Стандартизирано управление на проекти в сектор IT консултантски казус
Consulting
2019 / 2020
Seidor Consulting е мултинационална технологична консултантска компания, която предоставя широк спектър от услуги, включително разработване и поддръжка на приложения, инфраструктури и ИТ аутсорсинг.
Seidor работи в 38 държави, като има 81 офиса в Европа, LATAM, САЩ, Близкия изток, Африка и Азия. С повече от 5400 професионалисти и повече от 8500 клиенти, в шестата компания за ИТ услуги в Испания* и първата с 6% испански частен капитал. (*Източник: Класиране на Empresas сектор TIC, ChannelPartner 1)
Предишно състояние
Преди да има Easy Project, Seidor използваше MS Project и други различни инструменти. Широкият набор от налични инструменти създава проблем за обща и ясна картина на състоянието на проекта. От друга страна, разходите за лиценз бяха високи поради месечните разходи от потребител и броя на потребителите.
Основните моменти от тръжната документация, какво се очакваше от решението, какви предизвикателства трябваше да бъдат преодолени:
очакване
- Стандартизация на работата по управление на проекти само с един инструмент
- Стандартизиране на работата по проекта с помощта на шаблони за проекти
- По-голям контрол върху състоянието на проектите, включително прогнозно и прекарано време
- Намаляване на разходите
- Наличност на информацията за всички членове на екипа
- По-добра комуникация
- По-добър контрол на риска
- По-добро докладване за състоянието на проекта
- Управление на ресурси
Изисквания
- Инструментът трябва да позволява различните видове проекти, задачи и основни етапи, тъй като обхващаме широк спектър от решения.
- Членовете на екипа трябва да могат да актуализират състоянието и напредъка на задачата, но не и планирането.
- Клиентите трябва да могат да взаимодействат с контролирани разрешения.
- Трябва да можем да дефинираме различни разрешения по роли във всеки проект и да имаме работни потоци.
- Цялото поведение, което инструментът за управление на проекти трябва да има: зависимости, задания, календар, отчитане, да може да експортира проекта.
- LDAP удостоверяване
- Когато дадена задача се актуализира, тя трябва да предизвика известие.
- Синхронизация със SAP
5400+ професионалисти и 8500+ клиенти в 6-та компания за ИТ услуги в Испания
Разработване и поддръжка на приложения, инфраструктури и ИТ аутсорсинг
38 държави, 81 офиса в Европа, LATAM, САЩ, Близкия изток, Африка и Азия
Подготовка
Дата на въвеждане - 2019 / 2020
Преди внедряването се проведе пилотна фаза, където бяха дефинирани основните изисквания, които бяха включени в средата на Easy Project и след това бяха представени на ръководството на компанията. Одобрението беше последвано от подробно внедряване, в което активно участваха ключови потребители на приложението от отдела на проектния офис. За да се провери жизнеспособността и да се зададат всички изисквания, се управлява реален проект с помощта на Easy Project.
Настройки
В първата стъпка беше дефинирана подробна структура на проектите, заедно с всички видове потребители и параметрите на личните страници на потребителите. Създадени са шаблони за проекти, с които е възможно бързо и ефективно създаване на проекти със стандартизирани параметри. В същото време бяха дефинирани и коригирани ролите, типовете задачи, състоянието и работните потоци. Всички консултантски потребители са създадени в системата и е дефинирана фирмената йерархия (повече от 1100 потребители).
Допълнителните разработки позволяват да се синхронизират задачите и прекараното време между SAP и Easy Project.
Решение за сървър / облак
Въз основа на вътрешните изисквания за сигурност, Seidor Consulting избра сървърно решение. Настроихме системната среда на временен облак и едва тогава мигрирахме цялата система към собствения сървър на клиента. Допълнителни модификации на приложението вече бяха извършени с помощта на отдалечен достъп до сървъра.
обучение
Обучихме ключови потребители и администратори по време на внедряването и други потребители на приложението допълнително на вълни, когато стартират новите проекти. Създаден е видео урок, специфичен за членовете на екипа и допълнителна документация в базата знания на Easy Project.
Тестване
Клиентът използва производствената среда с реални данни, като участва само екипът за внедряване. Това позволява на ключовия екип да управлява проекти в реалния живот и след това да идентифицира новите изисквания и функции, преди да внедри инструмента в цялата компания.
Основни предимства на Easy Project в Seidor Consulting
Изпълнението на Easy Project донесе:
- Стандартизация на инструментите за управление на проекти и структурите на проектите
- По-висок контрол на проектите (статус, членове на екипа, усилия, ...)
- Повече ангажираност на целия екип в планирането на проекта и поддържането на проектния план
- Намаляване на разходите
- По-добър доклад за състоянието на проекта
- По-високото ниво на управление има по-голяма видимост за състоянието на проектите (глобален Гант, докладване)
Най-използваните функции
Проект Гант
Целият екип използва Gantt, за да види плана и да актуализира задачите.
Прекарано време
Тук можем да контролираме прекараното време на екипа и групите.
Управление на ресурси
Да контролира натоварването на членовете на екипа.
