнете ситуации, в които някой иска големи промени седмица преди края на проекта. Уточнете с контрагента в самото начало на проекта кой трябва да бъде включен в процес на вземане на решения и се опитайте да ограничите броя на участниците.

6. Кой е вашето лице за контакт?

Освен други, е необходимо да се уточни с контрагента кой е офицерът за връзка. Най-вероятно това ще е човекът, с когото сте в непрекъсната комуникация по проекта. Важно е обаче да проверите дали в случай на спешни и ad hoc решения това лице е отговорно за тях. И когато изяснявате тези точки, също трябва да поясните кои форма на комуникация (имейл, WhatsApp, обаждания), който този човек предпочита.

7. Кой работи по проекта?

Това трябва да е в идеалния случай ясно. Ако вече сте запознати с управлението на проекти, можете лесно да решите този въпрос сами. Може да е по-сложно, ако се присъединявате към вече започнат проект с екип, който не познавате. Но дори и тук можете лесно да настигнете останалите. На какво трябва да се съсредоточите преди всичко? Трябва да се съсредоточите върху определянето на всеки човек, независимо дали има необходимите умения, опит и достатъчно време. Впоследствие направете разпределете допълнителни ресурси и подкрепа, ако смятате, че не се отделя достатъчно умения / опит / време.

8. Коя е публиката?

Когато управляваме проект, лесно може да се случи, че сме склонни да задоволяваме желанията на клиента или друг контрагент на всяка цена. Но техните желания невинаги отговарят на нуждите на целевата аудитория и изпълнението на тези нужди няма да доведе до постигане на целите на проекта, както беше зададено във въпросния номер 2. Ето защо, когато изпълнявате проект, не забравяйте, вие или вашият екип, целевата аудитория. И дори да ви се струва понякога да се борите с вятърни мелници, задайте на клиента си същия въпрос.

9. Какво ни трябва?

Вие и вашият екип разполагате ли с всички необходими инструменти? Дори този фактор трябва да се обмисли и при необходимост да се осигури необходимата технология. Всичко започва с правилният софтуер за управление на проекти до съоръжението за бета тестване. Имате ли всичко налично или ще ви трябва нещо за покупка за този повод?

10. Някой да е правил това преди?

Тук говорим както в по-тесен, така и в по-широк смисъл. Дали вашият проект е нещо, което компанията е направила преди? Конкурентните организации имат ли нещо подобно на вашия продукт/проект? Има ли такова нещо на друг пазар? Или на друг континент? Търсете вдъхновение, шаблони и мостри, където можете. Ако искате да правите иновации, това е невероятно, но няма нужда да преоткривате мотора.

11. Какво е по нашия начин?

Проблемът с препятствията е, че най-вече е невъзможно да се предвидят. Но преди да влезете в следващия проект, опитайте го поне като мислено упражнение. Мисля за минали проекти и помислете какво може да се обърка този път и какво може да ни накара да загубим пътя към успешното завършване. И помислете кой ще бъде отговорен за решаването на подобни проблеми и как трябва да се справя с тях.

В крайна сметка последната препоръка, тези въпроси за 11 трябва да бъдат зададени в началото на проекта. Тъй като различните аспекти на проекта могат да бъдат внезапно променени, се препоръчва да формулирайте въпроси многократно и ги актуализирайте ако ситуацията поиска.