Как да внедрим PM софтуер: съвети от нашия старши консултант

С какви ситуации ще се сблъскате?

През последните 16 години се натъкнахме на много ситуации, в които компаниите се сблъскват, когато внедряват инструмент за управление на проекти. Нашият старши консултант Далибор Васек е събрал 8-те най-често срещани ситуации за вас, за да можете да ги отстраните от самото начало!

Разберете какво имате нужда

Без да знаеш от какво имаш нужда – Нашите клиенти често искат инструмент за управление на проекти, но не мисли БодиМелд коя компания отделите ще го използват, Която са необходими функции, дали да има приложение на техните сървър или на обществеността облак и още много. Обмислете специфичните нужди на вашия екип и видовете проекти, които ще управлявате. Освен това не забравяйте други отдели като маркетинг, финанси или продажби, ако искате да управлявате всички процеси в един инструмент. Това ще ви помогне да определите кое софтуерът ще бъде най-подходящият за вашата компания. Ако не сте сигурни, не се притеснявайте, ние сме тук, за да ви помогнем.

Проверете предимствата на инструмента

Неразбиране на предимствата на инструмента – Често се случва топ мениджър да купи инструмента, но администраторът да е друг. Това води до непълен разбиране на нуждите. Винаги се уверявайте, че вашият администратор знае предимствата и функциите на вашия инструмент. Easy Project може да ви помогне с по-добра комуникация, прозрачност, повишена продуктивност и по-добра организация. Това е адаптивен инструмент с много опции за персонализиране, но ако вашият администратор не знае за тези Ползи, тогава ти няма да използвам инструмента за неговото пълен потенциал.

Изтърпете промяната

Съпротива срещу промяната – служители често се чувстват несигурен когато нещо се промени. Те знаят, че ще трябва да научат нова работна процедура и да преминат обучение за това, а някои от тях имат известна привързаност към стари инструменти или начини на работа. Промяната е важна, за да продължите напред, но първо, не забравяйте да подготвите служителите си за това. Обяснете, мотивирайте и им покажете как новият инструмент може да им бъде полезен.

Включете ключови заинтересовани страни

Липса на участие на ключови заинтересовани страни и всички потребители – Ситуацията винаги е различна в зависимост от това дали идеята идва от изпълнителния директор, PMO, или някой друг. Но във всички случаи трябва да включите всички заинтересовани страни, ръководството, офиса за управление на проекти и ръководителите на проекти и не забравяйте хората, които вземат решенията за финансиране и инвестиране (финансов директор или финансов мениджър) и тези, които ще ви помогнат с техническата настройка (технически директор или администратори). Отново говорим за комуникация и разясняване на ползите, но и на рискове и възможности. Когато решиш да внедрите нов инструмент, важно е да съобщите го на всички потребители. Те трябва да разберат предимствата на новия инструмент и как ще се отрази на работата им. Ясната комуникация относно причината и процеса на изпълнение може да помогне за облекчаване на опасенията. Тази комуникация трябва да бъде управлявано точно като проект. Така че можете да използвате Easy Project за първи път.

Мислете реалистично

Нереалистични искания и очаквания – Никой инструмент не може да направи всичко. Добре е да направите проучване кой инструмент ще го направи отговаря най-добре на вашите нужди и знае на какво е способен.

Подгответе се за дългосрочно изпълнение

Първоначалният ентусиазъм избледнява – Внедряването не е спринт, това е по-скоро маратон. Всички са развълнувани от самото начало, но след няколко седмици това изчезва и процесът на внедряване може никога да не бъде завършен. Нашата препоръка е да управлявайте го като проект. Задайте времена и етапи и разбийте обема на работата на отделни задачи в WBS. По този начин можете да запазите както енергията, така и ентусиазма си и да ги балансирате с други фирмени приоритети.

Не се страхувайте от миграцията на данни

Страх от миграция на данни – Ако вече използвате инструмент за управление на проекти или други системи, тази част е за вас. Може да се притеснявате, че данните ще бъдат загубени или повредени по време на миграцията, което ще доведе до потенциални забавяния и спънки в проекта, или че прехвърлянето на данни няма да бъде завършено. Но дали е правилното решение да продължите да използвате инструмент, който не ви служи? Ще се изплати да опитате нов инструмент – особено когато сме тук, за да ви преведем през цялото данни миграция процес за да се уверите във всичко върви гладко.

Включете и професионалисти

Проблеми с настройването на инструмента без професионална помощ – Често във фирмата има ентусиаст, който иска реализира всичко от само себе си. Според нашия опит това е добре в големи компании, където има специални отдели за това. Но ако работите в малка компания, където имате други програми, това отнема много време и когато се натъкнете на проблем, можете да заседнете. Клиентите обикновено искат да спестят пари по този начин, но в крайна сметка лесно могат да ги загубят, ако внедряването се обърка. Винаги е по-добре да се получи съвети от професионалисти за да си спестите време и нерви.

Прочетете историите за внедряване

Как работи внедряването

Нашият екип от консултанти ще ви помогне да настроите инструмента, спестявайки ви време и ресурси, което ви позволява да се захванете за работа веднага. Ние адаптираме Easy Project към структурата на вашата организация и вашата работна процедура и правим вашия бизнес по-ефективен.

Препоръчваме ви обхват на изпълнение в зависимост от сложността на вашето решение. Това може да бъде всичко - от настройка на инструмента и консултиране на процеса до обучение на крайни потребители и интеграционен анализ.

Открий повече

Заключение

Внедряване на софтуер за управление на проекти във фирма може значително да подобри ефективността и ефективността на вашия екип. Чрез избор на правилния софтуер, обучение на вашия екип, наблюдение и поддръжка на софтуера, вашата компания може да изпита значително увеличение на производителността и сътрудничеството. Помнете, важно е да не подценявам изпълнението, поддържайте ентусиазма си през цялото време и привлечете експерти, за да спестите пари и време на компанията.