Как да внедрим база знания 2.0 в хармония: Историята на лесния софтуер

3 / 11 / 2023
10 минути
Роберт Ковачик

Новите функции Knowledge Base 2.0 бяха пуснати през януари. Прочетете и се вдъхновете как да мигрирате и внедрите оригиналната база знания в нова. Получете много полезни съвети от Easy Software, защото ние създаваме това, което използваме. Внесете хармония в ноу-хауто и процесите на вашата компания.

Какво е база знания 2.0

Това е идеалният начин за достъп до знанията на компанията, интегриран в Easy Project и предоставя мощен набор от инструменти за организиране и мащабиране на документация, ръководства, процеси, управление на качеството и други нужди за поддържане на знания в организацията.

Прочети повече


Как го създадохме

  • Какво беше предизвикателството: В Easy Software съществуващото решение за споделяне на вътрешни знания вече не беше достатъчно поради нарастващата сложност на информацията. Категоризирането на статиите не беше достатъчно.
  • Това, което ни трябваше: Търсихме специализирано приложение, максимално обвързано с Easy Project. Определено трябва да е с отворен код, защото го поддържаме, а самият Easy Project е софтуер с отворен код.
  • Кое решение избрахме: BlueSpice беше идеалното решение за нашите изисквания. Това е wiki инструмент с отворен код с адаптивност и безпроблемна интеграция с Easy Project.


Как е станала миграцията

Имахме важни данни в нашата предишна база знания, които трябваше да бъдат прехвърлени в новото решение. Прочетете, за да откриете седем стъпки, които използвахме, за да го направим гладко:


1. Почистете данните в оригиналната база знания – стартирайте преди миграцията. Препоръчваме да сортирате всички статии от датата на „последна актуализация“ и да отидете от най-старите.

    • Ще откриете, че много статии от върха могат просто да бъдат изтрити
    • Други, които поставяте в конкретна категория, наречена „за преглед“ – ще ги актуализирате по-късно
    • Някои могат да бъдат актуализирани веднага
    • Останалото може да остане както е

Още два съвета:

    • If повече хора ще бъде преглед на статиите, може да е добра идея да ги маркирате по някакъв начин или да зададете персонализирано поле – например „Прегледано“.
    • Проверете и заглавията на статиите. Ако съдържат проблемни символи, те могат да причинят проблеми по време на миграцията. Ето някои съвети на mediawiki.org БодиМелд заглавия на страници и Правни знаци за заглавие.

Прочети повече


2. Инсталирайте базата знания 2.0 – техническа доставка на функцията. Тъй като работим с Easy Cloud, това беше направено почти автоматично


3. Направете някои тестови миграции – не бяхме сигурни в резултата, затова направихме тестова миграция

    • Проверихме заглавията на страниците, форматирането на съдържанието (заглавки, абзаци, връзки и изображения) и категориите
    • Проверихме колко време ще отнеме (имахме 900+ статии за мигриране)
    • Направихме необходимите промени в съдържанието на оригиналната база знания въз основа на нашите констатации от тестовата миграция
    • Ние „освежихме“ приложението Knowledge Base 2.0 – премахнахме всички данни


4. Информация за нашите потребители

    • Информирахме ги за датата на производствена миграция = след този момент основният източник на знания е База знания 2.0. След това време потребителите ще имат достъп само за четене до оригиналните статии (само за справка и сравнение) как изглеждат сега и преди
    • Проведохме няколко кръга от обучение на потребители и придобиване на администраторски умения


5. Внос на продукция

    • Дойде денят, когато щракнахме върху бутона и миграцията беше стартирана
    • След нашата първоначална проверка намалихме разрешенията за всички роли в оригиналната база знания – до режим само за четене

Вижте процеса на миграция


6. Вътрешна поддръжка

    • Определихме някои колеги и канал в Microsoft Teams, където нашите потребители могат да задават всякакви въпроси относно функционирането на База знания 2.0
    • Някои проблеми след миграцията бяха открити в производството. Тъй като все още имахме оригиналния активен, успяхме да разрешим всеки проблем по съответния начин


7. Деактивирайте оригиналната база знания

    • След около 6 седмици заявките за вътрешна поддръжка изчезнаха
    • Деактивирахме оригиналната база знания от нашето приложение Easy Project
    • Препоръчваме да направите резервно копие, преди да деинсталирате приставката


Как компанията прие промяна

Всяка промяна в една организация отнема известно време, за да бъдат напълно приети. Началото е най-трудно, затова трябва да продължаваме да напомняме на нашите потребители предимствата на новата система.

В случая с База знания 2.0 и очевидното е, че ако не знаете нещо, първо опитайте да търсите (електрическа крушка в страничната лента). Ще видите резултатите не само под формата на заглавието на статията (както в оригиналната база знания), но и в действителното съдържание на страниците на пръв поглед => има голям шанс да получите отговор без трябва да отида някъде другаде.

Когато потребителят лесно и бързо намира желаните знания от други, те са по-склонни да споделят знанията си с тези други, на връщане обратно благоволението и чувството.


Как протече изпълнението

Категории

Те бяха импортирани от оригиналната база знания, което е страхотно. Но структурата (категории и подкатегории) технически не може да бъде импортирана. Първото нещо, което направихме, беше да прегледаме категориите, в които са организирани страниците.

Започнахме с 3 основни „измерения“ от категории

  • Публика – за кого е най-полезна страницата – разрешени са множество опции за харесване
    • Продажби
    • Развитие
    • маркетинг
    • Всички
  • Тип на документа – какъв вид знание се споделя. В крайна сметка всеки тип ще има свой собствен шаблон, така че всички те ще изглеждат стандартизирани. Най-добрата практика диктува всяка страница да има само един вид документ.
    • Политика на магазина ни
    • Как да
    • Процес
    • Бележки и записи от обучението
  • Тема – за какво е страницата. Тази структура може да бъде по-дълбока, тъй като в компанията има много теми. Добавянето на страница в тематична категория е доброволно – не е задължително, ако не съществува подходяща категория.
    • Продукт
      • Основните характеристики
      • Управление на ресурси
      • Помощ Бюро
      • Agile борда
    • Инфраструктура
      • облак
      • Сървър
      • Хибридно решение
    • Вътрешен ИТ
      • Отбори
      • перспектива
      • железария
      • Споделена HW
      • Индивидуално HW

Тъй като всеки редактор може да създава нови категории, ние правим месечни ревизии така че да не са създадени твърде много неясни категории за еднократна употреба, нещо като подреждане на структурата, така че да не се развихри.


Фирмени процеси в базата от знания.



Навигационни страници

Изключително важно е потребителите да могат навигирайте добре в новото приложение. Естествен елемент за навигация е главното меню, който е частично персонализиран. Полезна допълнителна опция е начална страница, който приветства читателите, връзки към статията за най-добрите практики за база знания 2.0 и връзки към страници, посветени на отделите в нашата компания.

Като щракне например върху Маркетинг, потребителят ще бъде насочен към индекса на страниците на Маркетинг, за да разглежда. Той също така съдържа допълнителна информация, която е от значение само за този отдел.

Обмисляме използването на навигационни страници за други критерии за сортиране (като информация за продукта или общи фирмени правила).


Страница за включване с меню за навигация.



Стъпка по стъпка

След като зададете категориите и навигационните си страници, потребителите вече могат да работят в тях. Може изглежда малко объркано от самото начало, поради което сме посочили няколко администраторите, които следят да се спазва някакъв ред.

Ние сме били използвайки Knowledge Base 2.0 от няколко месеца, а ние все още едва започваме. Осъзнаваме, че сме далеч от идеалното състояние на перфектно организирано и стандартизирано уики, което всички потребители (независимо от опита) знаят наизуст.

Вярваме, че базата от знания нараства постепенно, органично, от вашите ангажирани потребители в крайна сметка до по-добро приемане, отколкото ако прекараме месеци в подготовка на система, която нашите потребители ще трябва да учат усилено, за да разберат.

Нашата препоръка е тясно наблюдавайте как потребителите го използвате и правите малки постепенни стъпки към внедряване на по-прецизни организационни конфигурации като шаблони на страници, правила за типография и т.н. Всяка стъпка, която дори леко усложнява използването на базата знания за по-доброто на вашата организация, трябва да бъде придружена от обяснение на как го е от полза за всички засегнати.


Заключение

Успешно завършихме процеса на мигриране и внедряване и сега е ваш ред да последвате нашето ръководство. Като използва горните съвети и почерпи вдъхновение, всяка компания може да внедри своя собствена уникална версия на База знания 2.0, запазвайки своите ценни знания.

Опитай безплатно

Всичко в едно софтуер за модерен мениджър на проекти? Лесно.

Вземете всички мощни инструменти за перфектно планиране, управление и контрол на проекти в един софтуер.

Опитайте Easy Project за 30 дни безплатен пробен период

Пълни функции, SSL защитени, ежедневни архиви, във вашето геолокация