Как да поддържате дисциплината на вашия екип от дома: истинска история, споделена от нашия старши мениджър на проекти

Как да подобрите дисциплината на вашите колеги по времето на „Covid home office“? Тук съм споделил 4 правила и инструменти, които ми помогнаха да върна всички в релси. Готов?

1. Настройте правилата за комуникация - използвайте известия + споделени календари

Комуникацията е бърза в офиса. Питате - получавате отговора. Или няма кой да отговори? Връщате се на работа и питате по-късно.

Е, домашният офис е съвсем различна история.

Бях свързан с два инструмента за чат (да, И Facebook) плюс фирмения софтуер, плюс мобилния ми телефон. Бомбардиран от въпроси, коментари и гласове в различни етапи на отчаянието, не ми помогна да се държа хладнокръвно.

Нито моите проекти са доставени навреме - отговарянето на всякакви заявки по множество канали не означава липса на време за някаква смислена задълбочена работа. И там вашият проект засяда и пътят към ада започва.

Самите инструменти не са проблем. Липсваше заповедта да се използват. И така измислих тези прости правила:

• Спешно ли е? Обади се.
• Става ли въпрос за незавършено производство? Лесен проект (или вашия инструмент за PM)
• Това "къде е?" / 'Как да?' / 'Кога ще?' въпрос? Групов чат.
• Нещо за оценка / презентация? Планирано видеообаждане.
• Лични неща един на един? Чат. (Тъй като всеки старши премиер в определен момент от кариерата му също става психолог.)
• Въпрос относно наличността на ресурси? Споделен календар. Запишете кога трябва да посетите Вашия лекар, да посрещнете водопроводчик или просто да не ви безпокоят в никакъв случай. Повярвайте ми, това ще ви помогне много, както при планиране, така и при ad hoc ситуации.

Направихме „важна стълба“ и обърнахме работния си процес от малко хаотично до почти гладко. Тази идея всъщност има много неща за вършене с просто уважение - времето на всички в екипа е ценно, така че нека не безпокоим, а да си сътрудничим. Всички знаем онези моменти „Имайте ли минута“, които водят до 1.5 часа от дневния ви график (и биха могли лесно да бъдат решени от Google).

Най-хубавото нещо от всичко това? Оттам насетне, когато телефонът ми звънна, знаех, че това е или нещо сериозно, или доставка на пица.

"Използвайте логически известия, свържете всички с WBS и приспособете графика на срещата към реалността на домашния офис."

2. Поддържайте всички членове на екипа синхронизирани и ангажирани

Аз съм „човек на мисловната карта“. Обичам мисловните карти, защото те ми помагат да виждам идеите си структурирани една до друга. След като подготвя мисловна карта, се захващам за работа. Едно нещо, което научих за мисловните карти по време на Ковид? Сподели го. И още по-добре - използвайте го като фон за вашите видео срещи!

Преди създавах Структура на WBS за моя проект и след това го запазете за себе си. Вече не! Да, все още аз създавам основната версия на WBS, но след това идва онлайн среща на екип, където заедно добавяме / премахваме частите на проекта.

Как помага на дисциплината на отбора? Всички участват от самото начало, всеки се чувства по-скоро собственик и най-важното е, че всеки член на екипа вижда какво предстои на екипа - как неговите или нейните доставки влияят върху общия работен процес.

3. Съобразете времето за срещи с реалността + две правила за всички срещи

Преди имахме срещи в понеделник, насрочени за 9.30 ч. Какво обикновено се случва:

• Поне един член на екипа липсваше или дойде значително късно
• Поне един член на екипа е имал „проблем с интернет връзката“?
• Срещата винаги беше по-кратка от планираната поради други насрочени разговори

Резултат? Изгубена сутрин | Отнемащи време индивидуални последващи действия | Хаос

Моето решение? Просто отмених срещите в понеделник и ги насрочих Срещи в понеделник следобед. Защо? Хората просто не бяха готови и тъй като останаха вкъщи, им трябваше повече време, за да се организират индивидуално. Веднага щом преминахме към следобед, всички бяха навреме, готови и, като по чудо, с неговата / нейната интернет връзка работеща.

Две правила за всички срещи? Първо, да бъде кратък и да включва всички участници - така ВАШИТЕ срещи ще бъдат любими на всички, плюс ще имат смисъл. (Имате ли и онези колеги, които просто седят там тихо в продължение на 30 минути и след срещата започват да ви бомбардират с въпроси?).

Второ, обобщете резултата. Не знам колко добър е вашият инструмент за PM, но Easy Project превръща всичко, което измислим по време на мозъчна атака, в задачи. Като: WBS или идеи на Гант> задачи в контролния списък на PM, така че не е нужно да го правя ръчно. О, да, и всичко се случва на живо.

Бонус едно: Не забравяйте за „Добрата работа!“ Момент

Когато попитах екипа си какво ще им липсва най-много в домашен офис, отговорът им ме изненада малко (макар че предполагам, че не би трябвало). Обратна връзка, биха казали. Каква добра точка! Да одобриш нещо просто не е същото като похвала.

Или, както каза моят графичен дизайнер: „Почувствах се като машина - просто доставях и чаках„ кръст “или„ отметка “. Без накланяне по рамото или дори насърчаване да се справям по-добре. " Вие сте ръководител на проекти, така че знаете колко мощна е обратната връзка с оръжията. От моя опит в днешно време е по-важно от всякога.