Стандартизирано управление на проекти в сектор IT консултантски казус

Индустрия:

Consulting

Дата на въвеждане:

2019/2020

Seidor Consulting е мултинационална технологична консултантска компания, която предоставя широк спектър от услуги, включително разработване и поддръжка на приложения, инфраструктури и ИТ аутсорсинг.

Seidor работи в 38 държави, като има 81 офиса в Европа, LATAM, САЩ, Близкия изток, Африка и Азия. С повече от 5400 професионалисти и повече от 8500 клиенти, в шестата компания за ИТ услуги в Испания* и първата с 6% испански частен капитал. (*Източник: Класиране на Empresas сектор TIC, ChannelPartner 1)

Предишно състояние

Преди да има Easy Project, Seidor използваше MS Project и други различни инструменти. Широкият набор от налични инструменти създава проблем за обща и ясна картина на състоянието на проекта. От друга страна, разходите за лиценз бяха високи поради месечните разходи от потребител и броя на потребителите.

Основните моменти от тръжната документация, какво се очакваше от решението, какви предизвикателства трябваше да бъдат преодолени:

очакване

Стандартизация на работата по управление на проекти само с един инструмент
Стандартизиране на работата по проекта с помощта на шаблони за проекти
По-голям контрол върху състоянието на проектите, включително прогнозно и прекарано време
Намаляване на разходите
Наличност на информацията за всички членове на екипа
По-добра комуникация
По-добър контрол на риска
По-добро докладване за състоянието на проекта
Управление на ресурси

Изисквания

Инструментът трябва да позволява различните видове проекти, задачи и основни етапи, тъй като обхващаме широк спектър от решения.
Членовете на екипа трябва да могат да актуализират състоянието и напредъка на задачата, но не и планирането.
Клиентите трябва да могат да взаимодействат с контролирани разрешения.
Трябва да можем да дефинираме различни разрешения по роли във всеки проект и да имаме работни потоци.
Цялото поведение, което инструментът за управление на проекти трябва да има: зависимости, задания, календар, отчитане, да може да експортира проекта.
LDAP удостоверяване
Когато дадена задача се актуализира, тя трябва да предизвика известие.
Синхронизация със SAP

5400+ професионалисти и 8500+ клиенти в 6-та компания за ИТ услуги в Испания

Разработване и поддръжка на приложения, инфраструктури и ИТ аутсорсинг

38 държави, 81 офиса в Европа, LATAM, САЩ, Близкия изток, Африка и Азия

Маркос Флоридо

Мениджър на проекти и администратор на Easy Project

"Easy Project е инструментът, който решава всички наши проблеми по управлението на проекти: можете да видите / контролирате цялата картина и след това да влезете в подробностите за проектите, можете да управлявате и видите графично проекта, времето, прекараното време ... и можете да го направите, където и да се намирате (включително мобилен). От друга страна, тъй като цялата компания може да вижда и актуализира своите задачи / информация, всички те са по-ангажирани, ако това е възможно. "

Подготовка

Дата на въвеждане - 2019 / 2020

Преди внедряването се проведе пилотна фаза, където бяха дефинирани основните изисквания, които бяха включени в средата на Easy Project и след това бяха представени на ръководството на компанията. Одобрението беше последвано от подробно внедряване, в което активно участваха ключови потребители на приложението от отдела на проектния офис. За да се провери жизнеспособността и да се зададат всички изисквания, се управлява реален проект с помощта на Easy Project.

Настройки

В първата стъпка беше дефинирана подробна структура на проектите, заедно с всички видове потребители и параметрите на личните страници на потребителите. Създадени са шаблони за проекти, с които е възможно бързо и ефективно създаване на проекти със стандартизирани параметри. В същото време бяха дефинирани и коригирани ролите, типовете задачи, състоянието и работните потоци. Всички консултантски потребители са създадени в системата и е дефинирана фирмената йерархия (повече от 1100 потребители).

Допълнителните разработки позволяват да се синхронизират задачите и прекараното време между SAP и Easy Project.

Решение за сървър / облак

Въз основа на вътрешните изисквания за сигурност, Seidor Consulting избра сървърно решение. Настроихме системната среда на временен облак и едва тогава мигрирахме цялата система към собствения сървър на клиента. Допълнителни модификации на приложението вече бяха извършени с помощта на отдалечен достъп до сървъра.

обучение

Обучихме ключови потребители и администратори по време на внедряването и други потребители на приложението допълнително на вълни, когато стартират новите проекти. Създаден е видео урок, специфичен за членовете на екипа и допълнителна документация в базата знания на Easy Project.

Тестване

Клиентът използва производствената среда с реални данни, като участва само екипът за внедряване. Това позволява на ключовия екип да управлява проекти в реалния живот и след това да идентифицира новите изисквания и функции, преди да внедри инструмента в цялата компания.

Основни предимства на Easy Project в Seidor Consulting

Изпълнението на Easy Project донесе:

Стандартизация на инструментите за управление на проекти и структурите на проектите
По-висок контрол на проектите (статус, членове на екипа, усилия, ...)
Повече ангажираност на целия екип в планирането на проекта и поддържането на проектния план
Намаляване на разходите
По-добър доклад за състоянието на проекта
По-високото ниво на управление има по-голяма видимост за състоянието на проектите (глобален Гант, докладване)

Най-използваните функции

Проект Гант

Целият екип използва Gantt, за да види плана и да актуализира задачите.

Прекарано време

Тук можем да контролираме прекараното време на екипа и групите.

Управление на ресурси

Да контролира натоварването на членовете на екипа.