Казус от практиката - Лесен проект: Централизирана система за управление на проекти на правителството на Казахстан

Общ преглед на клиента 

Казахстан е 9-та по големина държава в света, разположен в Централна Азия и разделен на 17 региона и 3 града със специален статут. Управлението на толкова голяма и разнообразна страна като Казахстан изисква изключително сложна координация между различни нива на управление и клонове на властта.  

Уникалността на казахстанския опит се крие в разработването на концепцията за национална система за управление на проекти през 2011 г. Концепцията имаше за цел широка интеграция на управлението на проекти в системата за управление на проекти чрез разработването на три ключови компонента: 

1. Обучение на държавни служители и развитие на техните компетенции в управлението на проекти; 
2. Формиране на необходимата правна рамка за институционализиране на управлението на проекти на законодателно ниво; 
3. Централизирана информационна система за управление на проекти. 

Пред какви предизвикателства е изправено правителството на Казахстан?

Правителството на Казахстан, давайки приоритет на икономическия растеж и модернизацията, координира различни проекти в сектори като инфраструктура, здравеопазване, образование и др. Огромната територия, разнообразното население и икономическите предизвикателства добавят още повече сложност към управлението и администрацията. 

За рационализиране на управлението и изпълнението на проекти централизирана система за управление на различни платформи стана наложителна. Предизвикателствата включваха навигиране в сложни правителствени структури, премахване на практиките за отчитане на резерви и насърчаване на сплотено сътрудничество на всички нива. За постигане на стратегическите цели на социално-икономическото развитие на Казахстан, необходимостта от централизирана и междуплатформена система за управление на проекти разгърнати в цялата страна станаха незаменими за осигуряване на ефективно управление и успешно изпълнение на проекти както на национално, така и на местно ниво. 

Сложността на разработването и внедряването на такава система за управление на проекти за правителството на Казахстан включва няколко аспекта: 

1. Една сложна йерархична система на държавна администрация изисква разглеждане на всички структури и включване на сложна матрица от взаимодействия. 
2. Продължаващата практика за генериране на множество видове отчети води до дублиране на отчети и негативни реакции сред държавните органи поради липсата на ясни инструкции за управление на всички проекти директно в една система. 

Как Казахстан избра своя софтуер за управление на проекти? 

Изборът на идеалния софтуер за управление на проекти за изпълнение в цялата страна е критично решение, което изисква най-внимателно обмисляне. За да се рационализират работните потоци и да се насърчи сътрудничеството между правителствените нива, беше извършена щателна оценка на скалируемостта, разходите, персонализирането, интеграцията и удобството за потребителя. Този строг процес гарантира, че избраното решение се съгласува безпроблемно с управленската структура на страната и нуждите от управление на проекти.

Техническата спецификация включва широк набор от изисквания, като възможността за:

• Формирайте междуфункционални проектни екипи, за да интегрирате проектните дейности вертикално и хоризонтално между участниците.
• Управлявайте държавни програми, стратегии за териториално развитие и документи в рамките на системата за държавно планиране.
• Улесняване на сътрудничеството между многобройни участници за управление на обширни портфейли от програми и проекти, като се вземат предвид индустриалните и регионалните специфики.
• Събирайте, обработвайте, съхранявайте и визуализирайте данни за планирани и действителни KPI за специфични за индустрията и регионални програми за развитие, като отчитате приноса на всеки проект.
• Придвижвайте се безпроблемно от индикатори на ниво държава до конкретен напредък на проекта без излишно отчитане или бюрокрация.
• Мониторинг на разходите, особено разпределенията от държавния бюджет, за изпълнение на проекти.

Освен това локализацията на системата беше решаващ фактор за правителството на Казахстан, осигурявайки способността за пълно приемане на централизираната система за управление на проекти както на национално, така и на местно ниво. 

Изисквания:

• Управление на задачи + график
• Лесен за използване интерфейс
• WBS, Gantt, табла за управление и KPI
• Мобилно приложение
• Облак и отворен код

Какви решения бяха разгледани? 

В този момент "Yevniy Consulting Group" проведе сравнителен многофакторен анализ на няколко десетки различни информационни системи за управление на проекти въз основа на различни критерии (цена на абонамент, удобен за потребителя интерфейс, бърза адаптивност, мащабируемост и персонализиране за нуждите на Казахстан правителство и др.).

Въз основа на резултатите от големия и задълбочен анализ, който включва всяка съответна система за управление на проекти на пазара, решението преобладаващо предпочита Easy Project като най-подходящото решение за правителството на Казахстан.  

Комитетът за вземане на решения заключи, че освен Easy Project, на пазара няма други продукти за управление на проекти, които могат да бъдат ефективно мащабирани за управление на мега-портфолиото на цяла държава, като същевременно предлагат почти неограничено персонализиране, локална поддръжка и локализиране на системата за Казахстан едновременно. 

Основни характеристики на Easy Project 

Easy Project предоставя ключови функции, жизненоважни за правителството на Казахстан:

• Формиране и взаимодействие с многофункционални проектни екипи чрез единната матрица за партньорство по проекта.
• Цялостен подход към използването на човешките ресурси за съвместно управление на портфолио от програми и проекти в държавния сектор на всички етапи от жизнения цикъл.
• Адаптиране и интегриране на управленски технологии, инструменти и най-добри практики в Управление на промените, Управление на проекти, Agile, SCRUM, Kanban и информационно-аналитични системи за управление на проекти.
• Създаване на единна екосистема и адаптиране на съвременни стандарти, методологии и добри практики на дейностите по проекта за намаляване на документооборота и бюрокрацията. Това се постига чрез директна съвместна дейност на многофункционални проектни екипи, навременен обмен на информация и ускорено вземане на решения.

Висока адаптивност на Easy Project 

Easy Project беше персонализиран, за да отговори на разнообразните изисквания на правителството на Казахстан, позволявайки управлението на обширни програми и портфейли от проекти. Това персонализиране насърчи сътрудничеството между заинтересованите страни, участващи във всички аспекти на внедряването, като се вземат предвид индустриалните и регионалните нужди.

Освен това системата позволи на държавни лидери, длъжностни лица, юридически лица и компании инвеститори да навигират без усилие от стратегически индикатори до индивидуални специфики на проекти в рамките на местоположения само с няколко кликвания. Тази възможност е улеснена проследяване на проекти в реално време, повишаване на ефективността и прозрачността между нивата на управление.

Дълбока интеграция на Easy Project с Microsoft Power BI

Интегрирането на Easy Project с аналитичната платформа Microsoft Power BI позволи на потребителите не само да управляват своите проекти съвместно, но и да проследяват в реално време напредъка на множество ключови показатели за ефективност и индикатори за своите програми. 

Интеграцията с Microsoft Power BI позволява формирането на интерактивни отчети за проекти/програми и портфолиа в автоматизиран режим. Той също така позволява създаването на интерактивни онлайн табла за управление на програми и портфолиа с цялата необходима информация за оперативно вземане на решения. 

• Вграден алгоритъм за изчисляване на ефективността, оценка на риска и идентифициране на конкретни проекти, засягащи тези показатели. 
• Многостепенна каскадна визуализация на постигането на планираните целеви индикатори в контекста на компоненти (програми, проекти, региони, отрасли и др.). 
• Класиране на структурни звена въз основа на представянето на KPI. 
• Геоинформационен анализ на постигане на целеви показатели и изпълнение на проекти по региони и области. 
• Възлагане на персонална отговорност на изпълнителите чрез прецизна декомпозиция на индикатори и зависими проекти. 
• Автоматични актуализации на данните, елиминиращи необходимостта от ръчно разработване на презентации и актуализации. 

Фази на изпълнение:

Внедряването на Easy Project в правителството на Казахстан беше щателно планирано и изпълнено, за да се осигури безпроблемна интеграция и ефективно използване на ниво в цялата страна. Внедряването на Easy Project започна с внедряването на пилотна платформа за управление на проекти и програми в един от 20 региона на Казахстан. Впоследствие достъпът до пилотната платформа беше разширен до централните секторни министерства, включително министерствата на туризма, здравеопазването и образованието, което позволява съвместно управление на проекти. 

С течение на времето пилотната платформа Easy Project беше увеличена до споделен екземпляр за всички държавни агенции, съчетана с дълбока интеграция с Microsoft Power BI за подобрен бизнес анализ. За да се гарантира правилното функциониране на системата и да се осигури поддръжка на потребителите, цялостна тристепенна техническа поддръжка система беше създадена. 

1. Анализ и спецификация на изискванията

На първото ниво на техническа поддръжка специалистите подпомагаха крайните потребители - служители на държавни агенции и участници в проекта - при разрешаването на оперативни проблеми, свързани с използването на платформата. 

2. Изграждане на тестова среда

Второто ниво на техническа поддръжка включваше специалисти, осигуряващи методическа и функционална поддръжка, включително системна конфигурация, интеграция с други информационни системи и сътрудничество с първа и трета линия на поддръжка. 

3. Изграждане на производствена среда

Третото ниво на техническа поддръжка се състоеше от специалисти, отговарящи за изходния код на системата и инфраструктурната поддръжка, осигуряващи стабилността на компонентите на сървърния софтуер, сигурността на мрежовата инфраструктура и мониторинга на системата. 

Тази многостепенна система за техническа поддръжка допринесе за непрекъснатата работа на системата и гарантира удовлетвореността на потребителите с Easy Project. 

Освен това, за да се улесни приемането на потребителите и да се осигурят образователни ресурси, беше създадена база от знания, включваща кратки видеоклипове с инструкции и образователно съдържание в по-дълъг формат.  

Внедряването на Easy Redmine донесе:

От днес всички държавни агенции на Казахстан, 9-ата по големина страна в света, използват Easy Project като своя централизирана система за управление на проекти да управлява проекти и екипи ефективно и стратегически в цялата страна. Този забележителен успех в управлението на проекти не остана незабелязан. В 2023, Iмеждународна асоциация за управление на проекти (IPMA) награди Казахстан със златото на Световния форум на специалистите по управление на проекти в Испания. 

Възможностите и инструментите на Easy Project са позволили организиран работен процес в цялата страна, в който всички отговорни и участващи страни като централни правителствени агенции, местни изпълнителни власти, строителни компании, технически инженери, експерти по надзора и много други си сътрудничат в реално време. Вече всеки от тях може да задава и следи задачите без бюрокрация, да генерира отчети и своевременно да адресира възникнали проблеми директно в рамките на единната информационна система. 

- ново интерактивно онлайн табло за управление позволява на заинтересованите страни безпроблемно да навигират от индикатори на национално ниво (правителствено ниво), за да наблюдават визуално и да имат достъп до задачи и да документират архиви на конкретни обекти (училища) с по-малко от 3 кликвания. 

Мониторингът в реално време на всички KPI е наличен във формат план/факт. Прилагането на онлайн отчитане чрез интерактивни табла значително намали традиционните хартиени отчети, справки и презентации.