Триъгълник за управление на проекти на практика: Как да го балансираме

Теорията е хубава, но нека погледнем практиката

Правил съм много проекти в кариерата си и затова знам, че теорията на троен императив е едно нещо, но в практика, то често изглежда много различно. Ако не знаете теорията за обхвата, времето и ресурсите (цената), погледнете набързо тук.

Но сега, нека се отправим към практиката! Това е мястото, където трябва постоянно да задавам въпроси като: как да балансирам това, от какво да се откажа, какво и кога да приоритизирам нещо, на какви проекти трябва да обърна внимание за всеки параметър и помага ли ми инструмент това? Винаги зависи от фазата на проекта.

Мениджърът на проекти е като люлка

Мениджърите на проекти имат за задача да балансират проектен триъгълник, Известен също като тройно ограничение, който се състои от обхват, време и ресурси . Триъгълникът на проекта формира основата за всеки проект и работата на ръководителя на проекта е да гарантира, че проектът остава в тях.

Въпреки това, не много проекти приключват навреме, в рамките на бюджета и в планирания обхват. Честно казано, колко често го правите успяват да поддържат всички тези три компонента едновременно? Това е така, защото има много фактори, които могат да повлияят на даден проект. 

За да се гарантира, че проектът остава на път, ръководителите на проекти трябва да подредят приоритетите в зависимост от етапа на проекта. Най-често действам по следния начин:

• По време на фаза на планиране - обхват на проекта е основният фокус. Мениджърите на проекти трябва да гарантират, че целите, задачите и резултатите на проекта са добре дефинирани и съответстват на очакванията на заинтересованите страни.
• в фаза на изпълнение, основният фокус се измества към бюджета. Парите са жизнената сила на всеки проект и ръководителите на проекти трябва да гарантират, че проектът остава в рамките на бюджетните ограничения. Това означава внимателно наблюдение на разходите, идентифициране на мерки за спестяване на разходи и гарантиране, че ресурсите се използват ефективно.
• Тъй като крайният срок наближава, може да се наложи ръководителите на проекти да се откажат от обхват на проекта за да се гарантира, че ще бъде направено навреме. Това може да включва вземане на трудни решения, като приоритизиране на определени задачи пред други или преразпределяне на ресурси.

Един практически пример от Easy Software

Миналата година имахме възможност да работим по проект за дизайн на ново приложение. Ние започна с определяне на обхвата на проекта, което ни помогна да определим границите. Винаги е трудно, защото главата ви започва да препуска, мислейки си „Можем да направим и това допълнително нещо“, но трябва да сте реалисти. Забавно преживяване: като правило, ИТ проектите обикновено са от 2 до 5 пъти по-големи от първоначално очакваното.

По време на изпълнение фаза, напредвахме елемент след елемент, докато отблизо следене на прекараното време тъй като нашите ресурси бяха вътрешни. Въпреки това към край на проекта, изправихме се пред а трудно решение около обхвата като нас необходимо за завършване на проекта навреме поради други проекти в пътната карта. В крайна сметка направихме необходимите корекции и проектът беше успешен. Надявам се! 

Практиката прави майстори

Важно е да запомните, че управлението на проекти е балансиращ акт. Има няма универсален подходи ръководители на проекти трябва да бъдат гъвкави и адаптивни към променящите се обстоятелства. Те трябва да имат дълбоко разбиране на триъгълника на проекта и да можете да вземате информирани решения въз основа на текущия етап на проекта.

В крайна сметка, управлението на проекти е умение което изисква a комбинация от технически познания, лидерски умения и способност за балансиране на конкурентни приоритети. Добрият мениджър на проекти може да се ориентира в триъгълника на проекта и да изпълни успешен проект, дори когато е изправен пред неочаквани предизвикателства. 

Как Easy Project може да ви помогне

Ето няколко съвета как инструментът за управление на проекти може да ви помогне да балансирате времето, обхвата и ресурсите: 

• Структура на прекъсване на работата (WBS) – Показва разбивката на възможно най-малките задачи и резултати и ви помага да държите всичко в полезрението си. Във фазата на планиране можете виж обхвата, и по време на изпълнение, Можете да модифицирайте всеки резултат.
• Бюджетирането – Екипът на проекта може да следи часовете си, докато работи по проекта, в Easy Project можете да видите не само броя часове, прекарани в проекта, но и преобразуването в пари. Тази функция ви помага да останете в крак с бюджета.
• диаграма на Гант – Тук можете да видите състоянието на задачите, какво върви добре, и какво не се доставят навреме. Въз основа на това можете да видите цялата базова линия. Това е важно по време на изпълнение и особено когато крайният срок наближава.