Управлявате ли нов проект? Отговорете на тези въпроси на 11 преди неговото начало

Дата:8 / 5 / 2019
Дължина:6 минути
автор:Адам Романак
Сподели:

Ако искате да избегнете по-късни усложнения и да доведете проекта към успешен край, такава гледна точка разработване на проекти е от решаващо значение, заедно с ефективно ръководство. Така че, нека започнем да отговаряме.

1. Каква е целта на проекта?

Този въпрос има повече интерпретации, първата интерпретация е чисто практическа. Какъв трябва да бъде крайният резултат от проекта? В по-голямата част от случаите има не само един резултат, а цял брой резултати, разпределени на няколко фази. Като отговор на първия въпрос е достатъчен прост списък на резултатите. И резултатите, които се очаква да бъдат доставени, служат като Чеклист през целия проект.

2. Каква е истинската цел на проекта?

Втората интерпретация е малко по-сложна, но и по-важна. Целта на проекта не е самият резултат, а въздействието, което резултатът трябва да има. Проектирате нов уебсайт? Какво клиентът очаква от уебсайта? Как ще измерите успеха? Каква визия трябва да следвате? Намерете отговори на тези въпроси с вашия екип , и го запазете в паметта през целия проект.

3. Каква НЕ е целта на проекта?

Толкова важно, колкото настройката целите на проекта, също е изясняване на това, което НЯМА да бъде целта на проекта. След изясняване на резултатите, препоръчително е да помислите за всеки сегмент от проекта поотделно и да извършите кръстосана проверка с контрагента, който е отговорен за доставката на всеки сегмент от проекта. По същия начин е препоръчително да обсъдите с клиента очакванията си относно въздействието на проекта и да се опитате да премахнете нереалистичните очаквания. Това е най-добрият начин как да избегнете евентуални разногласия и непланирана допълнителна работа.

4. Колко време имаме?

Вероятно вашият проект има предварително определен срок. И дори ако със сигурност сте изпълнили редица проекти, при които сроковете са многократно отлагани, все пак трябва да вземете крайните срокове на сериозно. Крайните срокове са ключът към разбирането на срока на проекта и следователно работната рамка на проекта. Поставянето на добре обмислен срок ще ви помогне да изберете подходяща стратегия за управление на проекта. Въпреки че някои срокове са доста гъвкави, необходимо е да се определят поне вътрешни крайни срокове, в идеалния случай да се включват под-стъпки, което ви позволява да следите напредъка с вашия екип.

5. Кой е истинският клиент?

Тези от вас, които преди са доставили проект на по-голяма компания, със сигурност са изпитали ситуация, в която хора, за които никога не сте чували, преди да започнат да коментират аспектите и формата на резултатите по време на последната фаза на проекта. Това със сигурност не е грешно, най-вече става въпрос за вътрешна политика и за по-големите компании, това е просто обща процедура. В оптимален случай обаче искате да избегнете ситуации, при които някой иска големи промени седмица преди края на проекта. Пояснете с контрагента в самото начало на проекта, който трябва да бъде включен в процес на вземане на решения и се опитайте да ограничите броя на участниците.

6. Кой е вашето лице за контакт?

Освен други, е необходимо да се уточни с контрагента кой е офицерът за връзка. Най-вероятно това ще е човекът, с когото сте в непрекъсната комуникация по проекта. Важно е обаче да проверите дали в случай на спешни и ad hoc решения това лице е отговорно за тях. И когато изяснявате тези точки, също трябва да поясните кои форма на комуникация (имейл, WhatsApp, обаждания), който този човек предпочита.

7. Кой работи по проекта?

Това трябва да е идеално ясно. Ако вече сте запознати с управлението на проекти, можете лесно да решите този въпрос сами. Може да е по-сложно, ако се присъедините към вече стартиран проект с екип, който не познавате. Но дори и тук лесно можете да наваксате останалите. На какво трябва да се съсредоточите преди всичко? Трябва да се съсредоточите върху определянето на всеки човек, независимо дали той има необходимите умения, опит и достатъчно време. Впоследствие направете разпределете допълнителни ресурси  и подкрепа, ако смятате, че не се отделя достатъчно умения / опит / време.

8. Коя е публиката?

Когато управляваме проект, лесно може да се случи, че сме склонни да задоволяваме желанията на клиента или друг контрагент на всяка цена. Но техните желания невинаги отговарят на нуждите на целевата аудитория и изпълнението на тези нужди няма да доведе до постигане на целите на проекта, както беше зададено във въпросния номер 2. Ето защо, когато изпълнявате проект, не забравяйте, вие или вашият екип, целевата аудитория. И дори да ви се струва понякога да се борите с вятърни мелници, задайте на клиента си същия въпрос.

9. Какво ни трябва?

Имате ли вие и вашият екип всички необходими инструменти? Дори този фактор трябва да бъде обмислен и ако е необходимо, трябва да се осигури необходимата технология. Всичко, започващо с подходящ софтуер за управление на проекти  до съоръжението за бета тестване. Имате ли всичко налично или ще ви трябва нещо за покупка за този повод?

10. Някой да е правил това преди?

Тук говорим както в по-тесен, така и в по-широк смисъл. Вашият проект води ли до нещо, което компанията направи преди? Има ли конкуриращите се организации нещо подобно на вашия продукт / проект? Има ли такова нещо на друг пазар? Или на друг континент? Потърсете вдъхновение, шаблони и образци, където можете. Ако искате да иновавате, това е невероятно, но няма нужда да преоткривате мотора .

11. Какво е по нашия начин?

Проблемът с препятствията е, че най-вече е невъзможно да се предвидят. Но преди да влезете в следващия проект, опитайте го поне като мислено упражнение. Мисля за минали проекти и помислете какво може да се обърка този път и какво може да ни изгуби пътя към успешното завършване. И помислете кой ще бъде отговорен за решаването на подобни проблеми и как трябва да се справи с тях.

В крайна сметка последната препоръка, тези въпроси за 11 трябва да бъдат зададени в началото на проекта. Тъй като различните аспекти на проекта могат да бъдат внезапно променени, се препоръчва да формулирайте въпроси многократно и ги актуализирайте ако ситуацията поиска.

Опитайте Easy Project в 30-дневна безплатна пробна версия

Пълнофункционален, SSL защитен, ежедневни архиви, във вашия Geo