Десет заповеди на ненатоварен екип

Фактът, че прекомерното натоварване е нарастващ проблем, се потвърждава от проучване на Deloitte в САЩ, в което 64% ​​от мениджърите се оплакват, че екипите им са претоварени с работа. Какви могат да бъдат последствията от подобна ситуация?

• Намалено качество на резултатите от работата
• Екипът не спазва крайните срокове
• Намалена мотивация и проактивност
• Неудобна атмосфера на работа
• Повишено текучество на служители

Десетте заповеди на мениджъра

Как можете да помогнете на екипа си да не се чувства претоварен? Просто се придържайте към „Десетте заповеди за ненатоварен екип“ и вашият екип ще работи спокойно.

1/ Бъдете прозрачни

В много компании откриваме „непризнати проекти“, които отнемат капацитет. Това могат да бъдат лични задачи, минали нерешени проекти или просто специални задачи, от които човек иска бързо да се отърве. Важно е всички да знаят за тях – особено тези, които правят планирането.

Това може да бъде PMO, мениджър на портфолио, главен изпълнителен директор или мениджър на ресурси. Винаги признавайте всички проекти в компанията. Това, което може да ви помогне да направите това, е например Гъвкаво управление на ресурсите което ви дава преглед в реално време на всички проекти. Всички проекти са просто подредени в този инструмент и другите могат лесно да ги видят.

2/ Използвайте инструмент за проектно задание

Използвайте инструмент, който ви показва кои екипи вече са претоварени и къде капацитетът става свободен. Идеалният инструмент за възлагане на проекти е интуитивен – не добавя работа и ви позволява да виждате състоянието на всеки проект по всяко време. Тези, които трябва да видят детайлите на задачите, могат да разгледат отделни проекти.

3/ Подобрете уменията на вашия екип

Често ли има задачи, с които само един конкретен служител може да се справи? Но какво ще стане, ако той или тя е зает с друга задача? Помислете дали не е време да обучите още един служител, за да не се трупат проекти върху един човек и да го претоварват. Това, което може да помогне, е, че в раздела „Управление на умения“ на Гъвкаво управление на ресурсите винаги можете да видите текущото натоварване на членовете на вашия екип.

4/ Не се страхувайте да кажете „не“.

Инструментът за възлагане на проекти показва ли ви конфликти или претоварване на екипа? Не се опитвайте да вкарате друг проект в претъпканата работна седмица, необходимо е да преместите работата в други седмици. Това ще подобри не само качеството на проектите, но и настроението в офиса. Комуникацията, накратко, е от съществено значение във всяка работна среда, което ни води до следващата точка.

5/ Не подценявайте комуникацията

Често поемаме повече проекти, отколкото трябва. Това се дължи на лоша комуникация. От решаващо значение е да слушате членовете на екипа, за да можете да зададете реалистични крайни срокове, да прецените колко работа може да бъде извършена и да предоставите точна информация на всички страни. The Инструмент за гъвкаво управление на ресурси ще ви помогне с видимостта и комуникацията между екипите относно състоянието на капацитета.

Гъвкаво управление на ресурсите

6/ Не си поставяйте нереалистични срокове

Овладяването на предизвикателен график започва с реалистичен краен срок. Винаги разчитайте на неочаквани закъснения, обратна връзка и не забравяйте за „буферното време“ – време за неочаквани събития. Твърде малкото време за изпълнение на дадена задача също намалява креативността на служителите.

7/ Поставете приоритети

Лесно е да се изгубите в приоритетите по време на проекта. Имайте своя списък с приоритети под ръка по всяко време и не забравяйте да се обръщате към него редовно. Освен това в Easy Project винаги имате всичките си приоритети под ръка благодарение на личните табла за управление.

8/ Не забравяйте да хвалите

Мотивацията и доверието могат да направят чудеса. Нека служителите знаят, че оценявате работата им.

Покажете им доверие, например като им позволите сами да планират работата си. Това води екипите до индивидуална отчетност.

9/ Разделете големите задачи на малки

Винаги разделяйте проектите на подзадачи, например като използвате WBS инструмент. Това прави проекта да изглежда по-управляем и помага на служителите да го завършат по-бързо, тъй като ги мотивира да виждат напредъка.

10/ Съсредоточете се върху почивката

И само вашите собствени, но и на вашите екипи. Избягвайте ненужното служебно общуване след работно време и ако някой планира да отиде на почивка, това не трябва да означава, че трябва да работи повече, преди да напусне. Ако е възможно, насърчавайте гъвкавостта и работата от вкъщи.

Резюме: Сбогом претоварен екип

Да балансирате добре нещата и да се научите как да не претоварвате екипа си може да бъде малко трудно. Но ако следвате „десетте заповеди на мениджъра“ и не забравяте да се консултирате с екипа си редовно, вие сте на път да постигнете идеална организация на работа. Открийте новия Easy Project 12, който съдържа правилните инструменти трябва да направите точно това.